Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Propriétés de la Page

Auteur du document

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1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

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17		-= Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
	17	+= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
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19		-Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
	19	+Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20	20
21		-* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
	21	+* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22	22	* **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23		-* **Adapter la grille aux types de collections**
24	24	* **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
25		-* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
	24	+* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
26	26	* **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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28	28	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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30		->(% class="small" %)Exemples :
	29	+>(% class="small" %)Cas d'usage :
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32		->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
	31	+>(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
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34		->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
	33	+>(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
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37		->(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
	36	+>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
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41		->(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
	40	+>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
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43		-(% class="box infomessage" %)
44		-(((
45		-== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
46		-
47		-* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
48		-** Gain de temps
49		-** Idéal pour un traitement ponctuel
50		-** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
51		-
52		-À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
53		-
54		->(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
55		->(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
56		-
57		-* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
58		-** Adaptée aux usages métiers
59		-** Améliore la cohérence des données
60		-** Pensée pour une utilisation continue
61		-
62		-À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
63		-
64		->(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
	42	+>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
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66		-)))
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68	68	== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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...	...	@@ -73,10 +73,6 @@
73	73	* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
74	74	* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
75	75
76		-= Créer une grille de saisie =
77		-
78		-La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
79		-
80	80	(% class="box successmessage" %)
81	81	(((
82	82	Bonnes pratiques :
...	...	@@ -89,6 +89,10 @@
89	89	* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
90	90	)))
91	91
	65	+= Créer une grille de saisie =
	66	+
	67	+La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
	68	+
92	92	== Préparer un modèle de saisie rapide ==
93	93
94	94	Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
...	...	@@ -104,12 +104,10 @@
104	104	(((
105	105	**Bonnes pratiques : **
106	106
107		-Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
	84	+Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
108	108
109		-* choisissez d’abord un terme ;
	86	+* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
110	110	* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
111		-
112		-Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
113	113	)))
114	114
115	115	[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -199,7 +199,7 @@
199	199	* Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
200	200	* Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
201	201	* Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
202		-* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
	177	+* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
203	203	)))
204	204
205	205	[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -250,9 +250,9 @@
250	250
251	251	(% class="box successmessage" %)
252	252	(((
253		-**Bonnes pratiques : **
	228	+Bonnes pratiques :
254	254
255		-* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
	230	+* Déconnexion/reconnexion nécessaire pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
256	256	)))
257	257
258	258	== Ajouter des champs ==
...	...	@@ -306,7 +306,6 @@
306	306	* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
307	307	* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
308	308	* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
309		-* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
310	310	)))
311	311
312	312	== Masquer une grille ==
...	...	@@ -316,6 +316,7 @@
316	316	1. Choisissez la **source **et la **table**.
317	317	1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
318	318	1. **Appliquez les modifications**.
	293	+1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
319	319
320	320	[[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321	321
...	...	@@ -361,8 +361,6 @@
361	361	(((
362	362	**Aller plus loin**
363	363
364		-* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
365		-* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
366	366	* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
367	367	* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
368	368	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]