Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standard du point de vue des utilisateurs.
Pour l’administrateur, elles constituent un outil essentiel : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les fichiers livrés par défaut.
Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ?
Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc un grand nombre de champs, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Faciliter la formation et l’intégration des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
Cas d'usage :
Documentation simplifiée (table biens) : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour accompagner des collègues novices ou stagiaires, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.
Prêts et expositions : (table évènements) : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements : titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
Campagne photo(table photothèque) : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
Étude scientifique (table biens) : concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
Dans quelle table créer des grilles de saisie ?
Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
Bonnes pratiques :
Toujours travailler avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
Toujours conserver une grille complète par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
Documenter clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
Tester chaque nouvelle grille avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
Limiter le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible d’ajouter ou de retirer des champs selon l’évolution des pratiques.
Créer une grille de saisie
Préparer un modèle de saisie rapide
Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
Connectez-vous avec le compte administrateur générique (ex. adminfonc).
Accédez à la table concernée puis créez une nouvelle notice.
Choisissez la grille de saisie de référence. En général, sélectionnez la grille complète afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône en bas à gauche.
Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le
Sélectionnez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles)
Enregistrez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône
Annulez la saisie afin de ne pas créer de fiche inutile.
Bonnes pratiques :
Vous pouvez pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut. Pour cela :
choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
Ex. table des biens : créer une notice
Choix de la grille de saisie Complète
Activer la barre de saisie rapide
Remplir et sélectionner les champs à mémoriser
Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide
Annuler le saisie
Message de confirmation annuler la saisie
Créer la grille et paramétrer ses champs
Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
Accédez au menuAdministrer > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Choisissez ensuite la table cible.
Cliquez sur le bouton Créer, situé en bas à gauche.
Nommez la nouvelle grille et sélectionnez le scénario parent (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
Associez le modèle de saisie rapide préparé à l’étape 1.
Ajoutez les champs de votre modèle :
Cliquez sur Ajouter tous les champs pour aller plus vite, ou
Sélectionnez-les un par un si nécessaire.
Configurez les champs :
cochez les champs obligatoires ou jugés importants,
paramétrez les champs à liste (définissez s’ils sont éditables ou non éditables).
Sauvegardez la grille pour finaliser la création.
Bonnes pratiques :
Documenter clairement le nom de vos grilles (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
Limiter le nombre de grilles par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
Vous n’avez pas le choix de l’ordre des champs : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
en bas à gauche.
et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône 
