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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:02
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À la version 67.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/05 11:30
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,37 +3,89 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Pour consulter et intervenir sur les notices dans Flora, chaque agent doit disposer d’un **compte utilisateur**.
6 +Chaque personne désirant consulter ou intervenir sur Flora doit disposer d’un **compte utilisateur**.
7 7  
8 -Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver temporairement **un accès ou **supprimer** définitivement un utilisateur.
8 +Les administrateurs peuvent **créer **un compte, en **modifier** les informations,** réinitialiser **un mot de passe, **désactiver **un accès.
9 9  
10 10  Ils définissent également le **rattachement de chaque utilisateur à un groupe, **lequel est composé de rôles déterminant les droits effectifs dans Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Pourquoi créer et gérer des utilisateurs dans Flora ? =
14 += Comprendre la gestion des utilisateurs dans Flora =
15 15  
16 -La gestion des utilisateurs permet de :
16 +La gestion des utilisateurs dans **Flora** repose sur **trois niveaux complémentaires**, qui permettent de contrôler précisément l’accès aux fonctionnalités et aux données. Cette organisation garantit à la fois la sécurité, la cohérence et l’adaptation du système aux besoins de chaque établissement.
17 17  
18 -* **sécuriser l’accès** aux données,
19 -* **garantir la traçabilité** des actions réalisées dans le logiciel,
20 -* **adapter les droits** selon les responsabilités de chacun,
21 -* **ajuster les accès dans le temps** selon les besoins de l'institution.
18 +== Les comptes utilisateurs ==
22 22  
23 ->(% class="small" %)Cas d'usage :
24 ->(% class="small" %)Un nouveau collègue arrive : créer un nouvel utilisateur et l’associer au groupe adapté.
25 ->(% class="small" %)Un collègue change de poste (par exemple, devient régisseur) : modifier son groupe utilisateur pour qu’il corresponde à sa nouvelle fonction.
26 ->(% class="small" %)Un collaborateur part temporairement (disponibilité, congé long, mission extérieure) : désactiver son compte jusqu’à son retour, afin de bloquer son accès sans perdre son historique.
20 +C’est le premier niveau : **l’identification individuelle**.
21 +Chaque utilisateur dispose d’un compte personnel, créé par un administrateur. Le compte définit :
27 27  
28 -== Utilisateur, groupe et rôles : quelle différence ? ==
23 +* l’identité de l’utilisateur (nom, identifiant, coordonnées) ;
24 +* son statut actif/inactif ;
25 +* son appartenance à un groupe.
29 29  
30 -Pour bien comprendre la gestion des accès dans Flora, il est essentiel de distinguer trois notions complémentaires : **l’utilisateur**, **le groupe** et **les rôles**.
27 +Ce niveau permet simplement de dire //qui// utilise Flora.
31 31  
32 -|=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 -|(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 -|(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
29 +>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
36 36  
31 +== Les groupes utilisateurs ==
32 +
33 +Le deuxième niveau organise les utilisateurs en **groupes utilisateurs** (ils correspondent souvent à un métier particulier).
34 +Les groupes servent de base au modèle d’autorisation : ce sont eux, et non les utilisateurs individuellement, qui portent les droits.
35 +
36 +Les groupes sont composés de plusieurs rôles.
37 +
38 +Ainsi, rattacher un utilisateur à un groupe revient à lui attribuer automatiquement l’ensemble des rôles associées.
39 +
40 +>(% class="small" %)Exemple : Marie Dupont est rattachée au groupe Conservateur.
41 +
42 +== Les rôles ==
43 +
44 +Troisième niveau : le niveau déterminant.
45 +Ce sont **les rôles** qui portent les autorisations applicatives dans Flora. Ils définissent concrètement :
46 +
47 +* quelles **tables** ou **types de notices** peuvent être consultés, créés, modifiés, supprimés ;
48 +* quelles **fonctionnalités** sont accessibles (exports, paniers, administration, paramétrages, etc.) ;
49 +* quelles **actions sensibles** sont autorisées (récolement, mouvements, intégration au registre, suppression, validation, etc.).
50 +
51 +Les rôles sont donc l’élément clé de la sécurité :
52 +ils traduisent le périmètre métier d’un groupe en **droits réels** dans l’application.
53 +
54 +>(% class="small" %)Exemple : Le groupe Conservateur contient des rôles permettant de créer, modifier et supprimer les notices de biens.
55 +
56 +(% class="box warningmessage" %)
57 +(((
58 +Les **rôles associés aux groupes** sont définis **lors du paramétrage initial en mode projet**, en fonction des besoins métiers de l’établissement.
59 +
60 +**Les administrateurs fonctionnels ne modifient pas les rôles d’un groupe.**
61 +Leur seule action consiste à **choisir le groupe auquel rattacher un utilisateur**, ce qui lui attribue automatiquement les rôles préconfigurés.
62 +)))
63 +
64 +(% class="box infomessage" %)
65 +(((
66 +== Synthèse ==
67 +
68 +La gestion des utilisateurs dans Flora fonctionne selon ce modèle :
69 +
70 +1. **Utilisateur** → une personne identifiée
71 +1. **Groupe** → rassemble plusieurs rôles
72 +1. **Rôles** → définissent les droits effectifs dans Flora
73 +)))
74 +
75 +== Comprendre la notice utilisateur ==
76 +
77 +La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
78 +
79 +* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
80 +* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
81 +* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
82 +* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
83 +* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
84 +* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
85 +
86 +[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +
88 +
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 39  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
... ... @@ -48,10 +48,7 @@
48 48  **Bonnes pratiques : **
49 49  
50 50  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme l’envoi de listes de références bibliographiques ou d’archives, ainsi que la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.
54 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
103 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
55 55  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
56 56  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
57 57  )))
... ... @@ -70,7 +70,7 @@
70 70  
71 71  = Rechercher un utilisateur =
72 72  
73 -Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
122 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
74 74  
75 75  1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 76  1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
... ... @@ -78,8 +78,8 @@
78 78  1. (((
79 79  Deux cas de figure :
80 80  
81 -* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
82 -* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
130 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
131 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
83 83  )))
84 84  
85 85  [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -95,7 +95,8 @@
95 95  (((
96 96  **Bonnes pratiques : **
97 97  
98 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
147 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
148 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
99 99  )))
100 100  
101 101  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -124,9 +124,9 @@
124 124  **Bonnes pratiques : **
125 125  
126 126  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
127 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
128 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
129 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
177 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
178 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
179 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
130 130  )))
131 131  
132 132  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -137,21 +137,19 @@
137 137  
138 138  = Désactiver un utilisateur =
139 139  
140 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
141 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
190 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
142 142  
143 143  1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 144  1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 145  1. **Enregistrez** les modifications.
146 -1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
195 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
147 147  
148 148  (% class="box successmessage" %)
149 149  (((
150 150  **Bonnes pratiques :**
151 151  
152 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
153 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
154 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
201 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
202 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
155 155  )))
156 156  
157 157  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -175,8 +175,8 @@
175 175  **Points clés  **
176 176  
177 177  * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
178 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
179 -[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
227 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  )))
181 181  )))
182 182  
... ... @@ -210,13 +210,25 @@
210 210  (((
211 211  **Aller plus loin**
212 212  
213 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
214 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
261 +* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Référentiel des groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
262 +* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Référentiel des groupes standards av la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
215 215  )))
216 216  
217 217  (% class="box" %)
218 218  (((
219 219  **Icônes principales**
268 +
269 +* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
270 +
271 +* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
272 +
273 +* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
274 +
275 +* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
276 +
277 +* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
278 +
279 +* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
220 220  )))
221 221  )))
222 222  
1759235061114-929.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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