Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Contenu

@@ -14,10 +14,8 @@
  )))
  (((
--= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
++= Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
--== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
--
  Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
@@ -69,7 +69,7 @@
  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
--Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
++Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
@@ -88,30 +88,30 @@
  * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
  * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
  * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
++* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
  )))
--== Sélectionner les champs ==
++== Préparer un modèle de saisie rapide ==
--La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
++Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
 . **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
 . Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
--1. Choisissez **toujours** la **grille complète** comme référence.
--1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
--1. Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
--1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
--1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
--1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
--1. Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
++1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
++1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
++1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
++1.  Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnalisée**Pour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
++**Bonnes pratiques : **
--* Renseignez le champ avec la **valeur souhaitée**.
--* Cliquez sur l’**icône étoile** pour mémoriser cette valeur.
++Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
--Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera **automatiquement renseigné** avec cette valeur.
++* choisissez d’abord un terme ;
++* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
++
++Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
  )))
  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -123,14 +123,18 @@
  [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide>>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Créer la grille ==
  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
@@ -142,14 +142,14 @@
  * Choisissez ensuite la **table cible**.
  )))
 . **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
--1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (toujours la grille complète).
++1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
 . **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
 . **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
 . **Sauvegardez** la grille.
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Pour info :**
++**Bonnes pratiques** :
  * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
  * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
@@ -175,8 +175,16 @@
  == Configurer les champs ==
-- Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
++Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
++|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
++|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
++|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
++|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
++
++ Pour configurer un champ :
++
 . **Positionnez-vous** sur le champ.
 . **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
 . **Activez les options** nécessaires.
@@ -189,16 +189,9 @@
  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
++* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
  )))
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
--|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.|Rendre le champ //Statut juridique// obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
--|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible dans la grille mais **non modifiable**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.|Rendre le champ //Préfixe// non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
--|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.|Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
--|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué dans la grille**, même s’il contient une donnée.|Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.|Le champ //Type de bien// peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie  Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
--
--
--
  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -207,6 +207,7 @@
  [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
@@ -219,15 +219,12 @@
 . **Appliquez **les modifications.
 . **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention – (% class="mark small" %)Version 4.7(%%)**
++Bonnes pratiques :
--À partir de la version **4.7**, utilisez **exclusivement les rôles BAM** pour la gestion des **modèles de publication**, des **grilles de saisie** et des **vues**.
--
--**Ne modifiez en aucun cas les autres rôles** : ils sont **mis à jour automatiquement à chaque montée de version**.
--
--Toute modification effectuée sur ces rôles sera **écrasée et perdue** lors des mises à jour.
++* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
++* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
  )))
  [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -236,14 +236,24 @@
  [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  = Modifier une grille de saisie =
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Attention**
--Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être modifiées.**
++Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
  )))
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
++
++* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
++)))
++
  == Ajouter des champs ==
 . Revenez dans la table concernée en mode création.
@@ -282,20 +282,20 @@
  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention**
--Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
--)))
++Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
--Lorsqu’une **grille n’est plus pertinente**, deux actions sont possibles, selon le contexte et le besoin :
--
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
--|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée du rôle et n’est plus proposée aux utilisateurs.|(% style="width:189px" %)Réversible (la grille peut être réaffectée ultérieurement).|(% style="width:294px" %)À privilégier si vous n’êtes pas certain de vouloir la supprimer définitivement ou pour masquer des grilles standards non utilisées.
--|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est supprimée de la base.|(% style="width:189px" %)Irréversible.|(% style="width:294px" %)À utiliser uniquement lorsque la grille est obsolète et n’a plus vocation à être utilisée.(((
++|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
++|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--
++* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
++* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
++* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
++* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
  )))
  == Masquer une grille ==
@@ -311,12 +311,15 @@
  [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  == Supprimer une grille ==
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Attention**
--Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
++Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
  )))
 . Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
@@ -330,6 +330,10 @@
  [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -343,6 +343,8 @@
  (((
  **Aller plus loin**
++* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]

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