Quand et pourquoi utiliser la recherche générique

La recherche générique est accessible depuis l’espace Administration de Flora, uniquement pour les profils administrateurs.

Conçue pour offrir un accès exhaustif à toutes les tables et à tous les champs — y compris les champs techniques, les champs liés aux thésaurus et les liens inverses entre notices — la recherche générique est particulièrement utile dans les cas suivants :

• pour effectuer des recherches complexes ou transversales,
• pour accéder à des champs non indexés dans les recherches standard (experte ou par liens),
• ou pour assurer un suivi technique ou des opérations de maintenance, comme la suppression de paniers obsolètes.

Trois modes de recherche sont disponibles :

Recherche multicritères

Objectif

• Effectuer une recherche avancée dans une table donnée, en combinant plusieurs critères sur différents champs.
• Elle permet d’interroger des champs non accessibles dans la recherche experte standard, y compris des champs techniques ou peu exposés.
• Cette recherche est idéale pour affiner vos requêtes, interroger des zones spécifiques ou accéder à des données difficiles d’accès. 

Comment faire ?

1. Rendez-vous dans Administration > Données > Recherche.
2. Cliquez sur l’onglet Multicritères.
3. Choisissez une source (ex. : Musée).
4. Sélectionnez une table à interroger (ex. : Biens, Photothèque…).
5. Cliquez sur Valider pour accéder au formulaire de recherche.

6. Définissez vos critères de recherche :

   • Vous pouvez renseigner plusieurs champs à la fois.
   • Utilisez la troncature ou les opérateurs logiques selon les besoins.
7. Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats.

Ex. Trouver toutes les photos dont la mention de droits est exactement : © 2002 RMN-GRAND PALAIS (MUSÉE DU LOUVRE) / GERARD BLOT. Cette information étant saisie dans un champ non indexé dans la recherche experte, il faut passer par la recherche multicritères pour interroger le champ « Précisions sur la mention des droits ».

Focus : rechercher et supprimer des paniers

Lorsqu’un utilisateur quitte la structure, ses paniers publics en lecture seule peuvent s'accumuler et encombrer la liste visible par tous. Il est donc utile de les supprimer pour faciliter la navigation.

Seuls les administrateurs fonctionnels de Flora ont les droits pour rechercher et supprimer des paniers créés par d'autres utilisateurs.

Rechercher les paniers à supprimer

1. Rendez-vous dans Administration > Données > Recherche.
2. Choisissez la source Données système et la table Paniers, puis valider.
3. Dans les critères de recherche, choisissez l’index UNIQUE_KEY.
4. Utilisez la troncature pour afficher tous les paniers.

Supprimer un panier

1. Ouvrez la notice du panier.
2. Cliquez sur la croix de suppression.

Supprimer plusieurs paniers en lot

1. Depuis la liste des résultats, cochez les paniers à supprimer.
2. Cliquez sur Modifier le lot de fiches.
3. Choisissez l’action Supprimer les notices.
4. Lancez et confirmez le traitement.

Recherche par liens

Objectif

• Effectuer une recherche basée sur les relations entre plusieurs tables (ex. : Biens → Photos, ou Estimations → Biens).
• La recherche générique par liens permet d’accéder à des liens non disponibles dans la recherche standard, notamment les liens inverses ou des champs spécifiques des tables liées.
• C’est un outil essentiel pour croiser des informations entre entités liées, et accéder à des résultats impossibles à obtenir autrement.

Comment faire ?

L’interface diffère légèrement de la recherche par liens standard :

1. Rendez-vous dans Administration > Données > Recherche.
2. Cliquez sur l’onglet Par liens.
3. Choisissez une source (ex. : Musée).
4. Sélectionnez une table principale (ex. : Biens).
5. Cliquez sur Valider pour accéder au formulaire de recherche.
6. Choisissez la table liée dans laquelle vous souhaitez rechercher, puis l’index de recherche dans cette table.

1. Cliquez sur Valider, puis sur Rechercher pour afficher les résultats.

Bien choisir la table liée et le sens du lien

Au moment du choix de la table liée (étape 6) que vous devez réfléchir précisément à la façon dont les liens sont construits dans Flora.

Deux directions de liens sont possibles :

• Référence : vous partez de la table principale vers une table liée (lien direct).

Ex.  Rechercher des biens liés à des photos contenant le mot "portrait".

• Référencé dans : vous partez d’une autre table qui contient un lien vers la table principale (lien inverse).

Ex. Rechercher des biens liés à des constats d’état dont l’état est "bon".

Comment rechercher la liste de toutes les personnes liées au champ donateur-vendeur des entrées ?

Dans la recherche standard sur les Personnes, il n’existe pas de recherche par liens. Il faut donc passer par la recherche générique par liens.

• Choisir la source et la table sur laquelle on souhaite rechercher

• Effectuer la recherche

Comment rechercher tous les biens dotés d’estimations complémentaires, datées d’à partir du 1^er janvier 2024 ?

Dans la recherche par liens sur les biens, la recherche sur les estimations complémentaires n’est pas disponible. Il faut donc passer par la recherche générique par liens.

• Choisir la source et la table sur laquelle on souhaite rechercher

• Effectuer la recherche

Comment rechercher les notices de biens rattachées à des notices photos, dont le visuel est manquant ?

Dans la recherche par liens standard de Flora, il n'est pas possible d'effectuer cette recherche. Il faudra donc utiliser la recherche générique, disponible dans l'espace de travail administration.

• Choisir la source et la table sur laquelle on souhaite rechercher

• Effectuer la recherche

Comment rechercher la liste des biens qui n'ont pas été versés à l'inventaire réglementaire ?

Dans la recherche par liens standard de Flora, il n'est pas possible d'effectuer cette recherche. Il faudra donc utiliser la recherche générique, disponible dans l'espace de travail administration.

• Choisir la source et la table sur laquelle on souhaite rechercher

• Effectuer la recherche

Exemple : Rechercher tous les notices du Musée Flora (préfixe MUSFLORA), qui n'ont pas été versées à l'inventaire réglementaire et dont la date d'acquisition est supérieure ou égale à 2002.

Dans le cas où il y aurait différents types de biens dans la base de données, ajouter un filtre pour trier seulement les biens patrimoniaux :

Comment rechercher la liste des biens radiés de l'inventaire ?

Dans Flora, il n’existe pas de registre des biens radiés. Il n’existe également pas de recherche sur « tous les champs » sur la table du registre. 

En revanche, dans la table biens, l’index de recherche Mention de Radiation existe. Il n'est cependant pas disponible dans la recherche experte standard. Si ce champ est alimenté, alors il sera possible d'effectuer une recherche générique par liens sur le registre des biens affectés. Cela permettra de rechercher tous les biens affectés au registre, qui ont une mention de radiation.

• Choisir la source et la table sur laquelle on souhaite rechercher

• Effectuer la recherche

Recherche dans le contenu des fichiers océrisés

Cette recherche est spécifique aux documents océrisés ou documentes textes (Word, Excel), ayant été intégrés dans Flora.

Pour en savoir plus sur l'océrisation, cliquer sur le lien de présentation de la Bibliothèque Nationale de France.

Dans Flora, il est possible de rechercher sur des données contenues dans un documents ou un texte glissé-déposé dans la Bibliothèque, les Archives ou bien, sur les Autres Documents. Ces documents ont été préalablement océrisés ou bien, ils ont été glissés-déposés en format Word, Excel, etc.

Pour en savoir plus sur l'intégration de documents océrisés dans Flora, cliquer ici.

Pour accéder à la recherche générique en texte intégral, choisir la source et la table sur lesquelles la recherche sera effectuée.

La recherche générique en texte intégral est plus précise dans l'espace de travail Administration.  La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, il est possible de la combiner à une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.

Quelles sont les options disponibles dans la recherche en texte intégral ?

Des options sont également disponibles pour la recherche en texte intégral.

Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :

• Termes du document : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
• Recherche floue : cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
• Proximité : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : Indifférente ou Distance à préciser.
• Distance : si la proximité Distance a été sélectionnée, précisez ici le nombre de mots maximum entre les termes.

Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts

Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"

Comment rechercher des références bibliographiques qui comprennent certains termes mentionnés dans un document édité par un éditeur spécifique ?

Exemple : Rechercher toutes les références bibliographiques dont les termes "Histoire de Dijon" sont mentionnés dans le document et/ou l'éditeur est J.Picard.

La mention des termes se trouve dans le texte océrisé. En revanche, la mention de l'éditeur, se trouve dans la notice du catalogue. De ce fait, il est intéressant de passer par cette recherche pour combiner ces deux types de recherches.