Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Propriétés de la Page

Auteur du document

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1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

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17		-= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
	17	+= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19		-== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
	19	+Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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21		-Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
22		-
23		-* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
	21	+* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24	24	* **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25		-* **Adapter la grille aux types de collections**
26	26	* **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
27		-* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
	24	+* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
28	28	* **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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30	30	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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32		->(% class="small" %)Exemples :
	29	+>(% class="small" %)Cas d'usage :
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34		->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
	31	+>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
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36		->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
	33	+>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
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39		->(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
	36	+>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
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43		->(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
	40	+>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
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45		-(% class="box infomessage" %)
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47		-== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
48		-
49		-* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
50		-** Gain de temps
51		-** Idéal pour un traitement ponctuel
52		-** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
53		-
54		-À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
55		-
56		->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
57		->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
58		-
59		-* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
60		-** Adaptée aux usages métiers
61		-** Améliore la cohérence des données
62		-** Pensée pour une utilisation continue
63		-
64		-À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
65		-
66		->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
	42	+>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
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68		-)))
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70	70	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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72		-Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
	47	+Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
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74	74	* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
75	75	* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
76	76	* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
77	77
78		-= Créer une grille de saisie =
79		-
80		-La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
81		-
82	82	(% class="box successmessage" %)
83	83	(((
84	84	Bonnes pratiques :
...	...	@@ -91,6 +91,10 @@
91	91	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
92	92	)))
93	93
	65	+= Créer une grille de saisie =
	66	+
	67	+La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	68	+
94	94	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
95	95
96	96	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
...	...	@@ -106,12 +106,10 @@
106	106	(((
107	107	**Bonnes pratiques : **
108	108
109		-Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
	84	+Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
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111		-* choisissez d’abord un terme ;
	86	+* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
112	112	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
113		-
114		-Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
115	115	)))
116	116
117	117	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -201,7 +201,7 @@
201	201	* Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
202	202	* Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
203	203	* Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
204		-* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
	177	+* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
205	205	)))
206	206
207	207	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -363,8 +363,6 @@
363	363	(((
364	364	**Aller plus loin**
365	365
366		-* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
367		-* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
368	368	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
369	369	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
370	370	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]