Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -18,10 +18,8 @@ 18 18 19 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions. 20 20 21 -La personnalisation permetd’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiqueslocales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pourlesadministrateurs.21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices : 22 22 23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices : 24 - 25 25 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus. 26 26 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche). 27 27 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs. ... ... @@ -46,7 +46,7 @@ 46 46 47 47 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? == 48 48 49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans laplupart destables de Flora. Elles concernent :47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent : 50 50 51 51 * **Archives** : Unités d’archives, Versements. 52 52 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC. ... ... @@ -56,20 +56,23 @@ 56 56 ((( 57 57 Bonnes pratiques : 58 58 59 -* T oujours travailleravec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.60 -* Toujours conserverune **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.61 -* **Documente rclairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.62 -* **Teste rchaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.63 -* **Limite rle nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.64 -* Fai reévoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel. 58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs. 59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps. 60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement. 61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation. 62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques. 65 65 ))) 66 66 67 67 = Créer une grille de saisie = 68 68 67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs. 68 + 69 69 == Préparer un modèle de saisie rapide == 70 70 71 71 Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille. 72 72 73 +1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). 73 73 1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.** 74 74 1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles. 75 75 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche. ... ... @@ -78,6 +78,16 @@ 78 78 1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]] 79 79 1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile. 80 80 82 +(% class="box successmessage" %) 83 +((( 84 +**Bonnes pratiques : ** 85 + 86 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela : 87 + 88 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique) 89 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme. 90 +))) 91 + 81 81 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 82 82 83 83 ... ... @@ -99,111 +99,205 @@ 99 99 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 100 100 101 101 113 +== Créer la grille == 102 102 115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée. 103 103 117 +1. ((( 118 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**. 104 104 105 - 120 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue). 121 +* Choisissez ensuite la **table cible**. 106 106 ))) 107 -)))|(% style="width:300px" %)((( 108 -(% class="box" %) 109 -((( 110 -**Sommaire** 123 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche. 124 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide). 125 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1. 126 +1. ((( 127 +**Ajoutez les champs** de votre modèle : 111 111 112 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 129 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou 130 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire. 131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver. 113 113 ))) 133 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création. 114 114 115 -(% class="box" %) 135 +(% class="box successmessage" %) 116 116 ((( 117 -** Allerplusloin**137 +**Bonnes pratiques** : 118 118 119 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 139 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards. 140 +* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée. 120 120 ))) 121 121 122 -(% class="box" %) 143 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 144 + 145 + 146 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 + 148 + 149 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 150 + 151 + 152 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 153 + 154 + 155 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 + 157 + 158 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 159 + 160 + 161 +== Configurer les champs == 162 + 163 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins : 164 + 165 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie 166 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée. 167 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur. 168 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**. 169 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis. 170 + 171 + Pour configurer un champ : 172 + 173 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille. 174 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration. 175 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//). 176 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur. 177 + 178 +(% class="box successmessage" %) 123 123 ((( 124 -**Icônes principales** 180 +Bonnes pratiques : 181 + 182 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles. 183 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu. 184 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie. 185 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01). 125 125 ))) 126 126 127 -((( 128 - 188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 129 129 130 130 191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 131 131 132 - 193 + 194 +[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 195 + 196 + 197 +== Affecter la grille aux utilisateurs == 198 + 199 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel. 200 + 201 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**. 202 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**. 203 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**. 204 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives). 205 +1. **Sélectionnez la table** concernée. 206 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles. 207 +1. **Appliquez les modifications**. 208 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée. 209 + 210 +(% class="box successmessage" %) 211 +((( 212 +Bonnes pratiques : 213 + 214 +* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles. 215 +* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée. 133 133 ))) 134 -))) 135 135 218 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 136 220 +---- 137 137 222 +[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 138 138 139 139 225 +[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 140 140 141 -[[image:1744032015632-983.png]] 142 142 143 - //Créer unmodèle de saisie//228 += Modifier une grille de saisie = 144 144 145 - Cemodèledesaisieestensuiteappelédanslemenudes**Editions de scénarios**afinde saisir unnouveauscénario.230 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration). 146 146 147 -[[image:1744032578836-556.png]] 232 +(% class="box warningmessage" %) 233 +((( 234 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées. 235 +))) 148 148 149 - //Lasaisie du nouveau scénarios’appuie sur le modèledesaisiecrééaupréalable.//237 +== Ajouter des champs == 150 150 151 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario. 152 152 153 - [[image:1744032650325-591.png]]240 +== Supprimer des champs == 154 154 155 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle// 242 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**. 243 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier. 244 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**. 245 +1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître. 246 +1. **Sauvegardez** la grille. 247 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement. 156 156 157 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles. 158 158 159 -[[image:1744032706632-723.png]] 160 160 161 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie// 162 162 163 163 164 164 254 += Masquer ou supprimer une grille de saisie = 165 165 166 - **Voirla documentation complètesur lesgrillesdesaisie etlepas à pas en** [[cliquantsurce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestiondynamiquedes scénarios.Éditiondescénarios (grillesdesaisie).WebHome]].256 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous : 167 167 168 - (%style="\"%)169 - Floraproposeunoutilpermettant,àtoututilisateur,decréer un scénariodesaisiepersonnalisé sans utiliserdefichierde configurationXML, uniquementvia l'interfaceWeb.258 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement. 259 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible. 170 170 171 -(% class="box in fomessage"style="\"%)261 +(% class="box warningmessage" %) 172 172 ((( 173 - **Lorsquel'on crée une nouvellegrilledesaisie, il faut utiliserun compte utilisateurgénérique(tel queadminfonc),pourquecelle-cipuisseêtreutiliséede tousles administrateurs.**263 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées. 174 174 ))) 175 175 176 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario. 266 +(% class="box successmessage" %) 267 +((( 268 +**Bonnes pratiques : ** 177 177 178 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]]. 270 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle. 271 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées. 272 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur. 273 +))) 179 179 180 - [[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]275 +== Masquer une grille == 181 181 182 -(% style="text-align: center;" %) 183 -//Créer un modèle de saisie// 184 184 278 +== Supprimer une grille == 185 185 186 -(% style="\" %) 187 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario. 188 188 189 -[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 190 190 191 -(% style="text-align: center;" %) 192 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.// 193 193 283 + 284 +))) 285 +)))|(% style="width:300px" %)((( 286 +(% class="box" %) 287 +((( 288 +**Sommaire** 194 194 195 - (% style="\"%)196 - Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.290 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 291 +))) 197 197 198 -[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 293 +(% class="box" %) 294 +((( 295 +**Aller plus loin** 199 199 200 -(% style="text-align: center;" %) 201 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle// 297 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 298 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]] 299 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]] 300 +))) 202 202 302 +(% class="box" %) 303 +((( 304 +**Icônes principales** 305 +))) 203 203 204 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles. 307 +((( 308 + 205 205 206 -[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 207 207 208 -(% style="text-align: center;" %) 209 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie// 311 + 312 + 313 +))) 314 +)))
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