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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 15:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,10 +18,8 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
... ... @@ -46,7 +46,7 @@
46 46  
47 47  == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
48 48  
49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent :
50 50  
51 51  * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
52 52  * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
... ... @@ -56,28 +56,41 @@
56 56  (((
57 57  Bonnes pratiques :
58 58  
59 -* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
60 -* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
61 -* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
62 -* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
63 -* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
64 -* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
65 65  )))
66 66  
67 67  = Créer une grille de saisie =
68 68  
69 -== Préparer un modèle de saisie rapide ==
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
70 70  
69 +== Préparer un modèle de saisie rapide ==
70 +
71 71  Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
72 72  
73 -1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
73 +1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
74 +1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
74 74  1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
75 75  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
76 -1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]].
77 +1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
77 77  1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
78 78  1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
79 79  1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
80 80  
82 +(% class="box successmessage" %)
83 +(((
84 +**Bonnes pratiques : **
85 +
86 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 +
88 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
90 +)))
91 +
81 81  [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 83  
... ... @@ -99,111 +99,182 @@
99 99  [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
113 +== Créer la grille ==
102 102  
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
103 103  
117 +1. (((
118 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
104 104  
105 -
120 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 +* Choisissez ensuite la **table cible**.
106 106  )))
107 -)))|(% style="width:300px" %)(((
108 -(% class="box" %)
109 -(((
110 -**Sommaire**
123 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 +1. (((
127 +**Ajoutez les champs** de votre modèle :
111 111  
112 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
129 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver.
113 113  )))
133 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
114 114  
115 -(% class="box" %)
135 +(% class="box successmessage" %)
116 116  (((
117 -**Aller plus loin**
137 +**Bonnes pratiques** : 
118 118  
119 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
139 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
140 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
141 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
120 120  )))
121 121  
122 -(% class="box" %)
123 -(((
124 -**Icônes principales**
125 -)))
144 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -(((
128 -
129 129  
147 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -
150 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 +
152 +
153 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 +
155 +
156 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +
158 +
159 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
162 +== Configurer les champs ==
163 +
164 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins :
165 +
166 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
167 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
168 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
169 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
170 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
171 +
172 + Pour configurer un champ :
173 +
174 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
175 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
176 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
177 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
178 +
179 +(% class="box successmessage" %)
180 +(((
181 +Bonnes pratiques :
182 +
183 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
184 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
185 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
186 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
133 133  )))
134 -)))
135 135  
189 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 137  
192 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 139  
195 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
140 140  
141 -[[image:1744032015632-983.png]]
197 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
142 142  
143 -//Créer un modèle de saisie//
199 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
200 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné.
201 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**.
202 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
203 +1. **Sélectionnez la table** concernée.
204 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
205 +1. **Appliquez les modifications**.
206 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
144 144  
145 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
208 +Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
146 146  
147 -[[image:1744032578836-556.png]]
210 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Administrateur fonctionnel//>>image:1758032891992-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
212 +----
150 150  
151 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
214 +[[//Cocher le nom de la grille à affecter au rôle//>>image:1758032955202-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -[[image:1744032650325-591.png]]
154 154  
155 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
217 += Modifier une grille de saisie =
156 156  
157 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
219 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration).
158 158  
159 -[[image:1744032706632-723.png]]
221 +(% class="box warningmessage" %)
222 +(((
223 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées.
224 +)))
160 160  
161 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
226 +== Ajouter des champs ==
162 162  
228 +== Supprimer des champs ==
163 163  
164 164  
165 165  
166 -**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
232 += Masquer ou supprimer une grille de saisie =
167 167  
168 -(% style="\" %)
169 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
234 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :
170 170  
171 -(% class="box infomessage" style="\" %)
236 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement.
237 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible.
238 +
239 +(% class="box warningmessage" %)
172 172  (((
173 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
241 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées.
174 174  )))
175 175  
176 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
244 +(% class="box successmessage" %)
245 +(((
246 +**Bonnes pratiques : **
177 177  
178 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
248 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
249 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
250 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur.
251 +)))
179 179  
180 -[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
253 +== Masquer une grille ==
181 181  
182 -(% style="text-align: center;" %)
183 -//Créer un modèle de saisie//
184 184  
256 +== Supprimer une grille ==
185 185  
186 -(% style="\" %)
187 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
188 188  
189 -[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
190 190  
191 -(% style="text-align: center;" %)
192 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
193 193  
261 +
262 +)))
263 +)))|(% style="width:300px" %)(((
264 +(% class="box" %)
265 +(((
266 +**Sommaire**
194 194  
195 -(% style="\" %)
196 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
268 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
269 +)))
197 197  
198 -[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
271 +(% class="box" %)
272 +(((
273 +**Aller plus loin**
199 199  
200 -(% style="text-align: center;" %)
201 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
275 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
276 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
277 +)))
202 202  
279 +(% class="box" %)
280 +(((
281 +**Icônes principales**
282 +)))
203 203  
204 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
284 +(((
285 +
205 205  
206 -[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
207 207  
208 -(% style="text-align: center;" %)
209 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
288 +
289 +
290 +)))
291 +)))
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