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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 15:49
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 08:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -46,7 +46,7 @@
46 46  
47 47  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
48 48  
49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
50 50  
51 51  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 52  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -56,12 +56,12 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
... ... @@ -114,7 +114,7 @@
114 114  
115 115  == Créer la grille ==
116 116  
117 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
118 118  
119 119  1. (((
120 120  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -130,6 +130,7 @@
130 130  
131 131  * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
132 132  * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
133 133  )))
134 134  1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
135 135  
... ... @@ -137,10 +137,8 @@
137 137  (((
138 138  **Bonnes pratiques** : 
139 139  
140 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
142 142  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
143 -* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
140 +* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée.
144 144  )))
145 145  
146 146  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -158,93 +158,160 @@
158 158  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 160  
158 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
160 +
162 162  == Configurer les champs ==
163 163  
164 -Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
163 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
165 165  
166 -* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
167 -* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
168 -* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
169 -* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
170 -* **Valeur** : rappel du code du terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
165 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
166 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
167 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
168 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
169 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
171 171  
171 + Pour configurer un champ :
172 172  
173 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
174 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
175 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
176 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
173 173  
174 -
175 -
176 -
177 -)))
178 -)))|(% style="width:300px" %)(((
179 -(% class="box" %)
178 +(% class="box successmessage" %)
180 180  (((
181 -**Sommaire**
180 +Bonnes pratiques :
182 182  
183 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
182 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
183 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
184 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
185 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
184 184  )))
185 185  
186 -(% class="box" %)
187 -(((
188 -**Aller plus loin**
188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
191 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
192 -)))
193 193  
194 -(% class="box" %)
191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +
193 +
194 +[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
198 +
199 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
200 +
201 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**.
202 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
203 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
204 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
205 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
206 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
207 +1. **Appliquez les modifications**.
208 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
209 +
210 +(% class="box successmessage" %)
195 195  (((
196 -**Icônes principales**
212 +Bonnes pratiques :
213 +
214 +* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles.
215 +* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
197 197  )))
198 198  
199 -(((
200 -
218 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 201  
220 +----
202 202  
222 +[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -
205 -)))
206 -)))
207 207  
225 +[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 209  
228 += Modifier une grille de saisie =
210 210  
230 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
211 211  
232 +(% class="box warningmessage" %)
233 +(((
234 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
235 +)))
212 212  
237 +== Ajouter des champs ==
213 213  
214 214  
240 +== Supprimer des champs ==
215 215  
216 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
242 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**.
243 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier.
244 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**.
245 +1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître.
246 +1. **Sauvegardez** la grille.
247 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement.
217 217  
218 -[[image:1744032578836-556.png]]
219 219  
220 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
221 221  
222 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
223 223  
224 -[[image:1744032650325-591.png]]
225 225  
226 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
227 227  
228 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
254 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
229 229  
230 -[[image:1744032706632-723.png]]
256 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
231 231  
232 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
258 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
259 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
233 233  
261 +(% class="box warningmessage" %)
262 +(((
263 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
264 +)))
234 234  
266 +(% class="box successmessage" %)
267 +(((
268 +**Bonnes pratiques : **
235 235  
270 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
271 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
272 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
273 +)))
236 236  
275 +== Masquer une grille ==
237 237  
238 238  
278 +== Supprimer une grille ==
239 239  
240 240  
241 241  
242 242  
283 +
284 +)))
285 +)))|(% style="width:300px" %)(((
286 +(% class="box" %)
287 +(((
288 +**Sommaire**
243 243  
290 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
291 +)))
244 244  
293 +(% class="box" %)
294 +(((
295 +**Aller plus loin**
245 245  
297 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
298 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
299 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
300 +)))
246 246  
302 +(% class="box" %)
303 +(((
304 +**Icônes principales**
305 +)))
247 247  
307 +(((
308 +
248 248  
249 -(% style="text-align: center;" %)
250 -//sie//
310 +
311 +
312 +
313 +)))
314 +)))
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