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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/29 11:11
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À la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -31,9 +31,23 @@
31 31  
32 32  |=(% style="width: 163px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Élément|=(% style="width: 312px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Définition|=(% style="width: 323px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
33 33  |(% style="width:163px" %)**Utilisateur**|(% style="width:312px" %)Personne qui se connecte à Flora avec un compte nominatif.|(% style="width:323px" %)**Marie Dupont** dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
34 -|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits. Un groupe utilisateur correspond souvent à un métier particulier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
34 +|(% style="width:163px" %)**Groupe utilisateur**|(% style="width:312px" %)Ensemble d’utilisateurs partageant les mêmes droits, souvent lié à un métier (régisseur, administrateur, conservateur, etc.)|(% style="width:323px" %)Marie Dupont est rattachée au groupe **Conservateur**.
35 35  |(% style="width:163px" %)**Rôles**|(% style="width:312px" %)Ils définissent les actions possibles (consulter, créer, modifier, supprimer) ou les restrictions d'un groupe utilisateur. |(% style="width:323px" %)Le groupe **Conservateur** contient des rôles permettant à Marie Dupont de **créer, modifier et supprimer les notices de biens** qu’elle doit documenter.
36 36  
37 +== Comprendre la notice utilisateur ==
38 +
39 +La notice utilisateur regroupe les informations qui permettent d’identifier un agent et de gérer ses droits d’accès dans Flora. Elle contient plusieurs zones clés :
40 +
41 +* **Informations sur l’utilisateur** : nom, prénom, civilité.
42 +* **Lien sur Personne** : rattachement à une notice de la table //Personnes//. Ce lien est essentiel pour alimenter automatiquement les champs **Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
43 +* **Groupe utilisateur** : rattachement à un groupe, lequel détermine les droits effectifs via les rôles qui le composent.
44 +* **Code** : identifiant (login) permettant à l’utilisateur de se connecter.
45 +* **Compte activé ou inactif** : statut qui détermine si l’utilisateur peut accéder ou non à Flora.
46 +* **Adresse mail** : utilisée pour certaines fonctionnalités (alertes, demande de réinitialisation de mot de passe).
47 +
48 +[[//Exemple de notice utilisateur//>>image:1759235061114-929.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +
50 +
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 39  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
... ... @@ -48,8 +48,7 @@
48 48  **Bonnes pratiques : **
49 49  
50 50  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 -* **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 -* **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
65 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
53 53  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 54  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
55 55  )))
... ... @@ -66,10 +66,26 @@
66 66  [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
82 += Rechercher un utilisateur =
83 +
84 +Avant toute modification, désactivation, suppression ou réinitialisation d’un mot de passe, il faut rechercher l’utilisateur.
85 +
86 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
87 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
88 +1. Lancez la recherche.
89 +1. (((
90 +Deux cas de figure :
91 +
92 +* si un seul résultat est trouvé, vous êtes redirigé directement vers la notice de l’utilisateur,
93 +* si plusieurs résultats apparaissent, une liste s’affiche et vous devez sélectionner l’utilisateur souhaité.
94 +)))
95 +
96 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +
98 +
69 69  = Modifier un utilisateur =
70 70  
71 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur,** recherchez l’utilisateur concerné.
72 -1. Cliquez sur **Modifier**.
101 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
73 73  1. Mettez à jour les informations souhaitées.
74 74  1. **Enregistrez** les modifications.
75 75  
... ... @@ -77,12 +77,10 @@
77 77  (((
78 78  **Bonnes pratiques : **
79 79  
80 -* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
109 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** pour adapter ses droits.
110 +* Vérifiez que le groupe choisi correspond bien à ses missions. **En cas de doute, consultez la description des groupes dans la rubrique Aller plus loin.**
81 81  )))
82 82  
83 -[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -
86 86  [[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 88  
... ... @@ -94,25 +94,26 @@
94 94  
95 95  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
96 96  
97 -1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur : r**echerchez l’utilisateur concerné.
124 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
125 +1. (((
126 +Saisissez les informations demandées :
127 +
128 +* votre mot de passe (administrateur),
129 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
130 +)))
98 98  1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
99 -1. Indiquez votre mot de passe
100 -1. Indiquez le nouveau mot de passe de l'utilisateur et confirmez.
101 -1. **Cliquez sur réinitialiser le mot de passe. **
102 -1. **Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe**.
132 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
103 103  
104 104  (% class="box successmessage" %)
105 105  (((
106 106  **Bonnes pratiques : **
107 107  
108 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
109 -* Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
110 -* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
138 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
139 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible. Les règles respectées s’affichent en bleu, celles non respectées en rouge.
140 +* Demandez toujours à l’utilisateur de **modifier son mot de passe dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent pas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
141 +* Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** ou un **LDAP**, **la réinitialisation n’est pas gérée dans Flora** : elle dépend du système interne de l’institution.
111 111  )))
112 112  
113 -[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 -
115 -
116 116  [[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
... ... @@ -121,17 +121,63 @@
121 121  
122 122  = Désactiver un utilisateur =
123 123  
124 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
152 +La désactivation bloque temporairement l’accès à Flora, tout en conservant le compte et l’historique.
125 125  
154 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
155 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
156 +1. **Enregistrez** les modifications.
157 +1. **Testez le compte utilisateur** : la connexion doit être refusée.
158 +
159 +(% class="box successmessage" %)
160 +(((
161 +**Bonnes pratiques :**
162 +
163 +* Utilisez la désactivation pour les absences **temporaires** (disponibilité, congé long, suspension).
164 +* Dans les bibliothèques, elle permet de bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour.
165 +)))
166 +
167 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +
169 +
170 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 +
172 +
173 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +
126 126  = Supprimer un utilisateur =
127 127  
178 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
128 128  
180 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
181 +1. Confirmez l’opération.
129 129  
183 +(% class="box infomessage" %)
184 +(((
185 +**Points clés  **
130 130  
187 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
188 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora. (((
189 +[[* //Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
191 +)))
131 131  
193 +(% class="box successmessage" %)
194 +(((
195 +**Bonnes pratiques :**
132 132  
197 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
198 +)))
133 133  
200 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
202 +
203 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 +
205 +
206 +
207 +
208 +
135 135  
136 136  )))
137 137  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -153,6 +153,18 @@
153 153  (% class="box" %)
154 154  (((
155 155  **Icônes principales**
230 +
231 +* [[image:1759235413565-330.png||height="22" width="22"]] Saisir un utilisateur
232 +
233 +* [[image:1759235378625-592.png||height="22" width="22"]] Rechercher un utilisateur
234 +
235 +* [[image:1759235389129-627.png||height="24" width="24"]] Rafraîchir la liste des utilisateurs
236 +
237 +* [[image:1759235459859-991.png]] Modifier un utilisateur
238 +
239 +* [[image:1759235517415-813.png||height="25" width="25"]] Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
240 +
241 +* [[image:1759235363456-514.png||height="19" width="19"]] Supprimer un utilisateur
156 156  )))
157 157  )))
158 158  
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