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Version 61.1 par Doriane Bautista le 2025/09/17 09:57
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
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13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
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17 = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
24 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
25 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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27 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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29 >(% class="small" %)Cas d'usage :
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32 >(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
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36 >(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
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38 >(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
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40 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
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43 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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45 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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47 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
48 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
49 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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53 Bonnes pratiques :
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55 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
56 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
57 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
58 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
59 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
60 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
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63 = Créer une grille de saisie =
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65 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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67 == Préparer un modèle de saisie rapide ==
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69 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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71 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
72 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
73 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
74 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
75 1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
76 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
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78 (% class="box successmessage" %)
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80 **Bonnes pratiques : **
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82 Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
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84 * choisissez d’abord un terme dans la liste ;
85 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
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88 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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94 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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97 [[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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103 [[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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106 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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109 == Créer la grille ==
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111 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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113 1. (((
114 **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
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116 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
117 * Choisissez ensuite la **table cible**.
118 )))
119 1. **Cliquez Créer**, en bas à gauche.
120 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
121 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
122 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
123 1. **Sauvegardez** la grille.
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125 (% class="box successmessage" %)
126 (((
127 **Bonnes pratiques** : 
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129 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
130 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
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133 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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136 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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139 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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142 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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145 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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148 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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151 == Configurer les champs ==
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153 Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
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155 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
156 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
157 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
158 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
159 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
160
161 Pour configurer un champ :
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163 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
164 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
165 1. **Activez les options** nécessaires.
166 1. **Sauvegardez vos choix**.
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168 (% class="box successmessage" %)
169 (((
170 Bonnes pratiques :
171
172 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
173 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
174 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
175 * Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
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177
178 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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181 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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187 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
188
189 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
190
191 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
192 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
193 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
194 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
195 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
196 1. **Appliquez **les modifications.
197 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
198
199 (% class="box successmessage" %)
200 (((
201 Bonnes pratiques :
202
203 * **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
204 * Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
205 )))
206
207 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209 ----
210
211 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 [[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
216
217 = Modifier une grille de saisie =
218
219 (% class="box warningmessage" %)
220 (((
221 Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
222 )))
223
224 == Ajouter des champs ==
225
226 1. Revenez dans la table concernée en mode création.
227 1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
228 1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
229 1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
230 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle et **configurez-le **si nécessaire.
231 1. Sauvegardez la grille.
232 1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
233
234 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236
237 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245
246 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249 == Supprimer des champs ==
250
251 1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
252 1. **Supprimez **le champ.
253 1. **Sauvegardez** la grille.
254 1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
255
256 [[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
260
261 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
262
263 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
264 |**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer. Ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
265 |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
266
267 (% class="box successmessage" %)
268 (((
269 **Bonnes pratiques : **
270
271 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
272 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
273 * Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
274 )))
275
276 == Masquer une grille ==
277
278 1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
279 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
280 1. Choisissez la **source **et la **table**.
281 1. **Décochez** la grille.
282 1. **Appliquez les modifications**.
283 1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
284
285 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286
287
288 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289
290
291 [[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292
293
294 == Supprimer une grille ==
295
296 (% class="box warningmessage" %)
297 (((
298 Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
299 )))
300
301 1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
302 1. Sélectionnez la grille personnalisée.
303 1. Cliquez sur **Supprimer** et confirmez.
304
305 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306
307
308 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309
310
311 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
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314
315
316 )))
317 )))|(% style="width:300px" %)(((
318 (% class="box" %)
319 (((
320 **Sommaire**
321
322 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
323 )))
324
325 (% class="box" %)
326 (((
327 **Aller plus loin**
328
329 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
330 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
331 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
332 )))
333
334 (% class="box" %)
335 (((
336 **Icônes principales**
337 )))
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