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Modifications pour le document Créer et gérer les utilisateurs

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/05 16:43
Depuis la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/26 15:55
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À la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 14:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -36,7 +36,7 @@
36 36  
37 37  = Créer un utilisateur =
38 38  
39 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administrer **> ** Accès **> **Utilisateur**.
39 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration **> ** Accès **> **Utilisateur**.
40 40  1. Cliquez sur **Saisir un nouvel utilisateur**.
41 41  1. Renseignez au minimum les champs en **rouge** (obligatoires).
42 42  1. **Enregistrez** la notice.
... ... @@ -50,6 +50,8 @@
50 50  * Sans saisie complète des champs obligatoires, la notice ne peut pas être enregistrée.
51 51  * **Un utilisateur doit toujours appartenir à un groupe**, lequel est composé de plusieurs rôles qui déterminent ses droits effectifs dans Flora.
52 52  * **Liez l’utilisateur à sa notice Personne** : elle doit être créée au préalable. Le lien sur Personne permet ensuite d’alimenter automatiquement les champs** Rédacteur** (biens), **Relocalisé par **(relocalisations)**, Récolé par **(récolement) ou **Suivi par **(évènements) dans les notices.
53 +* Il est recommandé de **saisir une adresse mail** : cela permet d’activer certaines fonctionnalités comme l’envoi de listes de références bibliographiques ou d’archives, ainsi que la création d’**alertes par mail** dans les requêtes.
54 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
53 53  * Lorsqu’un mot de passe initial est défini, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
54 54  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, les **codes et mots de passe ne sont pas gérés dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
55 55  )))
... ... @@ -66,54 +66,134 @@
66 66  [[//Test du compte utilisateur créé : code repris pour renseigner l'identifiant//>>image:1758894373395-876.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
71 += Rechercher un utilisateur =
72 +
73 +Avant de modifier un compte, de réinitialiser un mot de passe, de désactiver ou de supprimer un utilisateur, il est nécessaire de le rechercher dans la base.
74 +
75 +1. Dans l’espace de travail **Administration > Accès > Utilisateur**, cliquez sur l’icône **Loupe**.
76 +1. Renseignez le **nom et/ou le prénom** de l’utilisateur souhaité.
77 +1. Lancez la recherche.
78 +1. (((
79 +Deux cas de figure :
80 +
81 +* si un seul résultat correspond à votre recherche, vous êtes automatiquement redirigé vers la notice de l’utilisateur,
82 +* si plusieurs résultats apparaissent, une **liste d’utilisateurs** s’affiche et vous devez sélectionner celui à modifier.
83 +)))
84 +
85 +[[//Rechercher l'utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
69 69  = Modifier un utilisateur =
70 70  
71 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Administrer > Accès > Utilisateur**.
72 -1. Recherchez l’utilisateur concerné.
73 -1. Cliquez sur **Modifier**.
90 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
74 74  1. Mettez à jour les informations souhaitées.
75 75  1. **Enregistrez** les modifications.
76 76  
77 -[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894846450-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +(% class="box successmessage" %)
95 +(((
96 +**Bonnes pratiques : **
78 78  
98 +* Lorsqu’un agent change de fonction, **modifiez son groupe utilisateur** afin qu’il dispose des droits adaptés. Vérifiez toujours que le nouvel attribut de groupe correspond bien aux missions réelles de l’agent. En cas de doute, consultez la **description des groupes** disponibles dans la rubrique **Aller plus loin**.
99 +)))
79 79  
101 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
104 +[[//Ajout d'une adresse mail et enregistrement des données//>>image:1759135149088-581.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +
106 +
107 +[[//Notice mise à jour avec une adresse mail//>>image:1759135234861-647.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +
109 +
82 82  = Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur =
83 83  
84 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Administrer > Accès > Utilisateur**.
85 -1. Recherchez l’utilisateur concerné.
86 -1. Cliquez sur **Modifier**.
87 -1. Mettez à jour les informations souhaitées.
88 -1. **Enregistrez** les modifications.
112 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur l'icône **Réinitialiser le mot de passe**.
113 +1. (((
114 +Saisissez les informations demandées :
89 89  
116 +* votre mot de passe (administrateur),
117 +* le nouveau mot de passe de l’utilisateur, puis confirmez-le.
118 +)))
119 +1. Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
120 +1. Transmettez à l’utilisateur son nouveau mot de passe.
121 +
90 90  (% class="box successmessage" %)
91 91  (((
92 92  **Bonnes pratiques : **
93 93  
94 -* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut être effectuée.
126 +* Sans saisie complète des champs obligatoires, la réinitialisation ne peut pas être effectuée.
127 +* **Un mot de passe doit respecter les règles de sécurité configurées dans Flora** (longueur minimale, majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Tant qu’elles ne sont pas respectées, l’enregistrement est impossible : les critères valides s’affichent en bleu, les autres en rouge.
95 95  * Lorsqu’un mot de passe est réinitialisé, demandez toujours à l’utilisateur de le **modifier dès sa première connexion**. Conformément au RGPD, les administrateurs ne doivent en aucun cas connaître ni conserver les mots de passe de leurs collègues.
96 96  * Pour les clients dont l’accès est géré par un **SSO** (authentification unique) ou un **LDAP**, la réinitialisation des** mots de passe n'est pas gérée dans Flora** : ils sont entièrement administrés par le système interne de l’institution.
97 97  )))
98 98  
99 -[[//Rechercher un utilisateur//>>image:1758894861551-988.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +[[//Réinitialiser le mot de passe//>>image:1758895085671-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
135 +[[//Réinitialisation du mot de passe//>>image:1759135496619-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 103  
104 -= Désactiver un profil utilisateur =
138 += Désactiver un utilisateur =
105 105  
106 -A noter : un utilisateur peut être désactivé temporairement. Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter. Cela permet de nettoyer les paniers des utilisateurs dans les musée par exemple (seul le propriétaire peut supprimer son panier). Dans les bibliothèques quand les lecteurs ne sont plus à jour de leurs cotisations, on peut utiliser aussi cette procédure.
140 +Un utilisateur peut être **désactivé temporairement**.
141 +Dans ce cas, il ne pourra plus se connecter à Flora, mais son compte et son historique restent conservés.
107 107  
108 -= Supprimer un profil utilisateur =
143 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Modifier**.
144 +1. Cochez l’option **Désactiver l’utilisateur **et indiquez la **raison de l'inactivation. **
145 +1. **Enregistrez** les modifications.
146 +1. **Testez le compte utilisateur** avec avec son code et le mot de passe : l'accès à la base doit vous être refusé.
109 109  
148 +(% class="box successmessage" %)
149 +(((
150 +**Bonnes pratiques :**
110 110  
152 +* La désactivation est à privilégier pour les absences **temporaires** (ex. disponibilité, congé long, suspension).
153 +* Dans les bibliothèques, elle permet de **bloquer l’accès aux lecteurs dont les cotisations ne sont pas à jour**.
154 +* Préférez la désactivation à la suppression afin de **préserver l’historique documentaire**.
155 +)))
111 111  
157 +[[//Modifier l'utilisateur//>>image:1758895021712-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 113  
160 +[[//Désactiver le compte utilisateur//>>image:1759232110690-885.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 115  
163 +[[//Test du compte : message indiquant que le compte est inactif//>>image:1759232231542-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
165 +
166 += Supprimer un utilisateur =
167 +
168 +La suppression d’un utilisateur entraîne la disparition définitive de son compte.
169 +
170 +1. Dans la barre d'outils de la notice utilisateur, cliquez sur **Supprimer**.
171 +1. Confirmez l’opération.
172 +
173 +(% class="box infomessage" %)
174 +(((
175 +**Points clés  **
176 +
177 +* La suppression affecte uniquement le **compte utilisateur** et les données techniques qui y sont liées.
178 +* Les notices et informations documentaires créées ou modifiées par cet utilisateur restent enregistrées dans Flora et ne sont pas supprimées.(((
179 +[[//Exemple de données supprimées avec le compte utilisateur :** Saisi par** / **Modifié par** sur une notice de bien//>>image:1759232803928-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +)))
182 +
183 +(% class="box successmessage" %)
184 +(((
185 +**Bonnes pratiques :**
186 +
187 +* N’utilisez la suppression que lorsque l’agent a définitivement quitté l’institution.
188 +)))
189 +
190 +[[//Supprimer le compte utilisateur//>>image:1759233231191-643.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +[[//Confirmer la suppression du compte//>>image:1759233299701-820.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
117 117  
118 118  )))
119 119  )))|(% style="width:300px" %)(((
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