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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 13:28
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -31,7 +31,7 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
... ... @@ -48,8 +48,10 @@
48 48  **Bonnes pratiques : **
49 49  
50 50  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
51 +* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 +* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** (à créer au préalable). Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** pour permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités (**alertes **dans les requêtes).
54 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
53 53  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 54  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
55 55  )))
... ... @@ -66,9 +66,9 @@
66 66  [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -= Rechercher un utilisateur =
71 += Rechercher un utilisateur =
70 70  
71 -Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
73 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
72 72  
73 73  1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
74 74  1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
... ... @@ -76,8 +76,8 @@
76 76  1. (((
77 77  Deux cas de figure :
78 78  
79 -* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
80 -* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
81 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
82 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
81 81  )))
82 82  
83 83  [[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -85,7 +85,7 @@
85 85  
86 86  = Modifier un utilisateur =
87 87  
88 -1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
90 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
89 89  1. Mettez à jour les informations souhaitées.
90 90  1. **Enregistrez** les modifications.
91 91  
... ... @@ -93,7 +93,8 @@
93 93  (((
94 94  **Bonnes pratiques : **
95 95  
96 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
98 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
99 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
97 97  )))
98 98  
99 99  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  
108 108  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
109 109  
110 -1. Sur la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
113 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
111 111  1. (((
112 112  Saisissez les informations demandées :
113 113  
... ... @@ -122,8 +122,9 @@
122 122  **Bonnes pratiques : **
123 123  
124 124  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
125 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
126 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
128 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
129 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
130 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
127 127  )))
128 128  
129 129  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -134,40 +134,63 @@
134 134  
135 135  = Désactiver un utilisateur =
136 136  
137 -Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
138 -Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
141 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
139 139  
140 -**Procédure :**
141 -
142 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, recherchez l’utilisateur concerné.
143 -1. Cliquez sur **Modifier**.
144 -1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur**.
143 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 145  1. **Enregistrez** les modifications.
146 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
146 146  
147 147  (% class="box successmessage" %)
148 148  (((
149 149  **Bonnes pratiques :**
150 150  
151 -* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
152 -* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
153 -* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
152 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
153 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
154 154  )))
155 155  
156 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 157  
159 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 159  
162 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 161  
162 162  = Supprimer un utilisateur =
163 163  
167 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
164 164  
169 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
170 +1. Confirmez l’opération.
165 165  
172 +(% class="box infomessage" %)
173 +(((
174 +**Points clés  **
166 166  
176 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
177 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
178 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +)))
180 +)))
167 167  
182 +(% class="box successmessage" %)
183 +(((
184 +**Bonnes pratiques :**
168 168  
186 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
187 +)))
169 169  
189 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
191 +
192 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
171 171  
172 172  )))
173 173  )))|(% style="width:300px" %)(((
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