Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43

From 68.1 to 67.1

Depuis la version 75.1

modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 16:43

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 68.1

modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:33

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -72,21 +72,8 @@
 . **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
  )))
--= Consulter une notice utilisateur =
++= La notice utilisateur =
--== Rechercher un utilisateur ==
--
--1. (% id="cke_bm_282986S" style="display:none" %) (%%)Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
--1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
--1. Lancez la recherche :
--1*. si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
--1*. si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
--
--[[Recherche d'un utilisateur>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Comprendre la notice utilisateur ==
--
  La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
  * **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
@@ -94,60 +94,57 @@
  * **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
  * **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
  * **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
++* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
  [[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Créer un nouvel utilisateur =
++= Créer un utilisateur =
++
 . Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **>  **Utilisateur**.
--1. Cliquez sur **+** pour **saisir un nouvel utilisateur**.
--1. Renseignez au minimum les champs obligatoires
--1*. Qualificatif
--1*. Nom
--1*. Prénom
--1*. Site
--1*. Code (identifiant de l'utilisateur)
--1*. Mot de passe (La jauge se remplit progressivement en bleu à mesure que les critères de sécurité sont respectés.)
--1*. Confirmation du mot de passe (doit être identique au mot de passe pour faire apparaitre le bouton Enregistrer)
--1*. Langue
--1*. Groupe
++1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
++1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
 . **Enregistrez** la notice.
--1. **Testez le compte utilisateur** en vous connectant avec l'identifiant (code) et le mot de passe renseigné.
++1. **Testez le compte utilisateur** : connectez-vous avec son code comme identifiant et le mot de passe indiqué pour vérifier l’accès et les droits.
 . **Transmettez à l’utilisateur son identifiant et son mot de passe** pour sa première connexion.
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonne pratique :**
++**Bonnes pratiques : **
--Rattachez systématiquement chaque **utilisateur** à sa notice de la table **Personnes**.
--Ce lien permet d’alimenter automatiquement les champs :
++* Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
++* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
++* Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
++* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
++)))
--* **Rédacteur** (notices de biens),
--* **Relocalisé par**,
--* **Récolé par**,
--* **Suivi par** (évènements).
++[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cette association garantit une **saisie plus rapide**, cohérente et facilite la **traçabilité** des actions réalisées par chaque utilisateur dans Flora
--)))
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Sécurité des mots de passe et bonnes pratiques**
++[[//Saisie des données et enregistrement de la notice//>>image:1758893353238-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Les mots de passe doivent respecter les **règles de sécurité définies dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial).
--Les critères validés s’affichent **en bleu**, ceux non respectés **en rouge**.
++[[//Résultat : compte utilisateur créé//>>image:1758893445713-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Lorsqu’un mot de passe initial est créé, l’utilisateur doit le **modifier à sa première connexion**.
--Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
++[[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Rechercher un utilisateur =
--* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
++Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
++
++1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
++1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
++1. Lancez la recherche.
++1. (((
++Deux cas de figure :
++
++* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
++* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
  )))
--[[//Créer un nouvel utilisateur//>>image:1758892583386-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  = Modifier un utilisateur =
@@ -154,11 +154,11 @@
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
 . Mettez à jour les informations souhaitées.
--1. **Enregistrez** les modifications.
++1. **Enregistrez** les modifications.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Astuce : **
++**Bonnes pratiques : **
  * Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
  * Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
@@ -167,6 +167,12 @@
  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
@@ -179,14 +179,14 @@
 . Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
 . Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--* Lorsqu’un mot de passe initial est réinitialisé l’utilisateur doit le **modifier à sa prochaine connexion**.
--Pour respecter le **RGPD**, les administrateurs ne doivent **jamais connaître** les mots de passe des utilisateurs.
++**Bonnes pratiques : **
--
--
--* Dans les configurations **SSO** ou **LDAP**, les identifiants ne sont **pas gérés dans Flora** : ils dépendent exclusivement du système interne de l’institution.
++* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
++* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
++* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
++* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
  )))
  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -197,7 +197,7 @@
  = Désactiver un utilisateur =
--La désactivation permet de** couper l’accès à Flora**, de manière temporaire ou définitive, tout en conservant le compte et l’historique associé.
++La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
 . Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
@@ -204,20 +204,12 @@
 . **Enregistrez** les modifications.
 . **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données**
++**Bonnes pratiques :**
--Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora.
--La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que :
--
--* **Saisi par**,
--* **Modifié par**,
--* ou tout autre champ d’historique lié à son activité.
--
--Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique.
--
--[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
++* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
  )))
  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -236,20 +236,21 @@
 . Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
 . Confirmez l’opération.
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention : Ne jamais effacer un compte ayant saisi des données**
++**Points clés  **
--Ne **supprimez jamais** un utilisateur qui a saisi ou modifié des informations dans Flora.
--La suppression du compte entraîne la **perte des références** dans les champs tels que :
++* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
++* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
++[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++)))
--* **Saisi par**,
--* **Modifié par**,
--* ou tout autre champ d’historique lié à son activité.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques :**
--Pour préserver l’intégrité des données et la traçabilité, utilisez plutôt la **désactivation** du compte, qui coupe l’accès sans effacer l’historique.
--
--[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
  )))
  [[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -256,6 +256,12 @@
  [[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -269,7 +269,6 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
  * [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
  )))
@@ -281,9 +281,9 @@
  * [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
  * [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
--
--
--
++
++* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
++
  * [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
  * [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur