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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
Depuis la version 75.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 08:39
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À la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 09:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -8,15 +8,15 @@
8 8  * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 9  * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
10 10  
11 -Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
11 +Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standard** du point de vue des utilisateurs.
12 12  
13 -Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
13 +Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les fichiers livrés par défaut**.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 17  = Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ? =
18 18  
19 -Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
19 +Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
20 20  
21 21  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
22 22  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
... ... @@ -28,18 +28,16 @@
28 28  
29 29  >(% class="small" %)Cas d'usage :
30 30  
31 ->(% class="small" %)Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents **pour un projet ou une thématique précise** (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une **saisie rapide et focalisée**.
32 -
33 ->(% class="small" %)Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de **rendre le chantier opérationnel et efficace**, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.
34 -
35 35  (((
36 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour **encadrer** des collègues novices ou des stagiaires.
32 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : utiliser une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou stagiaires.
37 37  )))
38 38  
39 39  (((
40 ->(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : créer une grille minimale pour** optimiser la saisie **au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
36 +>(% class="small" %)Prêts et expositions //(table évènements)// : privilégier les champs de suivi (titre, dates, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, photos, documents).
41 41  
42 ->(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils **enrichissent les notices avec des données spécialisées** (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
38 +>(% class="small" %)Campagne photo //(table photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les prises de vue (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).
39 +
40 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : proposer une grille pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).
43 43  )))
44 44  
45 45  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
... ... @@ -50,10 +50,6 @@
50 50  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 51  * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52 52  
53 -= Créer une grille de saisie =
54 -
55 -La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
56 -
57 57  (% class="box successmessage" %)
58 58  (((
59 59  Bonnes pratiques :
... ... @@ -66,6 +66,10 @@
66 66  * Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours **ajouter ou retirer des champs**.
67 67  )))
68 68  
63 += Créer une grille de saisie =
64 +
65 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
66 +
69 69  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 71  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -74,7 +74,7 @@
74 74  1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
75 75  1. Choisissez la **grille complète** comme référence afin de disposer de tous les champs.
76 76  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
77 -1. Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
75 +1. Nommez le modèle de saisie rapide , sélectionnez les champs (clique sur l'étoile [[image:1757940991758-173.png]] ) et enregistrez-le en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]].
78 78  1. Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]], puis la grille **sans l’enregistrer** pour éviter de créer une fiche inutile.
79 79  
80 80  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -81,12 +81,10 @@
81 81  (((
82 82  **Bonnes pratiques : **
83 83  
84 -Vous pouvez pré-paramétrer les **champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.)** avec une valeur par défaut :
82 +Vous pouvez pré-paramétrer des **champs à liste contrôlée** avec une valeur par défaut :
85 85  
86 -* choisissez d’abord un terme ;
84 +* choisissez d’abord un terme dans la liste ;
87 87  * cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.
88 -
89 -Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.
90 90  )))
91 91  
92 92  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -104,7 +104,7 @@
104 104  [[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 106  
107 -[[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
110 110  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -115,12 +115,12 @@
115 115  Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
116 116  
117 117  1. (((
118 -**Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
114 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
119 119  
120 120  * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 121  * Choisissez ensuite la **table cible**.
122 122  )))
123 -1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
119 +1. **Cliquez Créer**, en bas à gauche.
124 124  1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (généralement la grille complète).
125 125  1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
126 126  1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
... ... @@ -176,7 +176,7 @@
176 176  * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
177 177  * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
178 178  * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
179 -* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.
175 +* Le champ **Valeur** n’est qu’un rappel du code issu du modèle de saisie rapide, purement informatif.
180 180  )))
181 181  
182 182  [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -192,10 +192,10 @@
192 192  
193 193  Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
194 194  
195 -1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
191 +1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
196 196  1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
197 -1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
198 -1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
193 +1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
194 +1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
199 199  1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
200 200  1. **Appliquez **les modifications.
201 201  1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
... ... @@ -220,26 +220,23 @@
220 220  
221 221  = Modifier une grille de saisie =
222 222  
219 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
220 +
223 223  (% class="box warningmessage" %)
224 224  (((
225 -Seules les **grilles personnalisées** peuvent être modifiées.
223 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
226 226  )))
227 227  
228 -(% class="box successmessage" %)
229 -(((
230 -**Bonnes pratiques : **
231 -
232 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
233 -)))
234 -
235 235  == Ajouter des champs ==
236 236  
237 -1. Revenez dans la table concernée en mode création.
238 -1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
239 -1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
240 -1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
241 -1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
242 -1. Sauvegardez la grille.
228 +1. **Revenez dans la table concernée en mode création** pour accéder au modèle de saisie rapide.
229 +1. **Ajoutez le champ manquant** dans le modèle (sélection par l’étoile).
230 +1. **Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide**, puis **fermez la grille (notice) sans l’enregistrer. **
231 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**.
232 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
233 +1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le si besoin** (obligatoire, important, non-éditable, caché).
234 +1. **Sauvegardez** la grille.
235 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
243 243  
244 244  [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
... ... @@ -249,8 +249,9 @@
249 249  
250 250  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
245 +[[image:1758093623090-718.png;charset=utf-8]]
252 252  
253 -[[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 255  
256 256  [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -258,23 +258,22 @@
258 258  
259 259  == Supprimer des champs ==
260 260  
261 -1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
262 -1. **Supprimez **le champ.
255 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administration > Données > Édition de grilles**.
256 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
257 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**.
258 +1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
263 263  1. **Sauvegardez** la grille.
260 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
264 264  
265 -[[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 266  
267 267  
268 -[[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 -
270 -
271 271  = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
272 272  
273 273  Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
274 274  
275 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
276 -|**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée des rôles.|(% style="width:189px" %)Réversible (vous pouvez la réaffecter).|(% style="width:294px" %)Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
277 -|**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est effacée de la base.|(% style="width:189px" %)Définitif.|(% style="width:294px" %)Quand la grille est devenue obsolète.
269 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
270 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
278 278  
279 279  (% class="box successmessage" %)
280 280  (((
... ... @@ -282,17 +282,19 @@
282 282  
283 283  * **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
284 284  * Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
285 -* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible des administrateurs.
286 -* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous **pour consulter les modifications appliquées immédiatement.
278 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
287 287  )))
288 288  
289 289  == Masquer une grille ==
290 290  
291 -1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
283 +1. Depuis l’espace de travail **Administration**, accédez au menu **Accès > Gestion des rôles**.
284 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
292 292  1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
293 -1. Choisissez la **source **et la **table**.
294 -1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
286 +1. **Choisissez la source de données** (ex. //Musée//, //Default//, //Archives//).
287 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
288 +1. **Décochez la ou les grilles personnalisées** dans la liste des grilles disponibles.
295 295  1. **Appliquez les modifications**.
290 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la ou les grilles ne s’affichent plus.
296 296  
297 297  [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
... ... @@ -307,12 +307,13 @@
307 307  
308 308  (% class="box warningmessage" %)
309 309  (((
310 -Les **grilles standards** livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.
305 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
311 311  )))
312 312  
313 -1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
314 -1. Sélectionnez la grille personnalisée.
315 -1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
308 +1. Accédez au menu **Administrer > Données > Édition de grilles**.
309 +1. Sélectionnez la **source de données** et la **table** concernée.
310 +1. Sélectionnez la** grille personnalisée **que vous souhaitez supprimer.
311 +1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et** confirmez **la suppression.
316 316  
317 317  [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 318  
... ... @@ -338,7 +338,6 @@
338 338  (((
339 339  **Aller plus loin**
340 340  
341 -* [[Comprendre les types de champs et leurs contrôles>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
342 342  * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
343 343  * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
344 344  * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
... ... @@ -347,28 +347,6 @@
347 347  (% class="box" %)
348 348  (((
349 349  **Icônes principales**
350 -
351 -__Modèle de saisie rapide__
352 -
353 -* [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
354 -
355 -* [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
356 -
357 -* [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
358 -
359 -* [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
360 -
361 -__Éditeur de grilles__
362 -
363 -* [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
364 -
365 -* [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
366 -
367 -* [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
368 -
369 -* [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
370 -
371 -* [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
372 372  )))
373 373  
374 374  (((
1758099818466-413.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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1 -190.5 KB
Contenu
1758100094787-467.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
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