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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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sur 2025/12/15 11:55
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sur 2025/12/15 15:23
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -14,8 +14,10 @@
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
17 += Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
18 18  
19 +== Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
20 +
19 19  Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20 20  
21 21  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
... ... @@ -34,18 +34,40 @@
34 34  >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
35 35  
36 36  (((
37 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
39 +>(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
38 38  )))
39 39  
40 40  (((
41 ->(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
43 +>(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
42 42  
43 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
45 +(% class="box infomessage" %)
46 +(((
47 +== Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
48 +
49 +* **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
50 +** Gain de temps
51 +** Idéal pour un traitement ponctuel
52 +** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
53 +
54 +À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
55 +
56 +>(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
57 +>(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
58 +
59 +* **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
60 +** Adaptée aux usages métiers
61 +** Améliore la cohérence des données
62 +** Pensée pour une utilisation continue
63 +
64 +À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
65 +
66 +>(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
44 44  )))
68 +)))
45 45  
46 46  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
47 47  
48 -Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :
72 +Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
49 49  
50 50  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
51 51  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -64,30 +64,30 @@
64 64  * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
65 65  * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
66 66  * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
67 -* Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
68 68  )))
69 69  
70 -== Préparer un modèle de saisie rapide ==
93 +== Sélectionner les champs ==
71 71  
72 -Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
95 +La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
73 73  
74 74  1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
75 75  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
76 -1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
77 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
78 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
79 -1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
99 +1. Choisissez **toujours** la **grille complète** comme référence.
100 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
101 +1. Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
102 +1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
103 +1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
104 +1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
105 +1. Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
80 80  
81 -(% class="box successmessage" %)
107 +(% class="box infomessage" %)
82 82  (((
83 -**Bonnes pratiques : **
109 +**Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnalisée**Pour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
84 84  
85 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
111 +* Renseignez le champ avec la **valeur souhaitée**.
112 +* Cliquez sur l’**icône étoile** pour mémoriser cette valeur.
86 86  
87 -* choisissez d’abord un terme ;
88 -* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
89 -
90 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
114 +Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera **automatiquement renseigné** avec cette valeur.
91 91  )))
92 92  
93 93  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -99,18 +99,14 @@
99 99  [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
102 -[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +[[Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide>>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
105 -[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 -
107 -
108 108  [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 111  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -
114 114  == Créer la grille ==
115 115  
116 116  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
... ... @@ -122,14 +122,14 @@
122 122  * Choisissez ensuite la **table cible**.
123 123  )))
124 124  1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
125 -1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
145 +1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (toujours la grille complète).
126 126  1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
127 127  1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
128 128  1. **Sauvegardez** la grille.
129 129  
130 -(% class="box successmessage" %)
150 +(% class="box infomessage" %)
131 131  (((
132 -**Bonnes pratiques** : 
152 +**Pour info :**
133 133  
134 134  * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
135 135  * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
... ... @@ -155,16 +155,8 @@
155 155  
156 156  == Configurer les champs ==
157 157  
158 -Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :
178 + Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
159 159  
160 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
161 -|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
162 -|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
163 -|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
164 -|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.|L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie
165 -
166 - Pour configurer un champ :
167 -
168 168  1. **Positionnez-vous** sur le champ.
169 169  1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
170 170  1. **Activez les options** nécessaires.
... ... @@ -177,9 +177,16 @@
177 177  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
178 178  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
179 179  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
180 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
181 181  )))
182 182  
194 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
195 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.|Rendre le champ //Statut juridique// obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
196 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible dans la grille mais **non modifiable**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.|Rendre le champ //Préfixe// non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
197 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.|Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
198 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué dans la grille**, même s’il contient une donnée.|Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.|Le champ //Type de bien// peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
199 +
200 +
201 +
183 183  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
185 185  
... ... @@ -188,7 +188,6 @@
188 188  
189 189  [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
191 -
192 192  == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
193 193  
194 194  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
... ... @@ -201,12 +201,15 @@
201 201  1. **Appliquez **les modifications.
202 202  1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
203 203  
204 -(% class="box successmessage" %)
222 +(% class="box warningmessage" %)
205 205  (((
206 -Bonnes pratiques :
224 +**Attention – (% class="mark small" %)Version 4.7(%%)**
207 207  
208 -* **Répétez l’opération** si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
209 -* Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.
226 +À partir de la version **4.7**, utilisez **exclusivement les rôles BAM** pour la gestion des **modèles de publication**, des **grilles de saisie** et des **vues**.
227 +
228 +**Ne modifiez en aucun cas les autres rôles** : ils sont **mis à jour automatiquement à chaque montée de version**.
229 +
230 +Toute modification effectuée sur ces rôles sera **écrasée et perdue** lors des mises à jour.
210 210  )))
211 211  
212 212  [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -215,10 +215,6 @@
215 215  
216 216  [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 -
219 -[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 -
221 -
222 222  = Modifier une grille de saisie =
223 223  
224 224  (% class="box warningmessage" %)
1751955478415-872.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
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