Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -20,9 +20,10 @@
  Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
++* **Générer** des documents prêts à l’emploi (PDF ou LibreOffice).
  * **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
--* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
--* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
++* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique)
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents.
  >(% class="small" %)  Cas d'usage :
  >(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
@@ -31,169 +31,260 @@
  >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
  >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
  >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
-->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels prêts à l’emploi (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
--* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
--* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
--)))
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
--* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
--)))
--= Accéder à l'éditeur de modèles =
--Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
++[[image:1742205190145-176.png]]
--Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
--[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Principes d'édition d'un modèle de publication ==
--= Étapes de création d'un modèle =
++Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
--== Créer le modèle dans Flora ==
++* des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
++* des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
--1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
--1. (((
--Donnez un **nom au modèle** :
++//Exemple avec le cartel ~://
--* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
--* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
--* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
--* Remplacez les espaces par des underscores _.
--)))
--1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
--1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
--1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
++[[image:1742204891803-180.png]]
--[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Accéder à l'éditeur de modèle de publication =
--[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour accéder à l'éditeur de modèle de publication, se positionner dans l'espace de travail Administration, dans le menu Impressions, cliquer sur le sous-menu Modèles de publication.
--[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1740056547705-462.png]]
--[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Créer un modèle de publication ex nihilo =
--=== A propos des modèles de données ===
--Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
--Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
++L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
-->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
-->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
-->(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
  )))
--== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
++[[image:1740056908006-562.png]]
--1. **Ouvrez** le modèle de publication.
--1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
--1. (((
--**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
--* en cliquant sur le bouton de téléchargement,
--* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
++
++== (% id="cke_bm_8484S" style="display:none" %) (%%)Nommer les modèles de publication personnalisés ==
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
  )))
--(% start="4" %)
--1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
--1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
--1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
++Recommandations complémentaires :
--(% class="box successmessage" %)
++* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
++* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
++* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
++
++[[image:1740057026963-512.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Exemple de libellé pour un modèle de publication spécifique //
++
++
++== Choisir la table où créer le modèle de publication ==
++
++
++Les modèles de publication peuvent être créés sur plusieurs tables (biens, entrées, colis, matériels, photothèque, vidéos-sons, évènements, mouvements, bibliothèque, etc.).
++
++Lors de la création du modèle, il faut choisir dans qu'elle table le modèle sera mis à disposition des utilisateurs.
++
++[[image:1740057074737-536.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Dans cet exemple, le modèle de publication sera créé sur la table des biens. Une fois achevé, les utilisateurs de Flora pourront l'exploiter dans la table des biens.//
++
++Cliquer sur suivant pour continuer la création du modèle.
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques : **
++Pour en savoir plus sur les tables et sources dans Flora, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.FAQ Connaître la différence entre source et table.WebHome]]**.
++)))
--* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
--* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
--* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
++
++== Choisir un modèle de données ==
++
++
++Choisir le modèle de données adapté.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les modèles de données disposent de regroupements de champs et de formats d'images, qui permettent de mettre en page le contenu des modèles de publication. Ces modèles de données sont réalisés par Flora Software. Ils permettent de simplifier la complexité inhérente à la nature des données documentaires (blocs de champs répétables, champs multivalués, tables liées, etc.) pour présenter les données comme dans un tableur en mode ligne/colonne (cf. chapitre suivant).
  )))
--[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1740057373247-399.png]]
++Cliquer sur valider.
++
++Résultat : le modèle a été créé. Il est disponible sur la page d'accueil de l'éditeur, dans la liste des modèles de publication.
++
++[[image:1740057877751-154.png]]
++
++
++== Ouvrir un modèle de publication ==
++
++
++[[image:1740058150960-595.png]]
++
++
++[[image:1740058285147-409.png]]
++
++
++=== Comprendre l'éditeur de modèle de publication ===
++
++
++[[image:1740058540407-357.png]]
++
++
++== Télécharger le modèle pour modification ==
++
++
  (% class="\" %)
  (((
--[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Avant de télécharger un modèle, il est conseillé d'actualiser le modèle. Cela permet de récupérer les éventuelles évolutions faites par Flora dans le modèle de données.
++)))
++[[image:1740058781628-585.png]]
--[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour télécharger le modèle, deux possibilités :
--[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* cliquer sur le bouton de téléchargement ; 1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
++
++[[image:1740059155942-813.png]]
++
++* cliquer sur la page disponible à droite de l'écran ;  1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
++
++[[image:1740059098851-270.png]]
  )))
--[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Par défaut, les modèles de publication se téléchargent dans les téléchargement de l'ordinateur. Il est recommandé de créer un dossier dédié son ordinateur ou un disque réseau partagé, et de toujours faire une sauvegarde du modèle **avant** modification, car quand il sera réimporté dans Flora, le modèle modifié écrasera l'ancienne version et sa restauration par le service informatique sera très délicate.
++)))
++//Exemple ~://
--== Intégrer les champs et les images ==
++[[image:1645439637329-743.png]]
--=== Champs ===
--Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Il est primordial de télécharger ce fichier via Flora, pour ensuite, pouvoir l'exploiter dans LibreOffice. Si on ouvre un fichier .odt via LibreOffice (sans téléchargement préalable Flora) pour tenter de le modifier avec l'éditeur Flora, cela ne fonctionnera pas.**
++)))
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
--|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
--Texte d’aide pour guider le placement des champs.
--)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
--|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
--Grande liberté de mise en page.
--Positionnement flexible.
--)))|(% style="width:212px" %)(((
--Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
--)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
++== Ouvrir le fichier LibreOffice pour le modifier ==
--(% class="box successmessage" %)
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
++)))
--* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
--* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
++Ouvrir le fichier .odt avec LibreOffice. Positionner les fenêtres Flora et LibreOffice côte à côte.
++
++Il est possible de Masquer les menu Flora pour gagner de la place.
++
++[[image:1740060388593-857.png]]
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1740060454829-400.png]]
++
++
++== Intégrer les champs au document LibreOffice ==
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
  )))
-->(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
++=== Avec regroupement de champs ===
--[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les regroupements de champs ont été mis en place pour correspondre à des "sections" dans le document Libre office, dont le texte saisi sera effacé si tous les champs du regroupement sont vides.
++Pour des publications de type "fiche complête" cela est quasi obligatoire car la saisie dans les tables documentaires est toujours lacunaire, et cela évitera d'avoir des titres de sections vides qui alourdiraient l'impression.
++En standard, Flora fournira généralement deux modeles de données pour chaque table, un avec regroupement pour des impression de type fiches completes avec titres de sections, et un autre sans regroupement pour positionnement libre des champs
++//Exemple "Regroupements "Découverte" et "Utilisation" dans une notice beaux-arts//
++)))
++//Exemple de positionnement du regroupement désignation//
--[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le regroupement de champs Désignation doit être positionné, en le faisant glisser déplacer dans le document LibreOffice.
++[[image:1740142077383-326.png]]
--(% style="color:#ffffff" %) test
-->(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc DESIGNATION" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement les champs de désignation. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
++)))
--[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1740142181708-639.png]]
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
++**Quand on dépose les champs, des espaces se rajoutent parfois automatiquement à gauche et à droite du champ ; il est possible de les supprimer si nécessaire.**
++)))
--[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Avec ce modèle de données, il n'est pas possible de disposer des champs d'un regroupement ailleurs que dans sa section libre office. Ainsi le champ numéro d'inventaire devra obligatoirement être posé dans le regroupement (bloc) IDENTIFICATION. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
++
++
++=== Sans regroupement de champs ===
++
++
++Avec ce modèle de données , il est possible de positionner les champs où l'on souhaite dans LibreOffice. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
++
++[[image:1740142358706-297.png]]
++
++
++=== Point d'attention ===
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++(% id="cke_bm_4800S" style="display:none" %)** **(% id="cke_bm_28135S" style="display:none" %)** **(%%)**Certains modèles de données disposent des deux possibilités : avec ET sans regroupement de champs. Il faut donc maîtriser les deux types d'intégration des champs.**
  )))
++// Exemple : modèle de données mus_evenement_complete//
++[[image:1740061297394-404.png]]
++==== (% id="cke_bm_21150S" style="display:none" %) (%%)Différencier les modèles de données mus_bien complète et mus_bien_complete2 ====
++
++
++[[image:1740060903462-303.png]]
++
++
  == Intégrer des images au modèles de publication ==
@@ -291,37 +291,6 @@
--
--
--
--
--
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--
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--
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--
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--
--
--
--
--
--
--
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--
--
--
--
--
--
  [[image:1740143843708-538.png]]
@@ -647,4 +647,7 @@
  )))
  )))
++
++
++(% class="\" id="HCasparticulier:fichesdeprEAtsetarrEAtE9sdedE9pF4ts" %)

1758180534385-265.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-135.8 KB

Contenu

1758182456826-727.png

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

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1758182564184-419.png

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1		-XWiki.DBA

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
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Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

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1		-46.5 KB

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Auteur

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1		-XWiki.DBA

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