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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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sur 2025/12/15 11:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -14,10 +14,8 @@
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
17 += Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
18 18  
19 -== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
20 -
21 21  Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
22 22  
23 23  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
... ... @@ -36,40 +36,18 @@
36 36  >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
37 37  
38 38  (((
39 ->(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
37 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
40 40  )))
41 41  
42 42  (((
43 ->(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
41 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
44 44  
45 -(% class="box infomessage" %)
46 -(((
47 -== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
48 -
49 -* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
50 -** Gain de temps
51 -** Idéal pour un traitement ponctuel
52 -** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
53 -
54 -À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
55 -
56 ->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
57 ->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
58 -
59 -* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
60 -** Adaptée aux usages métiers
61 -** Améliore la cohérence des données
62 -** Pensée pour une utilisation continue
63 -
64 -À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
65 -
66 ->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
43 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
67 67  )))
68 -)))
69 69  
70 70  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
71 71  
72 -Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
48 +Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
73 73  
74 74  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
75 75  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -88,30 +88,30 @@
88 88  * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
89 89  * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
90 90  * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
67 +* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
91 91  )))
92 92  
93 -== Sélectionner les champs ==
70 +== Préparer un modèle de saisie rapide ==
94 94  
95 -La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
72 +Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
96 96  
97 97  1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
98 98  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
99 -1. Choisissez **toujours** la **grille complète** comme référence.
100 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
101 -1. Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
102 -1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
103 -1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
104 -1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
105 -1. Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
76 +1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
77 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
78 +1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
79 +1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
106 106  
107 -(% class="box infomessage" %)
81 +(% class="box successmessage" %)
108 108  (((
109 -**Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnalisée**Pour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
83 +**Bonnes pratiques : **
110 110  
111 -* Renseignez le champ avec la **valeur souhaitée**.
112 -* Cliquez sur l’**icône étoile** pour mémoriser cette valeur.
85 +Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
113 113  
114 -Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera **automatiquement renseigné** avec cette valeur.
87 +* choisissez d’abord un terme ;
88 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
89 +
90 +Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
115 115  )))
116 116  
117 117  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -123,14 +123,18 @@
123 123  [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -[[Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide>>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 128  
105 +[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +
107 +
129 129  [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 132  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
113 +
134 134  == Créer la grille ==
135 135  
136 136  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
... ... @@ -142,14 +142,14 @@
142 142  * Choisissez ensuite la **table cible**.
143 143  )))
144 144  1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
145 -1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (toujours la grille complète).
125 +1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
146 146  1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
147 147  1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
148 148  1. **Sauvegardez** la grille.
149 149  
150 -(% class="box infomessage" %)
130 +(% class="box successmessage" %)
151 151  (((
152 -**Pour info :**
132 +**Bonnes pratiques** : 
153 153  
154 154  * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
155 155  * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
... ... @@ -175,8 +175,16 @@
175 175  
176 176  == Configurer les champs ==
177 177  
178 - Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
158 +Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
179 179  
160 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
161 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
162 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
163 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
164 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
165 +
166 + Pour configurer un champ :
167 +
180 180  1. **Positionnez-vous** sur le champ.
181 181  1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
182 182  1. **Activez les options** nécessaires.
... ... @@ -189,16 +189,9 @@
189 189  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
190 190  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
191 191  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
180 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
192 192  )))
193 193  
194 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
195 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.|Rendre le champ //Statut juridique// obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
196 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible dans la grille mais **non modifiable**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.|Rendre le champ //Préfixe// non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
197 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.|Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
198 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué dans la grille**, même s’il contient une donnée.|Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.|Le champ //Type de bien// peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
199 -
200 -
201 -
202 202  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 204  
... ... @@ -207,6 +207,7 @@
207 207  
208 208  [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
191 +
210 210  == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
211 211  
212 212  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
... ... @@ -219,15 +219,12 @@
219 219  1. **Appliquez **les modifications.
220 220  1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
221 221  
222 -(% class="box warningmessage" %)
204 +(% class="box successmessage" %)
223 223  (((
224 -**Attention – (% class="mark small" %)Version 4.7(%%)**
206 +Bonnes pratiques :
225 225  
226 -À partir de la version **4.7**, utilisez **exclusivement les rôles BAM** pour la gestion des **modèles de publication**, des **grilles de saisie** et des **vues**.
227 -
228 -**Ne modifiez en aucun cas les autres rôles** : ils sont **mis à jour automatiquement à chaque montée de version**.
229 -
230 -Toute modification effectuée sur ces rôles sera **écrasée et perdue** lors des mises à jour.
208 +* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
209 +* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
231 231  )))
232 232  
233 233  [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -236,6 +236,10 @@
236 236  
237 237  [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 238  
218 +
219 +[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +
221 +
239 239  = Modifier une grille de saisie =
240 240  
241 241  (% class="box warningmessage" %)
1751955478415-872.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
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