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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
Depuis la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:00
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 08:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -46,7 +46,7 @@
46 46  
47 47  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
48 48  
49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
50 50  
51 51  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 52  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -56,12 +56,12 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
... ... @@ -114,7 +114,7 @@
114 114  
115 115  == Créer la grille ==
116 116  
117 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
118 118  
119 119  1. (((
120 120  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -130,6 +130,7 @@
130 130  
131 131  * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
132 132  * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
133 133  )))
134 134  1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
135 135  
... ... @@ -137,10 +137,9 @@
137 137  (((
138 138  **Bonnes pratiques** : 
139 139  
140 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
139 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
140 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
142 142  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
143 -* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
144 144  )))
145 145  
146 146  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -158,22 +158,108 @@
158 158  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 160  
159 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
161 161  == Configurer les champs ==
162 162  
163 -Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
164 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
164 164  
165 -* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
166 -* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
167 -* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
168 -* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
169 -* **Valeur** : rappel du code du terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
166 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
167 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
168 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
169 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
170 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
170 170  
172 + Pour configurer un champ :
171 171  
174 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
175 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
176 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
177 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
172 172  
179 +(% class="box successmessage" %)
180 +(((
181 +Bonnes pratiques :
173 173  
183 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
184 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
185 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
186 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
187 +)))
174 174  
189 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 176  
192 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 +
194 +
195 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
196 +
197 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
198 +
199 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
200 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
201 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
202 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
203 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
204 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
205 +1. **Appliquez les modifications**.
206 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
207 +
208 +Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
209 +
210 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 +
212 +----
213 +
214 +[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 += Modifier une grille de saisie =
218 +
219 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
220 +
221 +(% class="box warningmessage" %)
222 +(((
223 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
224 +)))
225 +
226 +== Ajouter des champs ==
227 +
228 +== Supprimer des champs ==
229 +
230 +
231 +
232 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
233 +
234 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
235 +
236 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
237 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
242 +)))
243 +
244 +(% class="box successmessage" %)
245 +(((
246 +**Bonnes pratiques : **
247 +
248 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
249 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
250 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
251 +)))
252 +
253 +== Masquer une grille ==
254 +
255 +
256 +== Supprimer une grille ==
257 +
258 +
259 +
260 +
177 177  
178 178  )))
179 179  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -205,5 +205,3 @@
205 205  
206 206  )))
207 207  )))
208 -
209 -
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