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Version 26.1 par Doriane Bautista le 2025/09/26 14:41
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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6 Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
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8 Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
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10 Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
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14 = Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
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16 La gestion des utilisateurs permet de :
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18 * **sécuriser l’accès** aux données,
19 * **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 * **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 * **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
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23 >(% class="small" %)Cas d'usage :
24 >(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 >(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 >(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
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28 == Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
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30 Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
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32 |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 |(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
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37 = Créer un utilisateur =
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39 1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> Menu** Accès **> Sous-Menu **Utilisateur**.
40 1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 1. Enregistrez la notice.
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44 (% class="box successmessage" %)
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46 **Bonnes pratiques : **
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48 * Tant que tous les champs en rouge ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas enregistrer la notice utilisateur.
49 * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
50 * Liez l’utilisateur à une **notice Personne** : cela permet d’alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
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57 = Modifier un utilisateur =
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60 = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
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63 = Désactiver un profil utilisateur =
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66 = Supprimer un profil utilisateur =
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77 )))|(% style="width:300px" %)(((
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80 **Sommaire**
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83 (% class="box" %)
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85 **Aller plus loin**
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87 * Connaître les groupes standards avant la version 4.7
88 * Connaître les groupes standards après la version 4.7
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93 **Icônes principales**
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97 = Profils utilisateurs =
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99 Les profils correspondent aux droits effectifs que l’on veut associer à chaque catégorie d’utilisateurs. Pour cela, on créera des **groupes** (Un groupe étant un ensemble d’utilisateurs ayant les mêmes droits effectifs.), puis on affectera des **rôles** à ces groupes.
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101 Les droits ne peuvent pas être associés directement à un utilisateur, il faudra toujours passer par un rôle.
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103 Flora Musée **contient déjà tous les rôles génériques** nécessaires à la constitution de groupes.
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105 Nous les avons construits de manière à permettre un **assemblage fonctionnel par métier** propre à représenter tous les cas de figure présents dans votre musée.
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107 L'objectif de la gestion des profils utilisateurs sera donc de construire des groupes à partir des rôles standards.
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109 Si la finesse des rôles standard ne suffit pas, **on ne modifiera pas les rôles standard, **mais on créera un rôle personnalisé adapté.
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111 De cette manière, lors des montées de version, vos groupes hériteront automatiquement des nouveautés que nous implémentons à chaque fois dans les rôles standards.
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114 = Créer un nouvel utilisateur =
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116 == En consultation ==
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118 Espace de travail Administrer/Accès/Utilisateur, Icone [[image:1744027265308-107.png]] puis saisie des informations de l'utilisateur et affectation de son groupe.
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122 A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
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124 Exemple: Johnny English a été ajouté au groupe Administrateur fonctionnel et donc dispose de tous les droits affectés à ce groupe.
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127 [[image:1744027414799-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
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129 == En saisie ==
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131 Dans ce cas, il est recommandé de remplir le champ "Lien sur personne", qui permet de lier la notice de l'utilisateur à "sa notice" dans la table d'autorité des personnes. Cela permet de remplir automatiquement les champs "rédacteur" dans la table des biens, "récolé par" dans le récolement et "suivi par " dans les évènements.
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133 [[image:1744027686684-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
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