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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/15 14:29
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 11:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -8,77 +8,48 @@
8 8  * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 9  * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
10 10  
11 -Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
11 +Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
12 12  
13 13  Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
17 += Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
18 18  
19 -== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
19 +Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20 20  
21 -Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
22 -
23 -* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
21 +* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 24  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 -* **Adapter la grille aux types de collections**
26 26  * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
27 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
24 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
28 28  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
29 29  
30 30  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
31 31  
32 ->(% class="small" %)Exemples :
29 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
33 33  
34 ->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
31 +>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
35 35  
36 ->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
33 +>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
37 37  
38 38  (((
39 ->(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
36 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
40 40  )))
41 41  
42 42  (((
43 ->(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
40 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
44 44  
45 -(% class="box infomessage" %)
46 -(((
47 -== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
48 -
49 -* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
50 -** Gain de temps
51 -** Idéal pour un traitement ponctuel
52 -** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
53 -
54 -À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
55 -
56 ->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
57 ->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
58 -
59 -* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
60 -** Adaptée aux usages métiers
61 -** Améliore la cohérence des données
62 -** Pensée pour une utilisation continue
63 -
64 -À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
65 -
66 ->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
42 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
67 67  )))
68 -)))
69 69  
70 70  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
71 71  
72 -Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
47 +Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
73 73  
74 74  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
75 75  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
76 76  * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
77 77  
78 -= Créer une grille de saisie =
79 -
80 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
81 -
82 82  (% class="box successmessage" %)
83 83  (((
84 84  Bonnes pratiques :
... ... @@ -91,6 +91,10 @@
91 91  * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
92 92  )))
93 93  
65 += Créer une grille de saisie =
66 +
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 +
94 94  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
95 95  
96 96  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -99,7 +99,7 @@
99 99  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
100 100  1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
101 101  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
102 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
77 +1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
103 103  1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
104 104  
105 105  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -106,12 +106,10 @@
106 106  (((
107 107  **Bonnes pratiques : **
108 108  
109 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
84 +Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
110 110  
111 -* choisissez d’abord un terme ;
86 +* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
112 112  * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
113 -
114 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
115 115  )))
116 116  
117 117  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -129,7 +129,7 @@
129 129  [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 134  
135 135  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
202 202  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
203 203  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
204 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
177 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
205 205  )))
206 206  
207 207  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -250,13 +250,6 @@
250 250  Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
251 251  )))
252 252  
253 -(% class="box successmessage" %)
254 -(((
255 -**Bonnes pratiques : **
256 -
257 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
258 -)))
259 -
260 260  == Ajouter des champs ==
261 261  
262 262  1. Revenez dans la table concernée en mode création.
... ... @@ -265,6 +265,7 @@
265 265  1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
266 266  1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
267 267  1. Sauvegardez la grille.
234 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
268 268  
269 269  [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
... ... @@ -275,7 +275,7 @@
275 275  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 276  
277 277  
278 -[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 +[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 280  
281 281  [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -286,13 +286,11 @@
286 286  1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
287 287  1. **Supprimez **le champ.
288 288  1. **Sauvegardez** la grille.
256 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
289 289  
290 -[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 292  
293 -[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 -
295 -
296 296  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
297 297  
298 298  Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
... ... @@ -307,8 +307,7 @@
307 307  
308 308  * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
309 309  * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
310 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
311 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
275 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
312 312  )))
313 313  
314 314  == Masquer une grille ==
... ... @@ -318,6 +318,7 @@
318 318  1. Choisissez la **source **et la **table**.
319 319  1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
320 320  1. **Appliquez les modifications**.
285 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
321 321  
322 322  [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 323  
... ... @@ -363,8 +363,6 @@
363 363  (((
364 364  **Aller plus loin**
365 365  
366 -* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
367 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
368 368  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
369 369  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
370 370  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -373,28 +373,6 @@
373 373  (% class="box" %)
374 374  (((
375 375  **Icônes principales**
376 -
377 -__Modèle de saisie rapide__
378 -
379 -* [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
380 -
381 -* [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
382 -
383 -* [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
384 -
385 -* [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
386 -
387 -__Éditeur de grilles__
388 -
389 -* [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
390 -
391 -* [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
392 -
393 -* [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
394 -
395 -* [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
396 -
397 -* [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
398 398  )))
399 399  
400 400  (((
1758099818466-413.png
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