Modifications pour le document Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

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25	25	* **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
26	26	* **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
27	27	* **Faciliter la formation et l’intégration** des nouveaux utilisateurs.
28		-* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution.
	28	+* **Garantir la cohérence documentaire** en imposant le remplissage de champs essentiels pour l’institution (cf. charte de saisie).
29	29	* **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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31	31	En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et mieux adaptée à chaque usage.
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33		->(% class="small" %)Cas d'usage :(%%)(((
	33	+>(% class="small" %)Cas d'usage :
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36		-(% class="small" %)**Documentation simplifiée** //(table Biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour créer une notice minimale et cohérente : **numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial**.(%%)
37		-(% class="small" %)Cette grille est particulièrement utile pour **accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données.
	35	+(((
	36	+>(% class="small" %)Documentation simplifiée //(table biens)// : limiter l’écran aux champs de base nécessaires pour **créer une notice minimale et cohérente** : numéro d’inventaire, type de bien, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, date de localisation, constat d’état initial, date du constat d’état initial, photographie. Cette grille est particulièrement utile pour** accompagner des collègues novices ou stagiaires**, en leur proposant un cadre de saisie allégé et orienté qui** facilite l’apprentissage tout en garantissant la qualité des données**.
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	40	+>(% class="small" %)Prêts et expositions : //(table évènements)// : **privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des évènements **: titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, transporteurs, photographie, documents.
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43		-(% class="small" %)**Prêts et expositions** //(table Événements)// : privilégier les champs nécessaires à la planification et au suivi des manifestations : **titre de l’événement, dates de début et de fin, organisme organisateur ou emprunteur, transporteurs, artistes liés, parcours thématique, assurances**.
	42	+>(% class="small" %)Campagne photo//(table photothèque)// : **concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue** : cote, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.).
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	44	+>(% class="small" %)Étude scientifique //(table biens)// : **concevoir une grille destinée à des collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent **enrichir les notices avec des données spécialisées**, comme les matériaux, les techniques de fabrication, les noms scientifiques, les analyses comparatives, la bibliographie, ainsi que les représentations et décors.
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46		-(% class="small" %)**Campagne photo** //(table Photothèque)// : concevoir une grille centrée sur les informations techniques et documentaires associées aux prises de vue : **dimensions, état avant prise de vue, titre-légende, date de prise de vue, nom du photographe, mentions de droits et copyright, possibilité de diffusion (POP, portail institutionnel, etc.)**. Ces champs, issus de la photothèque, facilitent la gestion cohérente des images et leur valorisation.
	47	+== Où peut-on créer des grilles de saisie ? ==
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	49	+Les grilles de saisie personnalisées peuvent être créées dans la plupart des tables de Flora. Elles concernent :
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49		-(% class="small" %)**Étude scientifique** //(table Biens)// : concevoir une grille destinée à des **collaborateurs externes** (chercheurs, restaurateurs, experts) qui viennent enrichir les notices avec des données spécialisées, comme les **matériaux**, les **techniques de fabrication**, les **noms scientifiques**, les **analyses comparatives**, la **bibliographie**, ainsi que les **représentations et décors**.
	51	+* **Archives** : Unités d’archives, Versements.
	52	+* **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
	53	+* **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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	57	+Bonnes pratiques :
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	59	+* Toujours travailler avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//) pour créer ou modifier des grilles.
	60	+* Toujours conserver une **grille complète** par table, accessible aux administrateurs, pour garder l’accès à tous les champs.
	61	+* **Documenter clairement le nom de vos grilles** (ex. “Prêt ponctuel – Régie”, “Documentation simplifiée – Stagiaires”) afin de faciliter leur gestion dans le temps.
	62	+* **Tester chaque nouvelle grille** avec un utilisateur du profil concerné avant de la diffuser plus largement.
	63	+* **Limiter le nombre de grilles** par table pour éviter de multiplier les doublons et simplifier la navigation.
	64	+* Faire évoluer vos grilles au fil du temps : il est toujours possible **d’ajouter ou de retirer des champs** selon l’évolution des pratiques.
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