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Utiliser l’outil d’audit des photos

Version 52.1 par Doriane Bautista le 2025/09/08 13:44

Version 4.5 et ultérieures

L’outil d'audit des photos permet de contrôler automatiquement la présence ou l’absence de fichiers associés aux notices de la Photothèque.

Il offre un accès rapide au diagnostic, la possibilité de lancer un audit, d’interpréter les résultats et d’engager les actions correctives nécessaires.

À quoi sert l'audit des photos dans Flora ?

L’outil Audit des photos permet de contrôler la qualité des données de la Photothèque en :

  • identifiant les notices dépourvues de fichiers associés (photos, documents, 3D…) ;
  • donnant un accès direct aux notices concernées grâce à des listes de résultats dynamiques ;
  • facilitant les actions correctives, qu’il s’agisse d’ajouter des fichiers manquants ou de supprimer en lot des notices orphelines.

L'audit peut être utilisé aussi bien en suivi régulier qu’en contrôle ponctuel, par exemple pour :vérifier que les notices photos saisies sont complètes et qu’aucun fichier n’a été oublié ;contrôler, après un import de photos, que toutes se sont correctement liées aux notices correspondantes ;repérer les notices restées sans photos lorsqu’un doublon a empêché la liaison automatique.

Attention : l’audit peut porter sur un volume très important (jusqu’à plusieurs centaines de milliers de notices). Le traitement peut donc s’avérer long et solliciter fortement le serveur.

L’audit est accessible depuis l’espace de travail Décrire > Outils > Outils d’audit > Audit des photos

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Accès outil d'audit des photos.

Lancer l’audit

  1. Cliquez sur Audit des photos.
  2. Le système lance automatiquement un moissonnage des notices de la Photothèque.
  3. À l’issue du traitement, un tableau de synthèse s’affiche avec la répartition des notices selon les catégories de fichiers associés.

Bonnes pratiques : 

  • Lancez l’audit en dehors des heures de forte activité pour éviter une surcharge serveur.
  • Planifiez des audits réguliers pour assurer un bon suivi de la présence de fichiers dans les notices photothèque.
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Affichage du tableau de synthèse → nombre de notices concernées pour chaque catégorie.

Interpréter les résultats

Le tableau indique pour chaque catégorie de notice :

  • Le type de document associé (photo, document bureautique, aucun, fichier 3D,...)
  • Le nombre de notices correspondantes
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Tableau de synthèse → description des catégories disponibles dans l'audit.

Consulter les notices détectées

En cliquant sur une ligne du tableau, vous êtes redirigé vers une liste de résultats contenant uniquement les notices concernées.

Ex. cliquez sur DOCUMENT-NON pour visualiser toutes les notices de la Photothèque sans fichier photo associé.

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Audit des photos → clic sur ligne DOCUMENT-NONE.

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Résultat → affichage des notices concernée dans une liste de résultats.

Que faire ensuite ?

Selon les cas, vous pouvez :

Ajouter les fichiers photos manquants

  1. Depuis la liste des résultats, cliquez sur une ligne pour ouvrir la notice concernée.
  2. Dans le pavé de gestion des fichiers, glissez-déposez directement le fichier photo manquant pour l’ajouter à la notice.
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Liste de résultats → clic pour ouvrir la notice à régulariser. 

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Glisser-déposer le fichier photo pour régulariser la notice.

Pour régulariser un grand nombre de notices, privilégiez l’import en lot des fichiers photos.

Supprimer en lot les notices orphelines

Vérifiez systématiquement que les notices sans fichiers ne sont pas liées à d'autres notices avant suppression. 

  1. Depuis la liste des résultats, cochez les notices à supprimer.
  2. Cliquez sur Modifier le lot de fiches.
  3. Choisissez l’action Supprimer les notices.
  4. Lancez et confirmez le traitement.
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Liste de résultats →Sélection des notices pour suppression par lot.

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Lancement et confirmation suppression des notices.