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Version 83.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 14:42
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14
15 Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
16 )))
17
18 (((
19 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
20
21 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
22
23 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
24
25 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
28
29 >(% class="small" %) Cas d'usage :
30 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
37
38 (% class="box infomessage" %)
39 (((
40 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41
42 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
44 )))
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 **Bonnes pratiques : **
49
50 * **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 )))
52
53 = Accéder à l'éditeur de modèles =
54
55 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
56
57 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
58
59 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 = Étapes de création d'un modèle =
63
64 == Créer le modèle dans Flora ==
65
66 1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
67 1. (((
68 Donnez un **nom au modèle** :
69
70 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
72 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
73 * Remplacez les espaces par des underscores _.
74 )))
75 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
76 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
77 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
78
79 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80
81
82 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 === A propos des modèles de données ===
92
93 Le choix du modèle de données conditionne :
94
95 * le nombre de champs disponibles,
96 * la présence ou non de regroupements de champs,
97 * la configuration des formats d’images.
98
99 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
100 >(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
101 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
102
103 (((
104 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
109
110 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
111 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
112 1. (((
113 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
114
115 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
116 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
117 )))
118
119 (% start="4" %)
120 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
121 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
122 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
123
124 (% class="box successmessage" %)
125 (((
126 **Bonnes pratiques : **
127
128 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
129 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
130 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
131 )))
132
133 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 (% class="\" %)
137 (((
138 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139
140
141 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142
143
144 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 )))
146
147
148 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150
151 == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
152
153 === Intégrer les champs ===
154
155 Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
156
157 Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
158
159 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
160 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
161 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
162 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
163 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
164 Grande liberté de mise en page.
165
166 Positionnement flexible.
167 )))|(% style="width:212px" %)(((
168 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
169 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
170
171 (% class="box successmessage" %)
172 (((
173 **Bonnes pratiques : **
174
175 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
176 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
177 )))
178
179 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
180
181 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186
187 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189 (% style="color:#ffffff" %) test
190
191 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
192
193 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 [[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197
198
199 (% class="box infomessage" %)
200 (((
201 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
202
203 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 )))
205
206
207 === Intégrer les images ===
208
209 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
210
211 1. (((
212 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
213
214 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
215 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
216 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
217 )))
218 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
219 1. (((
220 Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
221
222 * Original : taille native (souvent très lourde).
223 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
224 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
225 )))
226 1. (((
227 **Configurez le rendu** :
228
229 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
230 * **Saisissez la taille** en pixels.
231 * **Sauvegardez les réglages**.
232 )))
233 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
234
235 (% class="box successmessage" %)
236 (((
237 **Bonnes pratiques**
238
239 * Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
240 * Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
241 * Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
242 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
243 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
244 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
245 )))
246
247 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
248 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
249
250 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
263
264 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
265
266 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
267 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
268
269 Pour cela :
270
271 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
272 1. (((
273 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
274
275 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
276 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
277 )))
278 1. (((
279 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
280 )))
281 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
282 1. (((
283 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
284
285 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
286 * décochez la case **Accès privé**,
287 * sélectionnez les groupes autorisés,
288 * sauvegardez.
289 )))
290
291 (% class="box successmessage" %)
292 (((
293 **Bonnes pratiques :  **
294
295 * **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
296 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
297 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
298 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
299 )))
300
301 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302
303
304 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305
306
307 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 = Modifier un modèle =
320
321 (% class="box successmessage" %)
322 (((
323 Bonnes pratiques :
324 )))
325
326 == Modifier un modèle personnalisé ==
327
328 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
329
330 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
331 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
332 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
333 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
334 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
335
336 == Dupliquer un modèle standard ==
337
338 (% class="box warningmessage" %)
339 (((
340 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
341 )))
342
343 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
344 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
345 1. (((
346 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
347
348 1. la **même table** que le modèle standard,
349 1. le **même modèle de données**.
350 )))
351 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
352 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
353 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
354 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
355
356 (% class="box infomessage" %)
357 (((
358 Avantages de la duplication :
359
360 * **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
361 * **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
362 * (((
363 **Profiter des modèles « Complète »** :
364
365 * gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
366 * suppression des intitulés si les champs sont vides.
367 )))
368 * **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
369 * **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
370 )))
371
372 = Supprimer un modèle =
373
374 (% class="box warningmessage" %)
375 (((
376 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
377 )))
378
379 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
380 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
381
382 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
383 1. Sélectionnez-le dans la liste.
384 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
385
386 (% class="box successmessage" %)
387 (((
388 **Bonnes pratiques : **
389
390 * **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
391 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
392 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
393 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
394 )))
395
396 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397
398
399 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400
401
402
403 )))
404 )))|(% style="width:300px" %)(((
405 (% class="box" %)
406 (((
407 **Sommaire**
408
409 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
410 )))
411
412 (% class="box" %)
413 (((
414 **Aller plus loin**
415
416 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
417 )))
418
419 (% class="box" %)
420 (((
421 **Icônes principales**
422 )))
423 )))
424
425