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Version 72.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 16:04
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
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17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
24 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
25 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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27 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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29 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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31 >(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
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33 >(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
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36 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
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40 >(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
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42 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
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45 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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47 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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49 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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58 = Créer une grille de saisie =
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60 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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64 Bonnes pratiques :
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66 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
67 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
68 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
69 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
70 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
71 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
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74 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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76 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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78 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
79 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
80 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
81 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
82 1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
83 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
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87 **Bonnes pratiques : **
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89 Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
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91 * choisissez d’abord un terme dans la liste ;
92 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
93 )))
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95 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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98 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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101 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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104 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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107 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110 [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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113 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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116 == Créer la grille ==
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118 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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120 1. (((
121 **Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
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123 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
124 * Choisissez ensuite la **table cible**.
125 )))
126 1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
127 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
128 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
129 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
130 1. **Sauvegardez** la grille.
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132 (% class="box successmessage" %)
133 (((
134 **Bonnes pratiques** : 
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136 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
137 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
138 )))
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140 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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143 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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146 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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149 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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152 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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155 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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158 == Configurer les champs ==
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160 Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
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162 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
163 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
164 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
165 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
166 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
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168 Pour configurer un champ :
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170 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
171 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
172 1. **Activez les options** nécessaires.
173 1. **Sauvegardez vos choix**.
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175 (% class="box successmessage" %)
176 (((
177 Bonnes pratiques :
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179 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
180 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
181 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
182 * Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
183 )))
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185 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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188 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
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191 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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193
194 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
195
196 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
197
198 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
199 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
200 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
201 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
202 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
203 1. **Appliquez **les modifications.
204 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
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206 (% class="box successmessage" %)
207 (((
208 Bonnes pratiques :
209
210 * **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
211 * Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
212 )))
213
214 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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216 ----
217
218 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 [[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 = Modifier une grille de saisie =
225
226 (% class="box warningmessage" %)
227 (((
228 Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
229 )))
230
231 (% class="box successmessage" %)
232 (((
233 **Bonnes pratiques : **
234
235 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
236 )))
237
238 == Ajouter des champs ==
239
240 1. Revenez dans la table concernée en mode création.
241 1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
242 1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
243 1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
244 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
245 1. Sauvegardez la grille.
246
247 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249
250 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 [[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 == Supprimer des champs ==
263
264 1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
265 1. **Supprimez **le champ.
266 1. **Sauvegardez** la grille.
267
268 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269
270
271 [[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272
273
274 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
275
276 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
277
278 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
279 |**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
280 |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
281
282 (% class="box successmessage" %)
283 (((
284 **Bonnes pratiques : **
285
286 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
287 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
288 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
289 * **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
290 )))
291
292 == Masquer une grille ==
293
294 1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
295 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
296 1. Choisissez la **source **et la **table**.
297 1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
298 1. **Appliquez les modifications**.
299
300 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307
308
309 == Supprimer une grille ==
310
311 (% class="box warningmessage" %)
312 (((
313 Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
314 )))
315
316 1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
317 1. Sélectionnez la grille personnalisée.
318 1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
319
320 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321
322
323 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324
325
326 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329
330
331 )))
332 )))|(% style="width:300px" %)(((
333 (% class="box" %)
334 (((
335 **Sommaire**
336
337 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
338 )))
339
340 (% class="box" %)
341 (((
342 **Aller plus loin**
343
344 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
345 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
346 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
347 )))
348
349 (% class="box" %)
350 (((
351 **Icônes principales**
352
353 __Modèle de saisie rapide__
354
355 * [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
356
357 * [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
358
359 * [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
360
361 * [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
362
363 __Éditeur de grilles__
364
365 * [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
366
367 * [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
368
369 * [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
370
371 * [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
372
373 * [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
374 )))
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