Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Contenu

@@ -14,8 +14,10 @@
  )))
  (((
--= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
++= Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
++== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
++
  Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
@@ -34,18 +34,40 @@
  >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
  (((
-->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
++>(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
  )))
  (((
-->(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
++>(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
-->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
++
++* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
++** Gain de temps
++** Idéal pour un traitement ponctuel
++** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
++
++À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
++
++>(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
++>(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
++
++* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
++** Adaptée aux usages métiers
++** Améliore la cohérence des données
++** Pensée pour une utilisation continue
++
++À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
++
++>(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
  )))
++)))
  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
--Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
++Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
@@ -64,30 +64,30 @@
  * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
  * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
  * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
--* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
  )))
--== Préparer un modèle de saisie rapide ==
++== Sélectionner les champs ==
--Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
++La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
 . **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
 . Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
--1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
--1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
--1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
--1.  Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
++1. Choisissez **toujours** la **grille complète** comme référence.
++1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
++1. Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
++1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
++1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
++1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
++1. Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++**Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnalisée**Pour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
--Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
++* Renseignez le champ avec la **valeur souhaitée**.
++* Cliquez sur l’**icône étoile** pour mémoriser cette valeur.
--* choisissez d’abord un terme ;
--* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
--
--Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
++Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera **automatiquement renseigné** avec cette valeur.
  )))
  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -99,18 +99,14 @@
  [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide>>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  == Créer la grille ==
  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
@@ -122,14 +122,14 @@
  * Choisissez ensuite la **table cible**.
  )))
 . **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
--1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
++1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (toujours la grille complète).
 . **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
 . **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
 . **Sauvegardez** la grille.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques** :
++**Pour info :**
  * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
  * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
@@ -155,16 +155,8 @@
  == Configurer les champs ==
--Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
++ Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
--|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
--|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
--|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
--|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
--
-- Pour configurer un champ :
--
 . **Positionnez-vous** sur le champ.
 . **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
 . **Activez les options** nécessaires.
@@ -177,9 +177,16 @@
  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
--* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
  )))
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
++|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.|Rendre le champ //Statut juridique// obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
++|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible dans la grille mais **non modifiable**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.|Rendre le champ //Préfixe// non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
++|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.|Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
++|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué dans la grille**, même s’il contient une donnée.|Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.|Le champ //Type de bien// peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie  Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
++
++
++
  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -188,7 +188,6 @@
  [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
@@ -201,12 +201,15 @@
 . **Appliquez **les modifications.
 . **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Attention – (% class="mark small" %)Version 4.7(%%)**
--* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
--* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
++À partir de la version **4.7**, utilisez **exclusivement les rôles BAM** pour la gestion des **modèles de publication**, des **grilles de saisie** et des **vues**.
++
++**Ne modifiez en aucun cas les autres rôles** : ils sont **mis à jour automatiquement à chaque montée de version**.
++
++Toute modification effectuée sur ces rôles sera **écrasée et perdue** lors des mises à jour.
  )))
  [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -215,24 +215,14 @@
  [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Modifier une grille de saisie =
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
++**Attention**
++Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être modifiées.**
  )))
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--
--* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
--)))
--
  == Ajouter des champs ==
 . Revenez dans la table concernée en mode création.
@@ -271,20 +271,20 @@
  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
--Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
++)))
++Lorsqu’une **grille n’est plus pertinente**, deux actions sont possibles, selon le contexte et le besoin :
++
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
--|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
--|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
++|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée du rôle et n’est plus proposée aux utilisateurs.|(% style="width:189px" %)Réversible (la grille peut être réaffectée ultérieurement).|(% style="width:294px" %)À privilégier si vous n’êtes pas certain de vouloir la supprimer définitivement ou pour masquer des grilles standards non utilisées.
++|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est supprimée de la base.|(% style="width:189px" %)Irréversible.|(% style="width:294px" %)À utiliser uniquement lorsque la grille est obsolète et n’a plus vocation à être utilisée.(((
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
--* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
--* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
--* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
++
  )))
  == Masquer une grille ==
@@ -300,15 +300,12 @@
  [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[//Grilles masquées pour les conservateurs //>>image:1758093215339-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  == Supprimer une grille ==
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
++**Attention**
++Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
  )))
 . Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
@@ -322,10 +322,6 @@
  [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -339,8 +339,6 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]

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