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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/16 16:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -18,14 +18,12 @@
18 18  
19 19  Les grilles de saisie livrées en standard par Flora sont pensées pour couvrir un maximum de situations. Elles comportent donc **un grand nombre de champs**, dont certains ne sont pas utilisés par toutes les institutions.
20 20  
21 -La personnalisation permet d’alléger ces écrans et de les adapter aux pratiques locales, tout en conservant la richesse des grilles complètes pour les administrateurs.
21 +La personnalisation offre plusieurs bénéfices :
22 22  
23 -Concrètement, créer des grilles sur mesure offre plusieurs bénéfices :
24 -
25 25  * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26 26  * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27 27  * **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
28 -* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
26 +* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
29 29  * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
30 30  
31 31  En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
... ... @@ -33,136 +33,217 @@
33 33  >(% class="small" %)Cas d'usage :
34 34  
35 35  (((
36 -
37 -
38 ->(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : **numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial**.
39 ->(% class="small" %)Cette grille est particulièrement utile pour **accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.
34 +>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
40 40  )))
41 41  
42 42  (((
43 -
38 +>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
44 44  
45 -(% class="small" %)**Prêts et expositions** //(table Événements)// : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des manifestations : **titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, assurances**.
40 +>(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
46 46  
42 +>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
43 +)))
47 47  
48 -(% class="small" %)**Campagne photo** //(table Photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : **dimensions, état avant prise de vue, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.)**. Ces champs, issus de la photothèque, facilitent la gestion cohérente des images et leur valorisation.
45 +== Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
49 49  
47 +Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
50 50  
51 -(% class="small" %)**Étude scientifique** //(table Biens)// : concevoir une grille destinée à des **collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les **matériaux**, les **techniques de fabrication**, les **noms scientifiques**, les **analyses comparatives**, la **bibliographie**, ainsi que les **représentations et décors**.
49 +* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
50 +* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
51 +* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
52 52  
53 -
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +Bonnes pratiques :
56 +
57 +* Travaillez avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles. Ainsi, elles sont rattachées à l’institution et restent visibles et modifiables par tous les administrateurs, même en cas de changement de personnel.
58 +* Conservez une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
59 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
60 +* **Testez chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
61 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
62 +* Faites évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
54 54  )))
55 55  
65 += Créer une grille de saisie =
56 56  
67 +La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
57 57  
69 +== Préparer un modèle de saisie rapide ==
58 58  
71 +Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
59 59  
60 -
61 -)))
62 -)))|(% style="width:300px" %)(((
63 -(% class="box" %)
64 -(((
65 -**Sommaire**
66 -)))
73 +1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique (ex. //adminfonc//).
74 +1. Accédez à la table concernée puis** créez une nouvelle notice.**
75 +1. **Choisissez la grille de saisie de référence**. En général, sélectionnez la **grille complète** afin de disposer de l’ensemble des champs possibles.
76 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png]] en bas à gauche.
77 +1. Nommez le modèle de saisie rapide et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png]]
78 +1. **Sélectionnez les champs** à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1757940991758-173.png]]
79 +1. **Enregistrez le modèle de saisie rapide **en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png]]
80 +1. **Annulez la saisie** afin de ne pas créer de fiche inutile.
67 67  
68 -(% class="box" %)
82 +(% class="box successmessage" %)
69 69  (((
70 -**Aller plus loin**
71 -)))
84 +**Bonnes pratiques : **
72 72  
73 -(% class="box" %)
74 -(((
75 -**Icônes principales**
86 +Vous pouvez **pré-paramétrer des champs à liste contrôlée avec des valeurs par défaut**. Pour cela :
87 +
88 +* choisissez d’abord un terme dans la liste (ex. Statut juridique = Propriété publique)
89 +* cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec ce terme.
76 76  )))
77 77  
78 -(((
79 -
92 +[[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
95 +[[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -
84 -)))
85 -)))
86 86  
98 +[[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 88  
101 +[[//Remplir et sélectionner les champs à mémoriser//>>image:1757941261207-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
91 91  
92 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
104 +[[//Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide//>>image:1757941452035-618.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
95 95  
96 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
107 +[[//Annuler le saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/%C3%89dition%20de%20sc%C3%A9narios%20%28grilles%20de%20saisie%29/]].
99 99  
100 -[[image:1744032015632-983.png]]
110 +[[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -//Créer un modèle de saisie//
103 103  
104 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
113 +== Créer la grille ==
105 105  
106 -[[image:1744032578836-556.png]]
115 +Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
107 107  
108 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
117 +1. (((
118 +**Accédez au menu** **Administrer > Données > Édition de grilles**.
109 109  
110 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
120 +* Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
121 +* Choisissez ensuite la **table cible**.
122 +)))
123 +1. **Cliquez sur le bouton Créer**, situé en bas à gauche.
124 +1. **Nommez la nouvelle grille** et sélectionnez le **scénario parent** (la grille utilisée pour créer le modèle de saisie rapide).
125 +1. **Sélectionnez le modèle de saisie rapide** préparé à l’étape 1.
126 +1. (((
127 +**Ajoutez les champs** de votre modèle :
111 111  
112 -[[image:1744032650325-591.png]]
129 +* Cliquez sur **Ajouter tous les champs** pour aller plus vite, ou
130 +* Sélectionnez-les **un par un** si nécessaire.
131 +)))
132 +1. **Sauvegardez la grille** pour finaliser la création.
113 113  
114 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
134 +(% class="box successmessage" %)
135 +(((
136 +**Bonnes pratiques** : 
115 115  
116 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
138 +* **Documentez clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
139 +* **Limitez le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
140 +* Vous n’avez **pas le choix de l’ordre des champs** : il est automatiquement repris selon l’organisation des regroupements de champs dans les grilles standards.
141 +)))
117 117  
118 -[[image:1744032706632-723.png]]
143 +[[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
121 121  
146 +[[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 123  
149 +[[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 -**Voir la documentation complète sur les grilles de saisie et le pas à pas en** [[cliquant sur ce lien>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
126 126  
127 -(% style="\" %)
128 -Flora propose un outil permettant, à tout utilisateur, de créer un scénario de saisie personnalisé sans utiliser de fichier de configuration XML, uniquement via l'interface Web.
152 +[[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 -(% class="box infomessage" style="\" %)
154 +
155 +[[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +
158 +== Configurer les champs ==
159 +
160 +Après avoir créé la grille, vous devez affiner son fonctionnement en configurant chaque champ. Flora propose plusieurs options permettant de définir le comportement et l’affichage des champs selon vos besoins.
161 +
162 +Le tableau ci-dessous récapitule ces possibilités :
163 +
164 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie
165 +|(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
166 +|(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible mais **bloqué**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
167 +|(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.
168 +|(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué**, même s’il contient une donnée.|Utilisé pour masquer des champs non pertinents lors de la saisie ; peut aussi concerner des champs non-éditables déjà remplis.
169 +
170 + Pour configurer un champ :
171 +
172 +1. **Positionnez-vous** sur le champ concerné dans la grille.
173 +1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu de configuration.
174 +1. **Activez les options** souhaitées (//Obligatoire, Non-éditable, Important, Caché//).
175 +1. **Sauvegardez vos choix** avant de quitter l'éditeur.
176 +
177 +(% class="box successmessage" %)
131 131  (((
132 -**Lorsque l'on crée une nouvelle grille de saisie, il faut utiliser un compte utilisateur générique (tel que adminfonc), pour que celle-ci puisse être utilisée de tous les administrateurs.**
179 +Bonnes pratiques :
180 +
181 +* Combinez **Obligatoire** avec une réflexion métier : ne rendez obligatoires que les champs dont l’absence bloque réellement la qualité de la donnée (ex. Numéro d’inventaire, Statut juridique), pas tous les champs utiles.
182 +* Utilisez le style **Important** avec parcimonie : si trop de champs sont marqués comme tels, l’effet de mise en valeur est perdu.
183 +* Le style **Caché** est particulièrement utile lorsque vous avez des **champs non-éditables** contenant des données que vous ne souhaitez pas que vos collègues voient lors de la saisie.
184 +* Le champ **Valeur** apparaît uniquement comme **rappel du code lié au terme prédéfini **dans le modèle de saisie rapide (par ex. Statut juridique** **= 01).
185 +* Testez toujours la grille après avoir appliqué ces options, avec un compte du profil concerné, pour vérifier que l’expérience de saisie est fluide et adaptée.
133 133  )))
134 134  
135 -Lors de la création du modèle de saisie (partir d’un scénario très complet comme Gille complète par exemple), l’administrateur sélectionne les champs qui seront proposés lors de la création du nouveau scénario.
188 +[[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -Cf le pas à pas [[dans le lien ci-inclus>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.Édition de scénarios (grilles de saisie).WebHome]].
138 138  
139 -[[image:1744032015632-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
191 +[[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
141 -(% style="text-align: center;" %)
142 -//Créer un modèle de saisie//
143 143  
194 +== Affecter la grille aux utilisateurs ==
144 144  
145 -(% style="\" %)
146 -Ce modèle de saisie est ensuite appelé dans le menu des **Editions de scénarios** afin de saisir un nouveau scénario.
196 +Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel
147 147  
148 -[[image:1744032578836-556.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
198 +* **Depuis l'espace de travail Administration, accédez au menu Utilisateurs > Gestion des rôles**.
199 +* **Ouvrez le rôle** du groupe concerné.
200 +* **Allez dans l’onglet Scenarii**.
201 +* **Choisissez la source de données** (ex. Musée, Default, Archives).
202 +* **Sélectionnez la table** concernée.
203 +* **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
204 +* **Appliquez les modifications**.
205 +* **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
149 149  
150 -(% style="text-align: center;" %)
151 -//La saisie du nouveau scénario s’appuie sur le modèle de saisie créé au préalable.//
207 + [[image:1758032721769-639.png]]
152 152  
209 +----
153 153  
154 -(% style="\" %)
155 -Les champs du modèle sont ainsi éligibles dans le nouveau scénario.
156 156  
157 -[[image:1744032650325-591.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
212 +[[image:1758032735174-901.png]]
158 158  
159 -(% style="text-align: center;" %)
160 -//L’utilisateur sélectionne parmi les champs proposés par le modèle//
161 161  
162 162  
163 -Le scénario ainsi créé doit être autorisé dans la gestion des rôles.
164 164  
165 -[[image:1744032706632-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
217 +
218 +)))
219 +)))|(% style="width:300px" %)(((
220 +(% class="box" %)
221 +(((
222 +**Sommaire**
166 166  
167 -(% style="text-align: center;" %)
168 -//Le scénario est attribué à un profil de saisie//
224 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
225 +)))
226 +
227 +(% class="box" %)
228 +(((
229 +**Aller plus loin**
230 +
231 +* [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
232 +* [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
233 +)))
234 +
235 +(% class="box" %)
236 +(((
237 +**Icônes principales**
238 +)))
239 +
240 +(((
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +)))
247 +)))
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