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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:02
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À la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/10/02 11:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -31,9 +31,23 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 +== Comprendre la notice utilisateur ==
38 +
39 +La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40 +
41 +* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 +* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 +* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 +* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 +* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 +* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
47 +
48 +[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +
50 +
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 39  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
... ... @@ -48,10 +48,7 @@
48 48  **Bonnes pratiques : **
49 49  
50 50  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 -* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme l’envoi de listes de références bibliographiques ou d’archives, ainsi que la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.
54 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
65 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
55 55  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
56 56  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
57 57  )))
... ... @@ -70,7 +70,7 @@
70 70  
71 71  = Rechercher un utilisateur =
72 72  
73 -Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
84 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
74 74  
75 75  1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 76  1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
... ... @@ -78,8 +78,8 @@
78 78  1. (((
79 79  Deux cas de figure :
80 80  
81 -* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
82 -* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
92 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
83 83  )))
84 84  
85 85  [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -95,7 +95,8 @@
95 95  (((
96 96  **Bonnes pratiques : **
97 97  
98 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
109 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
99 99  )))
100 100  
101 101  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -124,9 +124,9 @@
124 124  **Bonnes pratiques : **
125 125  
126 126  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
127 -* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
128 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
129 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
139 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
130 130  )))
131 131  
132 132  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -137,21 +137,19 @@
137 137  
138 138  = Désactiver un utilisateur =
139 139  
140 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
141 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
152 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
142 142  
143 143  1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 144  1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 145  1. **Enregistrez** les modifications.
146 -1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
157 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
147 147  
148 148  (% class="box successmessage" %)
149 149  (((
150 150  **Bonnes pratiques :**
151 151  
152 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
153 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
154 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
163 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
155 155  )))
156 156  
157 157  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -175,8 +175,8 @@
175 175  **Points clés  **
176 176  
177 177  * La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
178 -* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
179 -[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  )))
181 181  )))
182 182  
... ... @@ -210,13 +210,25 @@
210 210  (((
211 211  **Aller plus loin**
212 212  
213 -* Connaître les groupes standards avant la version 4.7
214 -* Connaître les groupes standards après la version 4.7
223 +* [[Référentiel des groupes standards avant la version 4.7 >>doc:.Définition des groupes.WebHome||target="_blank"]]
224 +* [[Référentiel des groupes standards après la version 4.7>>doc:.Connaître les groupes standards après la version 4\.7.WebHome||target="_blank"]]
215 215  )))
216 216  
217 217  (% class="box" %)
218 218  (((
219 219  **Icônes principales**
230 +
231 +* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un nouvel utilisateur
232 +
233 +* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
234 +
235 +* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
236 +
237 +* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
238 +
239 +* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
240 +
241 +* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
220 220  )))
221 221  )))
222 222  
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Auteur
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