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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 11:55
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/17 08:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -46,7 +46,7 @@
46 46  
47 47  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
48 48  
49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
50 50  
51 51  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 52  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -56,16 +56,18 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
68 68  
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
68 +
69 69  == Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 70  
71 71  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
... ... @@ -110,9 +110,9 @@
110 110  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
113 -== Créer la grille et paramétrer ses champs ==
113 +== Créer la grille ==
114 114  
115 -Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée à partir de celui-ci et configurer les champs qu’elle contiendra.
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
116 116  
117 117  1. (((
118 118  **Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
... ... @@ -128,13 +128,8 @@
128 128  
129 129  * Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 130  * Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
131 131  )))
132 -1. (((
133 -**Configurez les champs** :
134 -
135 -* cochez les champs **obligatoires** ou jugés **importants**,
136 -* paramétrez les **champs à liste** (définissez s’ils sont **éditables ou non éditables**).
137 -)))
138 138  1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
139 139  
140 140  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -141,10 +141,9 @@
141 141  (((
142 142  **Bonnes pratiques** : 
143 143  
144 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
145 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
139 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
140 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
146 146  * Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
147 -* **N’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter** : sans cette étape, les champs et paramètres ajoutés ne seront pas sauvegardés.
148 148  )))
149 149  
150 150  [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -162,85 +162,136 @@
162 162  [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 164  
159 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 166  
162 +== Configurer les champs ==
167 167  
164 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
168 168  
166 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
167 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
168 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
169 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
170 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
169 169  
172 + Pour configurer un champ :
170 170  
174 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
175 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
176 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
177 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
171 171  
172 -
173 -)))
174 -)))|(% style="width:300px" %)(((
175 -(% class="box" %)
179 +(% class="box successmessage" %)
176 176  (((
177 -**Sommaire**
181 +Bonnes pratiques :
178 178  
179 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
183 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
184 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
185 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
186 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
180 180  )))
181 181  
182 -(% class="box" %)
183 -(((
184 -**Aller plus loin**
189 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
187 -* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
188 -)))
189 189  
190 -(% class="box" %)
191 -(((
192 -**Icônes principales**
193 -)))
192 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -(((
196 -
197 197  
195 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
198 198  
197 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
199 199  
200 -
201 -)))
202 -)))
199 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
200 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
201 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
202 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
203 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
204 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
205 +1. **Appliquez les modifications**.
206 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
203 203  
208 +Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
204 204  
210 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 205  
212 +----
206 206  
214 +[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 208  
217 += Modifier une grille de saisie =
209 209  
219 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
210 210  
221 +(% class="box warningmessage" %)
222 +(((
223 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
224 +)))
211 211  
212 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
226 +== Ajouter des champs ==
213 213  
214 -[[image:1744032578836-556.png]]
228 +== Supprimer des champs ==
215 215  
216 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
217 217  
218 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
219 219  
220 -[[image:1744032650325-591.png]]
232 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
221 221  
222 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
234 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
223 223  
224 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
236 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
237 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
225 225  
226 -[[image:1744032706632-723.png]]
239 +(% class="box warningmessage" %)
240 +(((
241 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
242 +)))
227 227  
228 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
244 +(% class="box successmessage" %)
245 +(((
246 +**Bonnes pratiques : **
229 229  
248 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
249 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
250 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
251 +)))
230 230  
253 +== Masquer une grille ==
231 231  
232 232  
256 +== Supprimer une grille ==
233 233  
234 234  
235 235  
236 236  
261 +
262 +)))
263 +)))|(% style="width:300px" %)(((
264 +(% class="box" %)
265 +(((
266 +**Sommaire**
237 237  
268 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
269 +)))
238 238  
271 +(% class="box" %)
272 +(((
273 +**Aller plus loin**
239 239  
275 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
276 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
277 +)))
240 240  
279 +(% class="box" %)
280 +(((
281 +**Icônes principales**
282 +)))
241 241  
284 +(((
285 +
242 242  
243 243  
244 244  
245 -(% style="text-align: center;" %)
246 -//sie//
289 +
290 +)))
291 +)))
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