Créer et gérer les utilisateurs

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.

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8

Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.

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10

Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.

)))

(((

= Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =

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La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.

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== Les comptes utilisateurs ==

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C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.

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Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :

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* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;

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* son statut actif/inactif ;

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* son appartenance à un groupe.

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Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.

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>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.

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== Les groupes utilisateurs ==

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Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).

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Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.

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Les groupes sont composés de plusieurs rôles.

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Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.

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>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.

== Les rôles ==

Troisième niveau : le niveau déterminant.

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Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :

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* quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;

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* quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;

49

* quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).

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51

Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :

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ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.

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>(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.

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**Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**

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Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

(((

== Synthèse ==

La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :

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1. **Utilisateur** → une personne identifiée rattaché à un groupe

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1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles

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1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora

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)))

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= Consulter une notice utilisateur =

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== Rechercher un utilisateur ==

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1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.

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1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.

81

1. Lancez la recherche :

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1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,

83

1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.

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85

[[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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88

== Comprendre la notice utilisateur ==

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La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :

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* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.

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* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.

94

* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.

95

* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.

96

* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.

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[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Créer un nouvel utilisateur =

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102

1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.

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1. Cliquez sur **+** pour **saisir un nouvel utilisateur**.

104

1. Renseignez au minimum les champs obligatoires

1*. Qualificatif

1*. Nom

1*. Prénom

1*. Site

1*. Code (identifiant de l'utilisateur)

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1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.)

111

1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer)

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1*. Langue

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1*. Groupe

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1. **Enregistrez** la notice.

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1. **Testez le compte utilisateur** en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné.

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1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.

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118

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonne pratique :**

Rattachez systématiquement chaque **utilisateur** à sa notice de la table **Personnes**.

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Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs :

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* **Rédacteur** (notices de biens),

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* **Relocalisé par**,

127

* **Récolé par**,

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* **Suivi par** (évènements).

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Cette association garantit une **saisie plus rapide**, cohérente et facilite la **traçabilité** des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora

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)))

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(% class="box infomessage" %)

134

(((

135

**Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques**

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* Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).

138

Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**.

* Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**.

143

Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.

* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.

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)))

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150

[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Modifier un utilisateur =

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155

1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.

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1. Mettez à jour les informations souhaitées.

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1. **Enregistrez** les modifications.

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(% class="box successmessage" %)

(((

)))

[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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173

= Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =

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175

1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.

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1. (((

177

Saisissez les informations demandées :

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* votre mot de passe (administrateur),

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* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.

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)))

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1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.

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1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques : **

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* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.

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* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.

191

* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.

192

* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.

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)))

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[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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198

[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

201

= Désactiver un utilisateur =

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203

La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.

204

205

1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.

206

1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **

207

1. **Enregistrez** les modifications.

208

1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.

209

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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**Bonnes pratiques :**

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214

* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).

215

* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.

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)))

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218

[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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220

221

[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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224

[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

227

= Supprimer un utilisateur =

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229

La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.

230

231

1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.

232

1. Confirmez l’opération.

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234

(% class="box infomessage" %)

(((

**Points clés **

* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.

239

* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((

240

[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

(% class="box successmessage" %)

245

(((

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**Bonnes pratiques :**

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248

* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.

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)))

250

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[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

263

(% class="box" %)