Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Doriane Bautista le 2025/10/08 09:23

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,4 +1,4 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -10,9 +10,7 @@
  * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
  * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
--
--Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
@@ -24,7 +24,7 @@
  * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
  * **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
--* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou LibreOffice).
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
  >(% class="small" %)  Cas d'usage :
  >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
@@ -33,7 +33,7 @@
  >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
  >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
  >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
-->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -47,7 +47,7 @@
  (((
  **Bonnes pratiques : **
--* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
++* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
  )))
  = Accéder à l'éditeur de modèles =
@@ -63,7 +63,7 @@
  == Créer le modèle dans Flora ==
--1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
 . (((
  Donnez un **nom au modèle** :
@@ -90,14 +90,11 @@
  === A propos des modèles de données ===
--Le choix du modèle de données conditionne :
++Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
++Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
--* le nombre de champs disponibles,
--* la présence ou non de regroupements de champs,
--* la configuration des formats d’images.
--
-->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
-->(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
  (((
@@ -148,16 +148,13 @@
  [[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
++== Intégrer les champs et les images ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
--
  === Intégrer les champs ===
--Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
++1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
++1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
--Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
--
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
@@ -195,7 +195,7 @@
  [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box infomessage" %)
@@ -219,7 +219,7 @@
  )))
 . **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
 . (((
--Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
++Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
  * Original : taille native (souvent très lourde).
  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
@@ -226,7 +226,7 @@
  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
 . (((
--**Configurez le rendu** :
++**Configurez le rendu** (mode, taille) :
  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
  * **Saisissez la taille** en pixels.
@@ -238,9 +238,9 @@
  (((
  **Bonnes pratiques**
--* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
--* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
--* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
++* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
++* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
@@ -249,7 +249,7 @@
  (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
  (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -278,7 +278,7 @@
  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
  )))
 . (((
--Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
  )))
 . **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
 . (((
@@ -294,8 +294,9 @@
  (((
  **Bonnes pratiques :  **
++* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
--* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
  )))
@@ -319,57 +319,88 @@
  = Modifier un modèle =
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
--)))
++== Dupliquer un modèle standard ==
--== Modifier un modèle personnalisé ==
--Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
++Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
--1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
--1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
++Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
--== Dupliquer un modèle standard ==
++Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
--)))
++* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
--1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
--1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
--1. (((
--Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
++Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
--1. la **même table** que le modèle standard,
--1. le **même modèle de données**.
--)))
--1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
--1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
--1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
++* La répétabilité des blocs de champs [^].
++* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
++=== Télécharger le modèle existant ===
++
++
++Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
++
++[[image:1742200801441-200.png]]
++
++
++Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
++
++[[image:1742200842089-490.png]]
++
++Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
++
++
++Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
++
++* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
++* Table utilisée pour ce modèle standard
++
++**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
++
++[[image:1742201155046-391.png]]
++
++
++=== Créer un nouveau modèle ===
++
++
++Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
++
++[[image:1742201637281-754.png]]
++
++
++Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Avantages de la duplication :
++Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
++)))
--* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
--* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
--* (((
--**Profiter des modèles « Complète »** :
++Recommandations complémentaires :
--* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
--* suppression des intitulés si les champs sont vides.
--)))
--* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
--* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
--)))
++* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
++* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
++* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
++**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
++
++Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
++
++[[image:1742201722886-615.png]]
++
++
++[[image:1742201750633-431.png]]
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1742201967407-410.png]]
++
++
++
++[[image:1742202320236-479.png]]
++
++
  = Supprimer un modèle =
  (% class="box warningmessage" %)
@@ -388,7 +388,7 @@
  (((
  **Bonnes pratiques : **
--* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
++* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
@@ -415,25 +415,11 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
--
--* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
--
--* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
--
--* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
--
--* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
--
--
  )))
  )))

1758201452592-555.png

Auteur

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1		-XWiki.DBA

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Contenu

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1		-XWiki.DBA

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1		-XWiki.DBA

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