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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/15 14:24
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 11:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -8,62 +8,39 @@
8 8  * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 9  * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
10 10  
11 -Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
11 +Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
12 12  
13 13  Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
17 += Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
18 18  
19 -Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
19 +Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20 20  
21 -* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
21 +* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 22  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 -* **Adapter la grille aux types de collections**
24 24  * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
25 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
24 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
26 26  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
27 27  
28 28  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
29 29  
30 ->(% class="small" %)Exemples :
29 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
31 31  
32 ->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
31 +>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
33 33  
34 ->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
33 +>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
35 35  
36 36  (((
37 ->(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
36 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
38 38  )))
39 39  
40 40  (((
41 ->(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
40 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
42 42  
43 -(% class="box infomessage" %)
44 -(((
45 -== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
46 -
47 -* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
48 -** Gain de temps
49 -** Idéal pour un traitement ponctuel
50 -** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
51 -
52 -À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
53 -
54 ->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
55 ->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
56 -
57 -* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
58 -** Adaptée aux usages métiers
59 -** Améliore la cohérence des données
60 -** Pensée pour une utilisation continue
61 -
62 -À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
63 -
64 ->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
42 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
65 65  )))
66 -)))
67 67  
68 68  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
69 69  
... ... @@ -73,10 +73,6 @@
73 73  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
74 74  * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
75 75  
76 -= Créer une grille de saisie =
77 -
78 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
79 -
80 80  (% class="box successmessage" %)
81 81  (((
82 82  Bonnes pratiques :
... ... @@ -89,6 +89,10 @@
89 89  * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
90 90  )))
91 91  
65 += Créer une grille de saisie =
66 +
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 +
92 92  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
93 93  
94 94  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -97,7 +97,7 @@
97 97  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
98 98  1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
99 99  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
100 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
77 +1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
101 101  1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
102 102  
103 103  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -104,12 +104,10 @@
104 104  (((
105 105  **Bonnes pratiques : **
106 106  
107 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
84 +Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
108 108  
109 -* choisissez d’abord un terme ;
86 +* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
110 110  * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
111 -
112 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
113 113  )))
114 114  
115 115  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -127,7 +127,7 @@
127 127  [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
130 -[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
132 132  
133 133  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -199,7 +199,7 @@
199 199  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
200 200  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
201 201  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
202 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
177 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
203 203  )))
204 204  
205 205  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -248,13 +248,6 @@
248 248  Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
249 249  )))
250 250  
251 -(% class="box successmessage" %)
252 -(((
253 -**Bonnes pratiques : **
254 -
255 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
256 -)))
257 -
258 258  == Ajouter des champs ==
259 259  
260 260  1. Revenez dans la table concernée en mode création.
... ... @@ -263,6 +263,7 @@
263 263  1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
264 264  1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
265 265  1. Sauvegardez la grille.
234 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
266 266  
267 267  [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 268  
... ... @@ -284,13 +284,11 @@
284 284  1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
285 285  1. **Supprimez **le champ.
286 286  1. **Sauvegardez** la grille.
256 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
287 287  
288 -[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 290  
291 -[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 -
293 -
294 294  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
295 295  
296 296  Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
... ... @@ -305,8 +305,7 @@
305 305  
306 306  * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
307 307  * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
308 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
309 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
275 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
310 310  )))
311 311  
312 312  == Masquer une grille ==
... ... @@ -316,6 +316,7 @@
316 316  1. Choisissez la **source **et la **table**.
317 317  1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
318 318  1. **Appliquez les modifications**.
285 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
319 319  
320 320  [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
... ... @@ -361,8 +361,6 @@
361 361  (((
362 362  **Aller plus loin**
363 363  
364 -* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
365 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
366 366  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
367 367  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
368 368  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -384,9 +384,9 @@
384 384  
385 385  __Éditeur de grilles__
386 386  
387 -* [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
352 +* [[image:1758100420627-451.png]] Ajouter un champ 
388 388  
389 -* [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
354 +* [[image:1758100384013-413.png||height="20" width="20"]] Retirer un champ 
390 390  
391 391  * [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
392 392  
1758100981308-604.png
Auteur
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