Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 41 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -18,10 +18,8 @@ 18 18 19 19 Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions. 20 20 21 -La personnalisation permetd’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiqueslocales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pourlesadministrateurs.21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices : 22 22 23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices : 24 - 25 25 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus. 26 26 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche). 27 27 * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs. ... ... @@ -44,9 +44,9 @@ 44 44 >(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors. 45 45 ))) 46 46 47 -== Oùpeut-oncréer des grilles de saisie ? ==45 +== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? == 48 48 49 -Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans laplupart destables de Flora. Elles concernent :47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans de nombreuses tables de Flora. Elles concernent : 50 50 51 51 * **Archives** : Unités d’archives, Versements. 52 52 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC. ... ... @@ -56,120 +56,278 @@ 56 56 ((( 57 57 Bonnes pratiques : 58 58 59 -* T oujours travailleravec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.60 -* Toujours conserverune **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.61 -* **Documente rclairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.62 -* **Teste rchaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.63 -* **Limite rle nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.64 -* Fai reévoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel. 58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs. 59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps. 60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement. 61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation. 62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques. 65 65 ))) 66 66 65 += Créer une grille de saisie = 67 67 67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs. 68 68 69 +== Préparer un modèle de saisie rapide == 69 69 71 +Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille. 70 70 73 +1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//). 74 +1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.** 75 +1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles. 76 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche. 77 +1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le [[image:1754557909695-525.png]] 78 +1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]] 79 +1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]] 80 +1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile. 71 71 82 +(% class="box successmessage" %) 83 +((( 84 +**Bonnes pratiques : ** 72 72 73 - 86 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela : 87 + 88 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique) 89 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme. 74 74 ))) 75 -)))|(% style="width:300px" %)((( 76 -(% class="box" %) 77 -((( 78 -**Sommaire** 91 + 92 +[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 93 + 94 + 95 +[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 96 + 97 + 98 +[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 + 100 + 101 +[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 102 + 103 + 104 +[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 + 106 + 107 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 + 109 + 110 +[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 111 + 112 + 113 +== Créer la grille == 114 + 115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée. 116 + 117 +1. ((( 118 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**. 119 + 120 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue). 121 +* Choisissez ensuite la **table cible**. 79 79 ))) 123 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche. 124 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide). 125 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1. 126 +1. ((( 127 +**Ajoutez les champs** de votre modèle : 80 80 81 -(% class="box" %) 129 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou 130 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire. 131 +* Vous pouvez également **retirer un champ** de la grille si vous ne souhaitez pas le conserver. 132 +))) 133 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création. 134 + 135 +(% class="box successmessage" %) 82 82 ((( 83 -** Allerplusloin**137 +**Bonnes pratiques** : 84 84 85 -* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]] 139 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards. 140 +* Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que lorsque vous effectuez un ajout ou une modification. S’il n’apparaît pas, c’est que la grille est déjà sauvegardée. 86 86 ))) 87 87 88 -(% class="box" %) 143 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 144 + 145 + 146 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 + 148 + 149 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 150 + 151 + 152 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 153 + 154 + 155 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 + 157 + 158 +[[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 159 + 160 + 161 +== Configurer les champs == 162 + 163 +Après avoir créé la grille, vous pouvez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins : 164 + 165 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie 166 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée. 167 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur. 168 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**. 169 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis. 170 + 171 + Pour configurer un champ : 172 + 173 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille. 174 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration. 175 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//). 176 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur. 177 + 178 +(% class="box successmessage" %) 89 89 ((( 90 -**Icônes principales** 180 +Bonnes pratiques : 181 + 182 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Type de bien, Statut juridique), pas tous les champs utiles. 183 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu. 184 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie. 185 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01). 91 91 ))) 92 92 93 -((( 94 - 188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 95 95 96 96 191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 97 98 - 193 + 194 +[[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 195 + 196 + 197 +== Affecter la grille aux groupes utilisateurs == 198 + 199 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel. 200 + 201 +1. **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Accès > Gestion des rôles**. 202 +1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**. 203 +1. **Allez dans l’onglet Scenarii**. 204 +1. **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives). 205 +1. **Sélectionnez la table** concernée. 206 +1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles. 207 +1. **Appliquez les modifications**. 208 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée. 209 + 210 +(% class="box successmessage" %) 211 +((( 212 +Bonnes pratiques : 213 + 214 +* **Répétez l’opération** autant de fois que nécessaire si la même grille doit être affectée à plusieurs rôles. 215 +* Testez toujours la grille avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée. 99 99 ))) 100 -))) 101 101 218 +[[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 102 102 220 +---- 103 103 222 +[[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 104 104 105 105 225 +[[//Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur//>>image:1758090807231-497.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 106 106 107 -[[image:1744032015632-983.png]] 108 108 109 - //Créer unmodèle de saisie//228 += Modifier une grille de saisie = 110 110 111 - Cemodèledesaisieestensuiteappelédanslemenudes**Editions de scénarios**afinde saisir unnouveauscénario.230 +Les besoins évoluent : vous pouvez à tout moment modifier une **grille personnalisée** pour l’adapter (ajouter des champs, en retirer ou changer leur configuration). 112 112 113 -[[image:1744032578836-556.png]] 232 +(% class="box warningmessage" %) 233 +((( 234 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être modifiées. 235 +))) 114 114 115 - //Lasaisie du nouveau scénarios’appuie sur le modèledesaisiecrééaupréalable.//237 +== Ajouter des champs == 116 116 117 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario. 239 +1. **Revenez dans la table concernée en mode création** pour accéder au modèle de saisie rapide. 240 +1. **Ajoutez le champ manquant** dans le modèle (sélection par l’étoile). 241 +1. **Enregistrez et fermez le modèle de saisie rapide**, puis **fermez la grille (notice) sans l’enregistrer. ** 242 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administrer > Données > Édition de grilles**. 243 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier. 244 +1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le si besoin** (obligatoire, important, non-éditable, caché). 245 +1. **Sauvegardez** la grille. 246 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement. 118 118 119 -[[image:17 44032650325-591.png]]248 +[[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 120 120 121 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle// 122 122 123 - Lescénarioainsicréédoitêtreautorisédansla gestion desrôles.251 +[[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 124 124 125 -[[image:1744032706632-723.png]] 126 126 127 -// Lescénarioestattribuéàunprofilde saisie//254 +[[//Ouverture de la grille de saisie et ajout de champs//>>image:1758092422185-405.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 129 129 257 +[[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 130 130 131 131 132 - **Voirla documentation complète sur les grilles de saisie et lepas à pas en** [[cliquant surce lien>>doc:2_Administration.Administrationfonctionnelle.Gestiondynamiquedesscénarios.Éditionde scénarios (grilles de saisie).WebHome]].260 +== Supprimer des champs == 133 133 134 -(% style="\" %) 135 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web. 262 +1. **Accédez à l’éditeur de grilles** via **Administration > Données > Édition de grilles**. 263 +1. **Sélectionnez la source de données** et la **table**, puis ouvrez la grille à modifier. 264 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide**. 265 +1. **Supprimez le champ** que vous ne souhaitez plus voir apparaître. 266 +1. **Sauvegardez** la grille. 267 +1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte utilisateur pour voir le résultat immédiatement. 136 136 137 -(% class="box infomessage" style="\" %) 269 +[[//Supprimer un champ d'un grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 270 + 271 + 272 += Masquer ou supprimer une grille de saisie = 273 + 274 +Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous : 275 + 276 +* **Masquer la grille** : en retirant son affectation aux rôles, la grille n’apparaît plus dans l’interface des utilisateurs. Elle reste toutefois enregistrée dans la base et peut être réactivée ultérieurement. 277 +* **Supprimer la grille** : la grille est définitivement supprimée de la base. Cette opération est irréversible. 278 + 279 +(% class="box successmessage" %) 138 138 ((( 139 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.** 281 +**Bonnes pratiques : ** 282 + 283 +* **Privilégiez le masquage** dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle. 284 +* Supprimez uniquement les **grilles personnalisées** dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées. 285 +* Gardez toujours au moins une **grille complète** par table, accessible au groupe administrateur. 140 140 ))) 141 141 142 - Lorsde lacréation dumodèlede saisie (partird’unscénario très completcomme Gille complète parexemple), l’administrateur sélectionneleschamps qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.288 +== Masquer une grille == 143 143 144 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]]. 145 145 146 - [[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]291 +== Supprimer une grille == 147 147 148 -(% style="text-align: center;" %) 149 -//Créer un modèle de saisie// 293 +(% class="box warningmessage" %) 294 +((( 295 +Les **grilles standards** livrées avec Flora ne peuvent pas être supprimées. 296 +))) 150 150 151 151 152 -(% style="\" %) 153 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario. 154 154 155 -[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 300 + 301 +))) 302 +)))|(% style="width:300px" %)((( 303 +(% class="box" %) 304 +((( 305 +**Sommaire** 156 156 157 - (% style="text-align:center;"%)158 - //La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//307 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 308 +))) 159 159 310 +(% class="box" %) 311 +((( 312 +**Aller plus loin** 160 160 161 -(% style="\" %) 162 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario. 314 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 315 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]] 316 +* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]] 317 +))) 163 163 164 -[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 319 +(% class="box" %) 320 +((( 321 +**Icônes principales** 322 +))) 165 165 166 -( % style="text-align: center;" %)167 - //L’utilisateursélectionne parmi les champs proposés par le modèle//324 +((( 325 + 168 168 169 169 170 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles. 171 171 172 -[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 173 - 174 -(% style="text-align: center;" %) 175 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie// 329 + 330 +))) 331 +)))
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