Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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Résumé
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Détails
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- Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -8,62 +8,37 @@ 8 8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ; 9 9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**. 10 10 11 -Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard s** du point de vue des utilisateurs.11 +Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs. 12 12 13 -Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.13 +Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**. 14 14 ))) 15 15 16 16 ((( 17 -= Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? = 17 += Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? = 18 18 19 -Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfoispeuadaptésauxpratiquesdecertaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :19 +Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de : 20 20 21 -* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus. 21 +* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus. 22 22 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche). 23 -* **Adapter la grille aux types de collections** 24 24 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs. 25 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels .24 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ; 26 26 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés. 27 27 28 28 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage. 29 29 30 ->(% class="small" %) Exemples :29 +>(% class="small" %)Cas d'usage : 31 31 32 ->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs 33 - 34 ->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections : grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle 35 - 36 36 ((( 37 ->(% class="small" %) Unegrille donnéesminimalesobligatoires : grilleimposantleremplissagede champscléscommele statut juridiqueou ladénomination afindegarantirun socle d'informationscomplet et homogène pourtoutes les notices.32 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires. 38 38 ))) 39 39 40 40 ((( 41 ->(% class="small" %) Une grilleRégiedes collections: grille mettantenavantles champsliésàla gestionmatérielleetlogistique.36 +>(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents). 42 42 43 -(% class="box infomessage" %) 44 -((( 45 -== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? == 38 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel). 46 46 47 -* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive 48 -** Gain de temps 49 -** Idéal pour un traitement ponctuel 50 -** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme 51 - 52 -À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques. 53 - 54 ->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre 55 ->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation). 56 - 57 -* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie 58 -** Adaptée aux usages métiers 59 -** Améliore la cohérence des données 60 -** Pensée pour une utilisation continue 61 - 62 -À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution. 63 - 64 ->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène. 40 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors). 65 65 ))) 66 -))) 67 67 68 68 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? == 69 69 ... ... @@ -73,10 +73,6 @@ 73 73 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC. 74 74 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons. 75 75 76 -= Créer une grille de saisie = 77 - 78 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs. 79 - 80 80 (% class="box successmessage" %) 81 81 ((( 82 82 Bonnes pratiques : ... ... @@ -89,6 +89,10 @@ 89 89 * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**. 90 90 ))) 91 91 63 += Créer une grille de saisie = 64 + 65 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs. 66 + 92 92 == Préparer un modèle de saisie rapide == 93 93 94 94 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille. ... ... @@ -97,7 +97,7 @@ 97 97 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.** 98 98 1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs. 99 99 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche. 100 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]]. 75 +1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]]. 101 101 1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile. 102 102 103 103 (% class="box successmessage" %) ... ... @@ -104,12 +104,10 @@ 104 104 ((( 105 105 **Bonnes pratiques : ** 106 106 107 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champscontrôlés(listes,thésaurus,etc.)**avec une valeur par défaut :82 +Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut : 108 108 109 -* choisissez d’abord un terme ;84 +* choisissez d’abord un terme dans la liste ; 110 110 * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur. 111 - 112 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre. 113 113 ))) 114 114 115 115 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -127,7 +127,7 @@ 127 127 [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 129 129 130 -[[//Annuler l asaisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]103 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 131 131 132 132 133 133 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -138,12 +138,12 @@ 138 138 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée. 139 139 140 140 1. ((( 141 -** Rendez-vousdansAdministration> Données > Édition de grilles**.114 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**. 142 142 143 143 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue). 144 144 * Choisissez ensuite la **table cible**. 145 145 ))) 146 -1. **Cliquez surCréer**, en bas à gauche.119 +1. **Cliquez Créer**, en bas à gauche. 147 147 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète). 148 148 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé. 149 149 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver. ... ... @@ -199,7 +199,7 @@ 199 199 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**. 200 200 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie. 201 201 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles. 202 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code i nformatique lié aux valeursprédéfinies dansmodèle de saisie rapide.175 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif. 203 203 ))) 204 204 205 205 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -215,10 +215,10 @@ 215 215 216 216 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel. 217 217 218 -1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.191 +1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**. 219 219 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**. 220 -1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.221 -1. Choisissez la** source **et la**table **concernées.193 +1. Allez dans l’onglet** Scenarii**. 194 +1. Choisissez la** source **et la** table **concernées. 222 222 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles. 223 223 1. **Appliquez **les modifications. 224 224 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée. ... ... @@ -243,26 +243,23 @@ 243 243 244 244 = Modifier une grille de saisie = 245 245 219 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration). 220 + 246 246 (% class="box warningmessage" %) 247 247 ((( 248 - Seulesles**grillespersonnalisées**peuvent être modifiées.223 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées. 249 249 ))) 250 250 251 -(% class="box successmessage" %) 252 -((( 253 -**Bonnes pratiques : ** 254 - 255 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement. 256 -))) 257 - 258 258 == Ajouter des champs == 259 259 260 -1. Revenez dans la table concernée en mode création. 261 -1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le. 262 -1. Fermez la notice sans l’enregistrer. 263 -1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**. 264 -1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire. 265 -1. Sauvegardez la grille. 228 +1. **Revenez dans la table concernée en mode création** pour accéder au modèle de saisie rapide. 229 +1. **Ajoutez le champ manquant** dans le modèle (sélection par l’étoile). 230 +1. **Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide**, puis **fermez la grille (notice) sans l’enregistrer. ** 231 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**. 232 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier. 233 +1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le si besoin** (obligatoire, important, non-éditable, caché). 234 +1. **Sauvegardez** la grille. 235 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement. 266 266 267 267 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 268 268 ... ... @@ -272,8 +272,9 @@ 272 272 273 273 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 274 274 245 +[[image:1758093623090-718.png;charset=utf-8]] 275 275 276 -[[//Ouverture de la grille de saisie ,sélectiondu modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]247 +[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 277 278 278 279 279 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -281,23 +281,22 @@ 281 281 282 282 == Supprimer des champs == 283 283 284 -1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles. 285 -1. **Supprimez **le champ. 255 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administration > Données > Édition de grilles**. 256 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier. 257 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**. 258 +1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître. 286 286 1. **Sauvegardez** la grille. 260 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement. 287 287 288 -[[// Choix dela sourceetdela table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]262 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 289 289 290 290 291 -[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 292 - 293 - 294 294 = Masquer ou supprimer une grille de saisie = 295 295 296 296 Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous : 297 297 298 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé 299 -|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards. 300 -|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète. 269 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement. 270 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible. 301 301 302 302 (% class="box successmessage" %) 303 303 ((( ... ... @@ -305,17 +305,19 @@ 305 305 306 306 * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle. 307 307 * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées. 308 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs. 309 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement. 278 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur. 310 310 ))) 311 311 312 312 == Masquer une grille == 313 313 314 -1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné. 283 +1. Depuis l’espace de travail **Administration**, accédez au menu **Accès > Gestion des rôles**. 284 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe). 315 315 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**. 316 -1. Choisissez la **source **et la **table**. 317 -1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées. 286 +1. **Choisissez la source de données** (ex. //Musée//, //Default//, //Archives//). 287 +1. **Sélectionnez la table** concernée. 288 +1. **Décochez la ou les grilles personnalisées** dans la liste des grilles disponibles. 318 318 1. **Appliquez les modifications**. 290 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus. 319 319 320 320 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 321 321 ... ... @@ -330,12 +330,13 @@ 330 330 331 331 (% class="box warningmessage" %) 332 332 ((( 333 -Les **grilles standards** livrées parFlora ne peuvent pas être supprimées.305 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées. 334 334 ))) 335 335 336 -1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée. 337 -1. Sélectionnez la grille personnalisée. 338 -1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez. 308 +1. Accédez au menu **Administrer > Données > Édition de grilles**. 309 +1. Sélectionnez la **source de données** et la **table** concernée. 310 +1. Sélectionnez la** grille personnalisée **que vous souhaitez supprimer. 311 +1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et** confirmez **la suppression. 339 339 340 340 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 341 341 ... ... @@ -361,8 +361,6 @@ 361 361 ((( 362 362 **Aller plus loin** 363 363 364 -* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]] 365 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 366 366 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 367 367 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]] 368 368 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]] ... ... @@ -371,28 +371,6 @@ 371 371 (% class="box" %) 372 372 ((( 373 373 **Icônes principales** 374 - 375 -__Modèle de saisie rapide__ 376 - 377 -* [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 378 - 379 -* [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 380 - 381 -* [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés 382 - 383 -* [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle 384 - 385 -__Éditeur de grilles__ 386 - 387 -* [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 388 - 389 -* [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 390 - 391 -* [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ 392 - 393 -* [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration 394 - 395 -* [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille 396 396 ))) 397 397 398 398 (((
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