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Version 81.1 par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:24
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
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17 = Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 * **Adapter la grille aux types de collections**
24 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
25 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
26 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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28 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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30 >(% class="small" %)Exemples :
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32 >(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
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34 >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
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36 (((
37 >(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
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41 >(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
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43 (% class="box infomessage" %)
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45 == Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
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47 * **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
48 ** Gain de temps
49 ** Idéal pour un traitement ponctuel
50 ** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
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52 À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
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54 >(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
55 >(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
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57 * **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
58 ** Adaptée aux usages métiers
59 ** Améliore la cohérence des données
60 ** Pensée pour une utilisation continue
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62 À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
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64 >(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
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68 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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70 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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72 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
73 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
74 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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76 = Créer une grille de saisie =
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78 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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80 (% class="box successmessage" %)
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82 Bonnes pratiques :
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84 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
85 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
86 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
87 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
88 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
89 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
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92 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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94 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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96 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
97 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
98 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
99 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
100 1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
101 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
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103 (% class="box successmessage" %)
104 (((
105 **Bonnes pratiques : **
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107 Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
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109 * choisissez d’abord un terme ;
110 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
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112 Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
113 )))
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115 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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118 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119
120
121 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122
123
124 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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127 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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130 [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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133 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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136 == Créer la grille ==
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138 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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140 1. (((
141 **Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
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143 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
144 * Choisissez ensuite la **table cible**.
145 )))
146 1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
147 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
148 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
149 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
150 1. **Sauvegardez** la grille.
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152 (% class="box successmessage" %)
153 (((
154 **Bonnes pratiques** : 
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156 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
157 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
158 )))
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160 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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163 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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166 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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169 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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172 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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175 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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178 == Configurer les champs ==
179
180 Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
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182 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
183 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
184 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
185 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
186 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
187
188 Pour configurer un champ :
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190 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
191 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
192 1. **Activez les options** nécessaires.
193 1. **Sauvegardez vos choix**.
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195 (% class="box successmessage" %)
196 (((
197 Bonnes pratiques :
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199 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
200 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
201 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
202 * Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
203 )))
204
205 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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207
208 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
215
216 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
217
218 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
219 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
220 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
221 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
222 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
223 1. **Appliquez **les modifications.
224 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
225
226 (% class="box successmessage" %)
227 (((
228 Bonnes pratiques :
229
230 * **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
231 * Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
232 )))
233
234 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236 ----
237
238 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240
241 [[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 = Modifier une grille de saisie =
245
246 (% class="box warningmessage" %)
247 (((
248 Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
249 )))
250
251 (% class="box successmessage" %)
252 (((
253 **Bonnes pratiques : **
254
255 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
256 )))
257
258 == Ajouter des champs ==
259
260 1. Revenez dans la table concernée en mode création.
261 1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
262 1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
263 1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
264 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
265 1. Sauvegardez la grille.
266
267 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268
269
270 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271
272
273 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274
275
276 [[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277
278
279 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280
281
282 == Supprimer des champs ==
283
284 1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
285 1. **Supprimez **le champ.
286 1. **Sauvegardez** la grille.
287
288 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289
290
291 [[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292
293
294 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
295
296 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
297
298 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
299 |**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
300 |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
301
302 (% class="box successmessage" %)
303 (((
304 **Bonnes pratiques : **
305
306 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
307 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
308 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
309 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
310 )))
311
312 == Masquer une grille ==
313
314 1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
315 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
316 1. Choisissez la **source **et la **table**.
317 1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
318 1. **Appliquez les modifications**.
319
320 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321
322
323 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324
325
326 [[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329 == Supprimer une grille ==
330
331 (% class="box warningmessage" %)
332 (((
333 Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
334 )))
335
336 1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
337 1. Sélectionnez la grille personnalisée.
338 1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
339
340 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341
342
343 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344
345
346 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347
348
349
350
351 )))
352 )))|(% style="width:300px" %)(((
353 (% class="box" %)
354 (((
355 **Sommaire**
356
357 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
358 )))
359
360 (% class="box" %)
361 (((
362 **Aller plus loin**
363
364 * [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
365 * [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
366 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
367 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
368 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
369 )))
370
371 (% class="box" %)
372 (((
373 **Icônes principales**
374
375 __Modèle de saisie rapide__
376
377 * [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
378
379 * [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
380
381 * [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
382
383 * [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
384
385 __Éditeur de grilles__
386
387 * [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
388
389 * [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
390
391 * [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
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393 * [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
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395 * [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
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