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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/15 11:55
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 09:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -8,39 +8,36 @@
8 8  * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 9  * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
10 10  
11 -Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
11 +Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
12 12  
13 -Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
13 +Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 17  = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
18 18  
19 -Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
19 +Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20 20  
21 -* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
21 +* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 22  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
23 -* **Adapter la grille aux types de collections**
24 24  * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
25 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
24 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels ;
26 26  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
27 27  
28 28  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
29 29  
30 ->(% class="small" %)Exemples :
29 +>(% class="small" %)Cas d'usage :
31 31  
32 ->(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
33 -
34 ->(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
35 -
36 36  (((
37 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
32 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
38 38  )))
39 39  
40 40  (((
41 ->(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
36 +>(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
42 42  
43 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
38 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
39 +
40 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
44 44  )))
45 45  
46 46  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
... ... @@ -51,10 +51,6 @@
51 51  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
52 52  * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
53 53  
54 -= Créer une grille de saisie =
55 -
56 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
57 -
58 58  (% class="box successmessage" %)
59 59  (((
60 60  Bonnes pratiques :
... ... @@ -67,6 +67,10 @@
67 67  * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
68 68  )))
69 69  
63 += Créer une grille de saisie =
64 +
65 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
66 +
70 70  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
71 71  
72 72  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -75,7 +75,7 @@
75 75  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
76 76  1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
77 77  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
78 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
75 +1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
79 79  1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
80 80  
81 81  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -82,12 +82,10 @@
82 82  (((
83 83  **Bonnes pratiques : **
84 84  
85 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
82 +Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
86 86  
87 -* choisissez d’abord un terme ;
84 +* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
88 88  * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
89 -
90 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
91 91  )))
92 92  
93 93  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -105,7 +105,7 @@
105 105  [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
108 -[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 110  
111 111  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -116,12 +116,12 @@
116 116  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
117 117  
118 118  1. (((
119 -**Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
114 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
120 120  
121 121  * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
122 122  * Choisissez ensuite la **table cible**.
123 123  )))
124 -1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
119 +1. **Cliquez Créer**, en bas à gauche.
125 125  1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
126 126  1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
127 127  1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
... ... @@ -177,7 +177,7 @@
177 177  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
178 178  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
179 179  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
180 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
175 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
181 181  )))
182 182  
183 183  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -226,13 +226,6 @@
226 226  Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
227 227  )))
228 228  
229 -(% class="box successmessage" %)
230 -(((
231 -**Bonnes pratiques : **
232 -
233 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
234 -)))
235 -
236 236  == Ajouter des champs ==
237 237  
238 238  1. Revenez dans la table concernée en mode création.
... ... @@ -239,8 +239,9 @@
239 239  1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
240 240  1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
241 241  1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
242 -1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
230 +1. **Ajoutez le champ** issu du modèle et **configurez-le **si nécessaire.
243 243  1. Sauvegardez la grille.
232 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
244 244  
245 245  [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
... ... @@ -251,7 +251,7 @@
251 251  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 252  
253 253  
254 -[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 256  
257 257  [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -262,19 +262,17 @@
262 262  1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
263 263  1. **Supprimez **le champ.
264 264  1. **Sauvegardez** la grille.
254 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte utilisateur pour voir le résultat.
265 265  
266 -[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 268  
269 -[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 272  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
273 273  
274 274  Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
275 275  
276 276  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
277 -|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
264 +|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer. Ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
278 278  |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
279 279  
280 280  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -283,8 +283,7 @@
283 283  
284 284  * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
285 285  * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
286 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
287 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
273 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
288 288  )))
289 289  
290 290  == Masquer une grille ==
... ... @@ -292,8 +292,9 @@
292 292  1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
293 293  1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
294 294  1. Choisissez la **source **et la **table**.
295 -1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
281 +1. **Décochez** la grille.
296 296  1. **Appliquez les modifications**.
283 +1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien masquée.
297 297  
298 298  [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
... ... @@ -313,7 +313,7 @@
313 313  
314 314  1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
315 315  1. Sélectionnez la grille personnalisée.
316 -1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
303 +1. Cliquez sur **Supprimer** et confirmez.
317 317  
318 318  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
... ... @@ -339,8 +339,6 @@
339 339  (((
340 340  **Aller plus loin**
341 341  
342 -* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
343 -* [[Exploiter les outils d'aide à la saisie : ajouter un terme dans une liste contrôlée>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HAjouteruntermedansunelistecontrF4lE9e||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
344 344  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
345 345  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
346 346  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -349,28 +349,6 @@
349 349  (% class="box" %)
350 350  (((
351 351  **Icônes principales**
352 -
353 -__Modèle de saisie rapide__
354 -
355 -* [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
356 -
357 -* [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
358 -
359 -* [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
360 -
361 -* [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
362 -
363 -__Éditeur de grilles__
364 -
365 -* [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
366 -
367 -* [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
368 -
369 -* [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
370 -
371 -* [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
372 -
373 -* [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
374 374  )))
375 375  
376 376  (((
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