Dans Flora, les modèles de publication sont un outil stratégique qui relie la base de données Flora aux documents opérationnels utilisés chaque jour par les utilisateurs.
Ces modèles peuvent être :
standards, fournis et mis à jour par Flora ;
personnalisés, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
Les modèles personnalisés sont préservés lors des montées de version et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier, dupliquer ou supprimer des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ?
Les modèles standards couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
Les modèles personnalisés vous permettent de :
Adapter la présentation aux usages concrets de l'institution.
Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle (mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
Optimiser le temps de travail en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
Cas d'usage : Créer un book pour les acquisitions annuelles Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs Créer des listes de prêts pour la régie Créer des étiquettes de transport normalisées Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
Les modèles de publication sont communs aux environnements test et production :
Modifications / suppressions faites en test → immédiatement actives en production.
Créations faites en test → visibles le lendemain en production (au redémarrage).
Bonnes pratiques :
Utiliser un compte générique (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
Accéder à l'éditeur de modèles
Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
Rendez-vous dans l'espace de travail Administration > Impressions > Modèles de publication.
Accès éditeur de modèles
Étapes de création d'un modèle
Créer le modèle dans Flora
Dans Administration → Impressions → Modèles de publication, cliquez sur Nouveau modèle.
Donnez un nom au modèle :
Préfixe obligatoire S_ (spécifique client).
Jusqu’à 255 caractères version 4.5.60
Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
Remplacez les espaces par des underscores _.
Choisissez la source de données (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur suivant.
Sélectionnez le modèle de données adapté.
Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
Créer un nouveau modèle
Saisie du nom et de la source de données
Choix du modèle de données et validation
Résultat : modèle créé
Les modèles de données disposent de regroupements de champs et de formats d'images, qui permettent de mettre en page le contenu des modèles de publication. Ces modèles de données sont réalisés par Flora Software. Ils permettent de simplifier la complexité inhérente à la nature des données documentaires (blocs de champs répétables, champs multivalués, tables liées, etc.) pour présenter les données comme dans un tableur en mode ligne/colonne (cf. chapitre suivant).
Ouvrir un modèle de publication
Comprendre l'éditeur de modèle de publication
Télécharger le modèle pour modification
Avant de télécharger un modèle, il est conseillé d'actualiser le modèle. Cela permet de récupérer les éventuelles évolutions faites par Flora dans le modèle de données.
Pour télécharger le modèle, deux possibilités :
cliquer sur le bouton de téléchargement ; 1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
cliquer sur la page disponible à droite de l'écran ; 1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
Par défaut, les modèles de publication se téléchargent dans les téléchargement de l'ordinateur. Il est recommandé de créer un dossier dédié son ordinateur ou un disque réseau partagé, et de toujours faire une sauvegarde du modèle avant modification, car quand il sera réimporté dans Flora, le modèle modifié écrasera l'ancienne version et sa restauration par le service informatique sera très délicate.
Exemple :
Il est primordial de télécharger ce fichier via Flora, pour ensuite, pouvoir l'exploiter dans LibreOffice. Si on ouvre un fichier .odt via LibreOffice (sans téléchargement préalable Flora) pour tenter de le modifier avec l'éditeur Flora, cela ne fonctionnera pas.
Ouvrir le fichier LibreOffice pour le modifier
Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.
Ouvrir le fichier .odt avec LibreOffice. Positionner les fenêtres Flora et LibreOffice côte à côte.
Il est possible de Masquer les menu Flora pour gagner de la place.
Résultat :
Intégrer les champs au document LibreOffice
Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.
Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
Avec regroupement de champs
Les regroupements de champs ont été mis en place pour correspondre à des "sections" dans le document Libre office, dont le texte saisi sera effacé si tous les champs du regroupement sont vides. Pour des publications de type "fiche complête" cela est quasi obligatoire car la saisie dans les tables documentaires est toujours lacunaire, et cela évitera d'avoir des titres de sections vides qui alourdiraient l'impression. En standard, Flora fournira généralement deux modeles de données pour chaque table, un avec regroupement pour des impression de type fiches completes avec titres de sections, et un autre sans regroupement pour positionnement libre des champs Exemple "Regroupements "Découverte" et "Utilisation" dans une notice beaux-arts
Exemple de positionnement du regroupement désignation
Le regroupement de champs Désignation doit être positionné, en le faisant glisser déplacer dans le document LibreOffice.
Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc DESIGNATION" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement les champs de désignation. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.
Quand on dépose les champs, des espaces se rajoutent parfois automatiquement à gauche et à droite du champ ; il est possible de les supprimer si nécessaire.
Avec ce modèle de données, il n'est pas possible de disposer des champs d'un regroupement ailleurs que dans sa section libre office. Ainsi le champ numéro d'inventaire devra obligatoirement être posé dans le regroupement (bloc) IDENTIFICATION. Pour en savoir plus, cliquer ici.
Sans regroupement de champs
Avec ce modèle de données , il est possible de positionner les champs où l'on souhaite dans LibreOffice. Pour en savoir plus, cliquer ici.
Point d'attention
Certains modèles de données disposent des deux possibilités : avec ET sans regroupement de champs. Il faut donc maîtriser les deux types d'intégration des champs.
Exemple : modèle de données mus_evenement_complete
Différencier les modèles de données mus_bien complète et mus_bien_complete2
Intégrer des images au modèles de publication
Glisser déposer le regroupement
Pour ajouter une image dans le document LibreOffice, il faut choisir le regroupement en fonction de la ou des images à intégrer au modèle ; puis le glisser déposer dans LibreOffice.
Il y a trois fois trois possibilités :
Image consultation ou doc : s'il n'y a pas d'image de consultation liées à la notice bien, Flora utilisera celle qui sont documentées dans le champ Photos documentaires.
Première image : seule la première image de consultation sera imprimée.
Toutes images : toutes les images de consultations et photo documentaires seront imprimées.
Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.
Choisir le format d'image
Il faut ensuite choisir le format d'image, en choisissant la taille (en pixels) qu'elle occupera dans le document final.
Homogénéiser la taille des images dans le modèle de publication
La première chose à faire dans le modèle de publication est de définir la taille qu'auront les images dans le modèle LibreOffice. Le logiciel Flora les redimensionnera automatiquement avant de les poser dans le document final.
Pour chaque regroupement, il y a trois formats d'image disponibles :
Fichier original : pour ce format, l'image sera exportée dans le document final (odt ou pdf) à la taille qu'elle avait lors de son intégration dans la photothèque (donc souvent de 2000x3000 pixels). Il y a un risque que le fichier finale soit très volumineux s'il contient un nombre important de notices. Les images originales ne sont pas intéressantes à imprimer sur des pages A4 ; cela est intéressant sur des pages A3.
Medium : ce format permet d'exporter des photos de bonne facture. Pour des questions de qualité, il est recommandé de prendre le format de résolution medium (800 par 600 pixels).
Imagette : pour ce format, ne pas utiliser un taille supérieur à 192, car cela va dégrader la qualité de l'image.
En choisir un parmi les trois propositions.
Prendre l'habitude d'imprimer des imagettes ou photos medium en fonction de la taille de la zone image désirée (si inférieur à 192 pixels l'imagette sera suffisante et l'impression sera plus rapide).
Ensuite, pour chaque image, il est possible d'indiquer un mode : Adapter ou Encadrer.
Pour cela : après avoir choisis le format d'image :
Indiquer le mode (encadrer l'image ou l'adapter)
Saisir les pixels souhaités (choix de la taille de l'image)
Sauvegarder les réglages
Attention : le mode Encadré va redimensionner l'image pour la forcer à rentrer dans la taille. Elle sera donc déformée si elle est plus grande.
Pour être sûr que Flora va correctement mémoriser l'option Adapter, sélectionner Encadrer puis à nouveau Adapter AVANT de renseigner la taille en pixels.
Intégrer l'image dans le document LibreOffice
Copier-Coller le format d'image dans le modèle LibreOffice (pas de glisser déposer disponible).
Elle apparaitra sous forme d'un encart grisé matérialisant l'emplacement de l'image dans les futures impressions.
Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.
Intégrer le modèle de publication dans Flora
Une fois le modèle de publication mis en page, il faut le réintégrer dans Flora pour l'utiliser.
Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.
Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton . Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.
Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
Tester le modèle Libre Office
Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir : - une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs. - une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée ,pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
Actualiser les modèles de publication
Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique.
Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton .
Gérer les accès aux modèles de publication
Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
Pour cela :
se positionner dans Gestion des accès
décocher la case accès privé
indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
sauvegarder
Dupliquer et modifier un modèle de publication existant
Rappels
L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.
Dupliquer un modèle existant
Il est possible de modifier les modèles standards existants. Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.
Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
Exemple avec le modèle Bien - Complète :
Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
La répétabilité des blocs de champs [^].
La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
Télécharger le modèle existant
Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser. Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.
Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
Table utilisée pour ce modèle standard
Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.
Créer un nouveau modèle
Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut impérativement que le libellé des modèles personnalisés commence par S_. Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.
Recommandations complémentaires :
Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.
Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
Résultat :
Modifier le modèle standard
Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle
Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.
Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton . Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.
Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
Tester le modèle Libre Office
Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir : - une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs. - une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
Actualiser les modèles de publication
Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique.
Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton .
Gérer les accès aux modèles de publication
Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
Pour cela :
se positionner dans Gestion des accès
décocher la case accès privé
indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
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