Dans Flora, chaque champ ou bloc de champ est accompagné d’une aide en ligne accessible directement depuis une grille de saisie. Par défaut, l’aide affichée provient du wiki.
Elle peut toutefois être personnalisée : chaque institution a la possibilité de rédiger sa propre aide en ligne afin d’adapter les consignes à ses besoins internes et à sa charte de saisie.
À quoi sert l'aide en ligne dans Flora ?
L’aide en ligne accompagne les utilisateurs dans la compréhension et l’usage des champs et blocs de champs présents dans toutes les tables de Flora. Elle permet d’assurer une saisie cohérente et conforme aux pratiques définies par l’institution.
Lorsqu’un musée crée uneaide en ligne personnalisée, celle du wiki disparaît au profit du contenu local. Si la personnalisation est ensuite supprimée, l’aide du wiki réapparaît automatiquement. Cette personnalisation n’a d’effet que dans la base de données de l’institution qui l’a rédigée : elle ne modifie en rien les contenus du wiki et n’impacte pas les autres musées.
Cas d'usage:
Expliquer le contenu attendu dans un champ.
Formaliser les règles de saisie propres à l’institution.
Indiquer à quels processus le champ est lié (ex. : inventaire, récolement, prêt, dépôt, restauration, etc.).
Donner accès à des ressources externes de référence.
Harmoniser les pratiques et éviter les erreurs d’interprétation.
Bonnes pratiques :
Uniformisez la présentation : adoptez une structure homogène pour toutes vos aides (ex. : définition, usage, remarques).
Soyez clairs et concis : rédigez des explications courtes et immédiatement compréhensibles.
Employez le vocabulaire métier partagé : utilisez les termes définis dans la charte de saisie de votre institution.
Précisez le contexte d’utilisation : indiquez si le champ ou le bloc est lié à un processus particulier (inventaire, récolement, prêt, dépôt, restauration).
Ajoutez des exemples concrets : illustrez les valeurs attendues afin d’éviter les ambiguïtés.
Limitez les redondances : ne recopiez pas intégralement l’aide du wiki, mais complétez-la ou adaptez-la selon vos besoins.
Documentez aussi les blocs de champs : expliquez leur rôle global en plus des champs qu’ils contiennent.
Conservez une mémoire interne : gardez une copie (Word, tableur, etc.) de vos aides personnalisées pour en assurer le suivi et la maintenance lors des mises à jour Flora.
Vérifiez l’accessibilité : testez l’ouverture des pop-up d’aide dans les navigateurs utilisés.
Mettez à jour régulièrement : adaptez vos contenus lorsque vos procédures internes ou règles métier évoluent.
Récupérer le nom informatique du champ ou du bloc à documenter
Pour retrouver le fichier d’aide correspondant, vous devez d’abord identifier le nom interne du champ ou du bloc de champs. Pour cela :
Survolez le libellé dans une grille de saisie : son nom interne s’affiche en infobulle.
Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le libellé et choisir Afficher informations pour copier directement le nom interne.
Exemple : dans la table MUS_BIEN, le champ Numéro d’inventaire porte le nom technique NUM_INVENTAIRE.
Ex. Biens : survol d'un libellé et affichage du nom interne en infobulle
Ex. Biens : clic droit sur le champ - Afficher informations
Résultat : Nom interne du champ indiqué sur la première ligne
Accéder à l'éditeur d'aide en ligne
Pour créer ou modifier une aide, rendez-vous dans l’espace de travail Administration, menu Paramétrage > Aide en ligne.
Vous y trouverez la liste des fichiers disponibles, organisés par source et par table.
Dépliez la rubrique Aide à la saisie pour rechercher les champs et blocs de champs à documenter.
Espace de travail Administration > menu Paramétrage > Aide en ligne > rubrique Aide à la saisie
Rechercher le champ ou le bloc à documenter
Une fois dans le module d’édition des aides en ligne, vous devez localiser précisément le champ ou le bloc concerné avant de pouvoir le personnaliser. Procédez étape par étape :
Choisissez la source (ex. Musées, Bibliothèque, Archives).
Sélectionnez la table dans laquelle se trouve le champ ou le bloc à documenter.
Utilisez le raccourci clavier Ctrl + F pour ouvrir la barre de recherche.
Collez le nom interne que vous avez récupéré (champ ou bloc).
Cliquez sur l’élément trouvé pour ouvrir l’éditeur.
Choix de la source Musée et de la table Biens et ensembles
Recherche CTRL+F et clic sur le nom interne du champ NUM_INVENTAIRE
Résultat : l'éditeur d'aide en ligne apparait
Éditer l'aide en ligne
Une fois le champ ou le bloc trouvé, cliquez sur son nom pour ouvrir l’éditeur HTML.
Vous pouvez saisir directement votre texte ou copier-coller l’aide du wiki avant de l’adapter à vos besoins internes.
Cet éditeur fonctionne comme un traitement de texte (type Word) et propose de nombreuses options :
Mise en forme du texte : gras, italique, souligné, exposant, indice.
Organisation du contenu : listes à puces, listes numérotées, retrait, alignement.
Styles et formats : titres, styles prédéfinis, choix de la police et de la taille.
Tableaux et images : insertion et gestion de tableaux, ajout d’images.
Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer votre personnalisation. Dès la sauvegarde, l’aide en ligne par défaut issue du wiki est remplacée par votre aide personnalisée : celle-ci ne s’affichera que dans votre base de données institutionnelle et n’aura aucun impact sur le wiki ni sur les autres musées.
Point d’attention : insérer des liens
Pour créer un lien vers un document ou une ressource externe, copiez d’abord l’URL dans un document Word : elle devient un lien bleu cliquable.
Copiez-collez ensuite ce lien dans l’éditeur d’aide en ligne. Il sera reconnu correctement et restera actif.
Bonnes pratiques :
Uniformisez la présentation : adoptez une structure homogène (définition, usage, remarques).
Soyez clairs et concis : rédigez des explications courtes et directement utiles.
Employez le vocabulaire métier partagé : utilisez les termes définis dans la charte de saisie de votre institution.
Précisez le contexte : indiquez si le champ ou bloc est lié à un processus particulier (inventaire, récolement, prêt, dépôt, restauration).
Ajoutez des exemples concrets : illustrez les valeurs attendues pour éviter toute ambiguïté.
Limitez les redondances : n’intégrez que ce qui est pertinent, sans recopier inutilement l’aide du wiki.
Documentez aussi les blocs de champs : expliquez leur rôle global en plus des champs qu’ils contiennent.
Conservez une mémoire interne : gardez une copie (Word, tableur, etc.) de vos aides personnalisées pour en assurer le suivi et la maintenance lors des mises à jour Flora.
L’exemple ci-dessous illustre le champ Numéro d’inventaire avec une aide en ligne enrichie :
un tableau décrivant les différentes règles d’attribution,
un lien hypertexte vers une référence législative,
du texte courant explicatif,
et un texte en rouge servant à mettre en évidence une information importante.
Cet exemple montre comment exploiter les fonctionnalités de l’éditeur (mise en forme, insertion de tableaux, ajout de liens et de couleurs) pour rendre l’aide plus claire et adaptée aux besoins de l’institution.
Saisie et mise en forme des données
Sauvegarde de l'aise en ligne
Consulter le résultat
Retournez dans une grille de saisie et faites un clic droit sur le libellé du champ > Afficher aide.
Si vous avez créé une aide locale, elle s’affiche en priorité.
Si aucune personnalisation n’existe, c’est l’aide du wiki qui apparaît.
Si la fenêtre ne s’ouvre pas, vérifiez que votre navigateur Firefox, Safari, Google Chrome ou Edge autorise les pop-ups pour Flora.
Résultat : affichage de l'aide personnalisée - champ Numéro d'inventaire
