Code source wiki de Créer et gérer les utilisateurs
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
2.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** |
| 2 | |||
| |
4.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| |
67.1 | 6 | Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**. |
| |
10.1 | 7 | |
| |
67.1 | 8 | Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès. |
| |
10.1 | 9 | |
| |
13.1 | 10 | Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora. |
| |
4.1 | 11 | ))) |
| |
2.1 | 12 | |
| |
4.1 | 13 | ((( |
| |
67.1 | 14 | = Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora = |
| |
1.1 | 15 | |
| |
67.1 | 16 | La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement. |
| |
4.1 | 17 | |
| |
67.1 | 18 | == Les comptes utilisateurs == |
| |
4.1 | 19 | |
| |
67.1 | 20 | C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**. |
| 21 | Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit : | ||
| |
16.1 | 22 | |
| |
67.1 | 23 | * l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ; |
| 24 | * son statut actif/inactif ; | ||
| 25 | * son appartenance à un groupe. | ||
| |
14.1 | 26 | |
| |
67.1 | 27 | Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora. |
| |
14.1 | 28 | |
| |
67.1 | 29 | >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels. |
| |
14.1 | 30 | |
| |
67.1 | 31 | == Les groupes utilisateurs == |
| 32 | |||
| 33 | Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier). | ||
| 34 | Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits. | ||
| 35 | |||
| 36 | Les groupes sont composés de plusieurs rôles. | ||
| 37 | |||
| 38 | Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées. | ||
| 39 | |||
| 40 | >(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur. | ||
| 41 | |||
| 42 | == Les rôles == | ||
| 43 | |||
| 44 | Troisième niveau : le niveau déterminant. | ||
| 45 | Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement : | ||
| 46 | |||
| 47 | * quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ; | ||
| 48 | * quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ; | ||
| 49 | * quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.). | ||
| 50 | |||
| 51 | Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité : | ||
| 52 | ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application. | ||
| 53 | |||
| 54 | >(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens. | ||
| 55 | |||
| 56 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 57 | ((( | ||
| 58 | Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement. | ||
| 59 | |||
| 60 | **Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.** | ||
| |
68.1 | 61 | Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés. |
| |
67.1 | 62 | ))) |
| 63 | |||
| 64 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 65 | ((( | ||
| 66 | == Synthèse == | ||
| 67 | |||
| 68 | La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle : | ||
| 69 | |||
| |
68.1 | 70 | 1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe |
| |
67.1 | 71 | 1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles |
| 72 | 1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora | ||
| 73 | ))) | ||
| 74 | |||
| |
69.1 | 75 | = Consulter une notice utilisateur = |
| |
58.1 | 76 | |
| |
69.1 | 77 | == Rechercher un utilisateur == |
| 78 | |||
| 79 | 1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**. | ||
| 80 | 1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité. | ||
| 81 | 1. Lancez la recherche : | ||
| 82 | 1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur, | ||
| 83 | 1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité. | ||
| 84 | |||
| |
70.1 | 85 | [[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
69.1 | 86 | |
| 87 | |||
| 88 | == Comprendre la notice utilisateur == | ||
| 89 | |||
| |
58.1 | 90 | La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés : |
| 91 | |||
| 92 | * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité. | ||
| 93 | * **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices. | ||
| 94 | * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent. | ||
| 95 | * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter. | ||
| 96 | * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora. | ||
| 97 | |||
| 98 | [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 99 | |||
| |
70.1 | 100 | = Créer un nouvel utilisateur = |
| |
22.1 | 101 | |
| |
43.1 | 102 | 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**. |
| |
71.1 | 103 | 1. Cliquez sur **+** pour **saisir un nouvel utilisateur**. |
| 104 | 1. Renseignez au minimum les champs obligatoires | ||
| 105 | 1*. Qualificatif | ||
| 106 | 1*. Nom | ||
| 107 | 1*. Prénom | ||
| 108 | 1*. Site | ||
| 109 | 1*. Code (identifiant de l'utilisateur) | ||
| 110 | 1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.) | ||
| 111 | 1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer) | ||
| 112 | 1*. Langue | ||
| 113 | 1*. Groupe | ||
| |
34.1 | 114 | 1. **Enregistrez** la notice. |
| |
71.1 | 115 | 1. **Testez le compte utilisateur** en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné. |
| |
34.1 | 116 | 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion. |
| |
22.1 | 117 | |
| |
71.1 | 118 | (% class="box successmessage" %) |
| 119 | ((( | ||
| |
72.1 | 120 | **Bonne pratique :** |
| 121 | |||
| 122 | Rattachez systématiquement chaque **utilisateur** à sa notice de la table **Personnes**. | ||
| |
71.1 | 123 | Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs : |
| 124 | |||
| 125 | * **Rédacteur** (notices de biens), | ||
| 126 | * **Relocalisé par**, | ||
| 127 | * **Récolé par**, | ||
| 128 | * **Suivi par** (évènements). | ||
| 129 | |||
| 130 | Cette association garantit une **saisie plus rapide**, cohérente et facilite la **traçabilité** des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora | ||
| 131 | ))) | ||
| 132 | |||
| |
70.1 | 133 | (% class="box infomessage" %) |
| |
14.1 | 134 | ((( |
| |
70.1 | 135 | **Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques** |
| |
23.3 | 136 | |
| |
70.1 | 137 | * Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial). |
| 138 | Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**. | ||
| 139 | |||
| 140 | |||
| 141 | |||
| 142 | * Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**. | ||
| 143 | Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs. | ||
| 144 | |||
| 145 | |||
| 146 | |||
| 147 | * Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution. | ||
| |
14.1 | 148 | ))) |
| 149 | |||
| |
32.1 | 150 | [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
16.1 | 151 | |
| 152 | |||
| |
25.1 | 153 | = Modifier un utilisateur = |
| |
16.1 | 154 | |
| |
50.1 | 155 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
38.1 | 156 | 1. Mettez à jour les informations souhaitées. |
| |
73.1 | 157 | 1. **Enregistrez** les modifications. |
| |
16.1 | 158 | |
| |
74.1 | 159 | (% class="box infomessage" %) |
| |
45.1 | 160 | ((( |
| |
74.1 | 161 | **Astuce : ** |
| |
45.1 | 162 | |
| |
74.1 | 163 | * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits. |
| 164 | * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.** | ||
| |
45.1 | 165 | ))) |
| 166 | |||
| |
41.1 | 167 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
38.1 | 168 | |
| 169 | |||
| |
25.1 | 170 | = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur = |
| |
17.1 | 171 | |
| |
50.1 | 172 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**. |
| |
46.1 | 173 | 1. ((( |
| 174 | Saisissez les informations demandées : | ||
| |
40.1 | 175 | |
| |
46.1 | 176 | * votre mot de passe (administrateur), |
| 177 | * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le. | ||
| 178 | ))) | ||
| 179 | 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**. | ||
| 180 | 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe. | ||
| 181 | |||
| |
74.1 | 182 | (% class="box infomessage" %) |
| |
39.1 | 183 | ((( |
| |
74.1 | 184 | * Lorsqu’un mot de passe initial est réinitialisé l’utilisateur doit le **modifier à sa prochaine connexion**. |
| 185 | Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs. | ||
| |
18.1 | 186 | |
| |
74.1 | 187 | |
| 188 | |||
| 189 | * Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution. | ||
| |
39.1 | 190 | ))) |
| 191 | |||
| |
41.1 | 192 | [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
39.1 | 193 | |
| |
40.1 | 194 | |
| |
43.1 | 195 | [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
19.1 | 196 | |
| |
43.1 | 197 | |
| |
41.1 | 198 | = Désactiver un utilisateur = |
| 199 | |||
| |
75.1 | 200 | La désactivation permet de** couper l’accès à Flora**, de manière temporaire ou définitive, tout en conservant le compte et l’historique associé. |
| |
25.1 | 201 | |
| |
50.1 | 202 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**. |
| |
48.1 | 203 | 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. ** |
| |
46.1 | 204 | 1. **Enregistrez** les modifications. |
| |
57.1 | 205 | 1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée. |
| |
46.1 | 206 | |
| |
74.1 | 207 | (% class="box warningmessage" %) |
| |
46.1 | 208 | ((( |
| |
75.1 | 209 | **Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données** |
| 210 | |||
| 211 | Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora. | ||
| |
74.1 | 212 | La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que : |
| |
46.1 | 213 | |
| |
74.1 | 214 | * **Saisi par**, |
| 215 | * **Modifié par**, | ||
| 216 | * ou tout autre champ d’historique lié à son activité. | ||
| 217 | |||
| 218 | Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique. | ||
| 219 | |||
| 220 | [[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
46.1 | 221 | ))) |
| 222 | |||
| |
48.1 | 223 | [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 224 | |
| 225 | |||
| |
48.1 | 226 | [[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 227 | |
| 228 | |||
| |
48.1 | 229 | [[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
46.1 | 230 | |
| |
47.1 | 231 | |
| |
41.1 | 232 | = Supprimer un utilisateur = |
| |
20.1 | 233 | |
| |
50.1 | 234 | La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte. |
| |
21.1 | 235 | |
| |
53.1 | 236 | 1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**. |
| |
50.1 | 237 | 1. Confirmez l’opération. |
| |
23.3 | 238 | |
| |
75.1 | 239 | (% class="box warningmessage" %) |
| |
50.1 | 240 | ((( |
| |
75.1 | 241 | **Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données** |
| |
52.1 | 242 | |
| |
75.1 | 243 | Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora. |
| 244 | La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que : | ||
| |
23.3 | 245 | |
| |
75.1 | 246 | * **Saisi par**, |
| 247 | * **Modifié par**, | ||
| 248 | * ou tout autre champ d’historique lié à son activité. | ||
| |
23.3 | 249 | |
| |
75.1 | 250 | Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique. |
| 251 | |||
| 252 | [[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
52.1 | 253 | ))) |
| |
23.3 | 254 | |
| |
54.1 | 255 | [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
50.1 | 256 | |
| 257 | |||
| |
54.1 | 258 | [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
4.1 | 259 | ))) |
| 260 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 261 | (% class="box" %) | ||
| 262 | ((( | ||
| 263 | **Sommaire** | ||
| |
38.1 | 264 | |
| 265 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
4.1 | 266 | ))) |
| 267 | |||
| 268 | (% class="box" %) | ||
| 269 | ((( | ||
| 270 | **Aller plus loin** | ||
| |
8.1 | 271 | |
| |
75.1 | 272 | * [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]] |
| |
65.1 | 273 | * [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]] |
| 274 | * [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
4.1 | 275 | ))) |
| 276 | |||
| 277 | (% class="box" %) | ||
| 278 | ((( | ||
| 279 | **Icônes principales** | ||
| |
59.1 | 280 | |
| |
62.1 | 281 | * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur |
| |
59.1 | 282 | |
| 283 | * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur | ||
| |
75.1 | 284 | |
| 285 | |||
| 286 | |||
| |
59.1 | 287 | * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur |
| 288 | |||
| 289 | * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur | ||
| 290 | |||
| 291 | * [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur | ||
| |
4.1 | 292 | ))) |
| 293 | ))) | ||
| 294 | |||
| |
5.1 | 295 |