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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
Depuis la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 14:15
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -56,12 +56,12 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
... ... @@ -114,7 +114,7 @@
114 114  
115 115  == Créer la grille ==
116 116  
117 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
118 118  
119 119  1. (((
120 120  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -137,10 +137,9 @@
137 137  (((
138 138  **Bonnes pratiques** : 
139 139  
140 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
141 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
138 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
142 142  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
143 -* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
144 144  )))
145 145  
146 146  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -158,93 +158,129 @@
158 158  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 160  
158 +== Configurer les champs ==
161 161  
162 -== Configurer les champs ==
160 +Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
163 163  
164 -Chaque champ ajouté peut être configuré pour affiner la saisie :
162 +Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
165 165  
166 -* **Champ obligatoire** : si l’option est activée, le champ apparaît en rouge et doit être renseigné pour que la notice soit enregistrée.
167 -* **Champ non-éditable** : le champ est affiché mais bloqué, il ne peut pas être modifié.
168 -* **Style Important** : le champ est affiché en gras pour le mettre en avant.
169 -* **Style Caché** : le champ est masqué, même s’il contient une donnée.
170 -* **Valeur** : possibilité de définir un terme prédéfini dans les modèles de saisie rapide (utile pour les champs à liste contrôlée).
164 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
168 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
171 171  
170 + Pour configurer un champ :
172 172  
172 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
173 173  
174 -
175 -
176 -
177 -)))
178 -)))|(% style="width:300px" %)(((
179 -(% class="box" %)
177 +(% class="box successmessage" %)
180 180  (((
181 -**Sommaire**
179 +Bonnes pratiques :
182 182  
183 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
181 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 +* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
184 184  )))
185 185  
186 -(% class="box" %)
187 -(((
188 -**Aller plus loin**
188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
191 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
192 -)))
193 193  
194 -(% class="box" %)
195 -(((
196 -**Icônes principales**
197 -)))
191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -(((
200 -
201 201  
194 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
202 202  
196 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
203 203  
204 -
205 -)))
206 -)))
198 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
200 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
203 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 +1. **Appliquez les modifications**.
205 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
207 207  
207 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 208  
209 +----
209 209  
211 +[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 210  
211 211  
214 += Modifier une grille de saisie =
212 212  
216 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
213 213  
218 +(% class="box warningmessage" %)
219 +(((
220 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
221 +)))
214 214  
215 215  
216 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
224 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
217 217  
218 -[[image:1744032578836-556.png]]
226 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
219 219  
220 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
228 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
229 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
221 221  
222 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
231 +(% class="box warningmessage" %)
232 +(((
233 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
234 +)))
223 223  
224 -[[image:1744032650325-591.png]]
236 +(% class="box successmessage" %)
237 +(((
238 +**Bonnes pratiques : **
225 225  
226 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
240 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
241 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
242 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
243 +)))
227 227  
228 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
245 +== Masquer une grille ==
229 229  
230 -[[image:1744032706632-723.png]]
231 231  
232 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
248 +== Supprimer une grille ==
233 233  
234 234  
235 235  
236 236  
253 +
254 +)))
255 +)))|(% style="width:300px" %)(((
256 +(% class="box" %)
257 +(((
258 +**Sommaire**
237 237  
260 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
261 +)))
238 238  
263 +(% class="box" %)
264 +(((
265 +**Aller plus loin**
239 239  
267 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
268 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
269 +)))
240 240  
271 +(% class="box" %)
272 +(((
273 +**Icônes principales**
274 +)))
241 241  
276 +(((
277 +
242 242  
243 243  
244 244  
245 -
246 -
247 -
248 -
249 -(% style="text-align: center;" %)
250 -//sie//
281 +
282 +)))
283 +)))
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