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Modifié par Doriane Bautista le 2025/10/08 09:23
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou LibreOffice).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41
42 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 )))
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 **Bonnes pratiques : **
49
50 * **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 )))
52
53 = Accéder à l'éditeur de modèles =
54
55 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56
57 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58
59 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 = Étapes de création d'un modèle =
63
64 == Créer le modèle dans Flora ==
65
66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 1. (((
68 Donnez un **nom au modèle** :
69
70 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 )))
75 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78
79 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 === A propos des modèles de données ===
92
93 Le choix du modèle de données conditionne :
94
95 * le nombre de champs disponibles,
96 * la présence ou non de regroupements de champs,
97 * la configuration des formats d’images.
98
99 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
100 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
101 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
102
103 (((
104 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
109
110 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
111 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
112 1. (((
113 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
114
115 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
116 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
117 )))
118
119 (% start="4" %)
120 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
121 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
122 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
123
124 (% class="box successmessage" %)
125 (((
126 **Bonnes pratiques : **
127
128 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
129 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
130 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
131 )))
132
133 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 (% class="\" %)
137 (((
138 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142
143
144 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 )))
146
147
148 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150
151 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
152
153 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
154
155 === Intégrer les champs ===
156
157 Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
158
159 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
160
161 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
162 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
163 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
164 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
165 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
166 Grande liberté de mise en page.
167
168 Positionnement flexible.
169 )))|(% style="width:212px" %)(((
170 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
171 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
172
173 (% class="box successmessage" %)
174 (((
175 **Bonnes pratiques : **
176
177 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
178 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
179 )))
180
181 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
182
183 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
185
186 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188
189 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191 (% style="color:#ffffff" %) test
192
193 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
194
195 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199
200
201 (% class="box infomessage" %)
202 (((
203 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
204
205 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 )))
207
208
209 === Intégrer les images ===
210
211 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
212
213 1. (((
214 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
215
216 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
217 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
218 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
219 )))
220 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
221 1. (((
222 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
223
224 * Original : taille native (souvent très lourde).
225 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
226 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
227 )))
228 1. (((
229 **Configurez le rendu** :
230
231 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
232 * **Saisissez la taille** en pixels.
233 * **Sauvegardez les réglages**.
234 )))
235 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
236
237 (% class="box successmessage" %)
238 (((
239 **Bonnes pratiques**
240
241 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
242 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
243 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
244 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
245 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
246 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
247 )))
248
249 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
250 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
251
252 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253
254
255 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257
258 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
265
266 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
267
268 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
269 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
270
271 Pour cela :
272
273 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
274 1. (((
275 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
276
277 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
278 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
279 )))
280 1. (((
281 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
282 )))
283 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
284 1. (((
285 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
286
287 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
288 * décochez la case **Accès privé**,
289 * sélectionnez les groupes autorisés,
290 * sauvegardez.
291 )))
292
293 (% class="box successmessage" %)
294 (((
295 **Bonnes pratiques :  **
296
297 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
298 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
299 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
300 )))
301
302 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303
304
305 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306
307
308 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309
310
311 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
314 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 = Modifier un modèle =
321
322 (% class="box successmessage" %)
323 (((
324 **Bonnes pratiques : **
325
326 * Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
327 )))
328
329 == Modifier un modèle personnalisé ==
330
331 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
332
333 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
334 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
335 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
336 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
337
338 == Dupliquer un modèle standard ==
339
340 (% class="box warningmessage" %)
341 (((
342 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
343 )))
344
345 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
346 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
347 1. (((
348 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
349
350 1. la **même table** que le modèle standard,
351 1. le **même modèle de données**.
352 )))
353 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
354 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
355 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
356
357 (% class="box infomessage" %)
358 (((
359 Avantages de la duplication :
360
361 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
362 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
363 * (((
364 **Profiter des modèles « Complète »** :
365
366 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
367 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
368 )))
369 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
370 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
371 )))
372
373 = Supprimer un modèle =
374
375 (% class="box warningmessage" %)
376 (((
377 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
378 )))
379
380 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
381 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
382
383 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
384 1. Sélectionnez-le dans la liste.
385 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
386
387 (% class="box successmessage" %)
388 (((
389 **Bonnes pratiques : **
390
391 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
392 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
393 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
394 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
395 )))
396
397 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398
399
400 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401
402
403
404 )))
405 )))|(% style="width:300px" %)(((
406 (% class="box" %)
407 (((
408 **Sommaire**
409
410 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
411 )))
412
413 (% class="box" %)
414 (((
415 **Aller plus loin**
416
417 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
418 * [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
419 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
420 )))
421
422 (% class="box" %)
423 (((
424 **Icônes principales**
425
426 * [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
427
428 * [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
429
430 * [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
431
432 * [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
433
434 * [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
435
436
437 )))
438 )))
439
440