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Version 70.1 par Doriane Bautista le 2025/09/18 14:00
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
7
8 Ces modèles peuvent être :
9
10 * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
12
13 Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
14 )))
15
16 (((
17 = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
18
19 Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
20
21 Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
22
23 * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
24 * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
25 * **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
26
27 >(% class="small" %) Cas d'usage :
28 >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
29 >(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
30 >(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
31 >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
32 >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
33 >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
34 >(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
35
36 (% class="box infomessage" %)
37 (((
38 Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
39
40 * **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
41 * **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
42 )))
43
44 (% class="box successmessage" %)
45 (((
46 **Bonnes pratiques : **
47
48 * **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
49 )))
50
51 = Accéder à l'éditeur de modèles =
52
53 Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
54
55 Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
56
57 [[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 = Étapes de création d'un modèle =
61
62 == Créer le modèle dans Flora ==
63
64 1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
65 1. (((
66 Donnez un **nom au modèle** :
67
68 * Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
69 * Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
70 * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
71 * Remplacez les espaces par des underscores _.
72 )))
73 1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
74 1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
75 1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
76
77 [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78
79
80 [[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87
88
89 === A propos des modèles de données ===
90
91 Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
92 Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
93
94 >(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
95 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
96 >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
97
98 (((
99 [[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 )))
101
102
103 == Préparer l'édition dans LibreOffice ==
104
105 1. **Ouvrez** le modèle de publication.
106 1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
107 1. (((
108 **Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
109
110 * en cliquant sur le bouton de téléchargement,
111 * ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
112 )))
113
114 (% start="4" %)
115 1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
116 1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
117 1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
118
119 (% class="box successmessage" %)
120 (((
121 **Bonnes pratiques : **
122
123 * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
124 * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
125 * **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
126 )))
127
128 [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129
130
131 (% class="\" %)
132 (((
133 [[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 [[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 )))
141
142
143 [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 == Intégrer les champs et les images ==
147
148 === Intégrer les champs ===
149
150 1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
151 1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
152
153 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
154 |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
155 Texte d’aide pour guider le placement des champs.
156 )))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
157 |**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
158 Grande liberté de mise en page.
159
160 Positionnement flexible.
161 )))|(% style="width:212px" %)(((
162 Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
163 )))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
164
165 (% class="box successmessage" %)
166 (((
167 **Bonnes pratiques : **
168
169 * Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
170 * Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
171 )))
172
173 >(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
174
175 [[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
178 [[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180
181 [[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183 (% style="color:#ffffff" %) test
184
185 >(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
186
187 [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 [[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
196
197 [[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 )))
199
200
201 === Intégrer les images ===
202
203 L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
204
205 1. (((
206 Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
207
208 * **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
209 * **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
210 * **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
211 )))
212 1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
213 1. (((
214 Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
215
216 * Original : taille native (souvent très lourde).
217 * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
218 * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
219 )))
220 1. (((
221 **Configurez le rendu** (mode, taille) :
222
223 * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
224 * **Saisissez la taille** en pixels.
225 * **Sauvegardez les réglages**.
226 )))
227 1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
228
229 (% class="box successmessage" %)
230 (((
231 **Bonnes pratiques**
232
233 * Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
234 * Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
235 * N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
236 * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
237 * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
238 * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
239 )))
240
241 (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
242 (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
243
244 [[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
247 [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249
250 [[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 [[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255
256 == Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
257
258 Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
259
260 (% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
261 (% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
262
263 Pour cela :
264
265 1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
266 1. (((
267 Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
268
269 * Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
270 * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
271 )))
272 1. (((
273 Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
274 )))
275 1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
276 1. (((
277 Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
278
279 * ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
280 * décochez la case **Accès privé**,
281 * sélectionnez les groupes autorisés,
282 * sauvegardez.
283 )))
284
285 (% class="box successmessage" %)
286 (((
287 **Bonnes pratiques :  **
288
289 * **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
290 * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
291 * **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
292 * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
293 )))
294
295 [[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296
297
298 [[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
301 [[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302
303
304 [[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305
306
307 [[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 = Modifier un modèle =
314
315 Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
316
317 == Modifier un modèle personnalisé ==
318
319 Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
320
321 1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
322 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
323 1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
324 1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
325 1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
326
327 == Dupliquer un modèle standard ==
328
329 Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
330
331 1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
332 1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
333 1. (((
334 Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
335
336 1. la **même table** que le modèle standard,
337 1. le **même modèle de données**.
338 )))
339 1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
340 1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
341 1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
342
343 (% class="box infomessage" %)
344 (((
345 Avantages de la duplication :
346 )))
347
348 Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
349
350 Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
351
352 Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
353
354 * Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
355
356 Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
357
358 * La répétabilité des blocs de champs [^].
359 * La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
360
361 === Télécharger le modèle existant ===
362
363
364 Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
365
366 [[image:1742200801441-200.png]]
367
368
369 Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
370
371 [[image:1742200842089-490.png]]
372
373 Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
374
375
376 Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
377
378 * Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
379 * Table utilisée pour ce modèle standard
380
381 **Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
382
383 [[image:1742201155046-391.png]]
384
385
386 === Créer un nouveau modèle ===
387
388
389 Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
390
391 [[image:1742201637281-754.png]]
392
393
394 Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
395
396 (% class="box infomessage" %)
397 (((
398 Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
399 )))
400
401 Recommandations complémentaires :
402
403 * Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
404 * Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
405 * Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
406
407 **Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
408
409 Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
410
411 [[image:1742201722886-615.png]]
412
413
414 [[image:1742201750633-431.png]]
415
416
417 Résultat :
418
419 [[image:1742201967407-410.png]]
420
421
422
423 [[image:1742202320236-479.png]]
424
425
426 = Supprimer un modèle =
427
428 (% class="box warningmessage" %)
429 (((
430 **Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
431 )))
432
433 La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
434 Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
435
436 1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
437 1. Sélectionnez-le dans la liste.
438 1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
439
440 (% class="box successmessage" %)
441 (((
442 **Bonnes pratiques : **
443
444 * **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
445 * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
446 * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
447 * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
448 )))
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450 [[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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453 [[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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458 )))|(% style="width:300px" %)(((
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461 **Sommaire**
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463 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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468 **Aller plus loin**
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470 * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
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475 **Icônes principales**
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