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Version 46.1 par Doriane Bautista le 2025/09/29 11:16
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
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8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
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10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
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14 = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
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16 La gestion des utilisateurs permet de :
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18 * **sécuriser l’accès** aux données,
19 * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
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23 >(% class="small" %)Cas d'usage :
24 >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
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28 == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
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30 Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
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32 |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
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37 = Créer un utilisateur =
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39 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 1. **Enregistrez** la notice.
43 1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
44 1. **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
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46 (% class="box successmessage" %)
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48 **Bonnes pratiques : **
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50 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 * **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
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57 [[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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60 [[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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63 [[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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69 = Modifier un utilisateur =
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71 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur,** recherchez l’utilisateur concerné.
72 1. Cliquez sur **Modifier**.
73 1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 1. **Enregistrez** les modifications.
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76 (% class="box successmessage" %)
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78 **Bonnes pratiques : **
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80 * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
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83 [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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86 [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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89 [[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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92 [[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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95 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
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97 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
98 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
99 1. (((
100 Saisissez les informations demandées :
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102 * votre mot de passe (administrateur),
103 * le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
104 )))
105 1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
106 1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
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108 (% class="box successmessage" %)
109 (((
110 **Bonnes pratiques : **
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112 * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
113 * Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
114 * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
115 )))
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117 [[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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120 [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 [[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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126 = Désactiver un utilisateur =
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128 Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
129 Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
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131 **Procédure :**
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133 1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
134 1. Cliquez sur **Modifier**.
135 1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur**.
136 1. **Enregistrez** les modifications.
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138 (% class="box successmessage" %)
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140 **Bonnes pratiques :**
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142 * La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
143 * Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
144 * Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
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152 = Supprimer un utilisateur =
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163 )))|(% style="width:300px" %)(((
164 (% class="box" %)
165 (((
166 **Sommaire**
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168 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
169 )))
170
171 (% class="box" %)
172 (((
173 **Aller plus loin**
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175 * Connaître les groupes standards avant la version 4.7
176 * Connaître les groupes standards après la version 4.7
177 )))
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179 (% class="box" %)
180 (((
181 **Icônes principales**
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