Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Doriane Bautista le 2025/10/08 09:23

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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:15

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Rendu

Résumé

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Pièces jointes (0 modifications, 16 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -10,7 +10,9 @@
  * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
  * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
++
++Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
@@ -31,7 +31,7 @@
  >(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
  >(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
  >(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
-->(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -61,14 +61,14 @@
  == Créer le modèle dans Flora ==
--1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
 . (((
  Donnez un **nom au modèle** :
--1. Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
--1. Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
--1. Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
--1. Remplacez les espaces par des underscores _.
++* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
++* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
++* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
++* Remplacez les espaces par des underscores _.
  )))
 . Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
 . Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
@@ -86,581 +86,318 @@
  [[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== A propos des modèles de données ===
++Le choix du modèle de données conditionne :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les modèles de données disposent de regroupements de champs et de formats d'images, qui permettent de mettre en page le contenu des modèles de publication. Ces modèles de données sont réalisés par Flora Software. Ils permettent de simplifier la complexité inhérente à la nature des données documentaires (blocs de champs répétables, champs multivalués, tables liées, etc.) pour présenter les données comme dans un tableur en mode ligne/colonne (cf. chapitre suivant).
--)))
++* le nombre de champs disponibles,
++* la présence ou non de regroupements de champs,
++* la configuration des formats d’images.
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:(%%)(((
++|=(% class="small" %)Modèle de données|=(% class="small" %)Caractéristiques principales
++|(%%)(% class="small" %)**mus_bien_complete**|(%%)(% class="small" %)Regroupements de champs, exhaustif, nombreuses options, structure rigide.
++|(%%)(% class="small" %)**mus_bien_complete2**|(%%)(% class="small" %)Sans regroupements, plus grande liberté de mise en page, mais moins de champs et options limitées pour les images.
--
--
--
--
--== Ouvrir un modèle de publication ==
--
--
--[[image:1740058150960-595.png]]
--
--
--[[image:1740058285147-409.png]]
--
--
--=== Comprendre l'éditeur de modèle de publication ===
--
--
--[[image:1740058540407-357.png]]
--
--
--[[image:1742205190145-176.png]]
--
--== Télécharger le modèle pour modification ==
--
--
--(% class="\" %)
--(((
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Avant de télécharger un modèle, il est conseillé d'actualiser le modèle. Cela permet de récupérer les éventuelles évolutions faites par Flora dans le modèle de données.
++(% class="small" %) (%%)
++(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.(%%)
++(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
  )))
--[[image:1740058781628-585.png]]
--
--
--Pour télécharger le modèle, deux possibilités :
--
--* cliquer sur le bouton de téléchargement ; 1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
--
--[[image:1740059155942-813.png]]
--
--* cliquer sur la page disponible à droite de l'écran ;  1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
--
--[[image:1740059098851-270.png]]
--)))
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Par défaut, les modèles de publication se téléchargent dans les téléchargement de l'ordinateur. Il est recommandé de créer un dossier dédié son ordinateur ou un disque réseau partagé, et de toujours faire une sauvegarde du modèle **avant** modification, car quand il sera réimporté dans Flora, le modèle modifié écrasera l'ancienne version et sa restauration par le service informatique sera très délicate.
++[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--//Exemple ~://
--[[image:1645439637329-743.png]]
++== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
++1. **Ouvrez** le modèle de publication.
++1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
++1. (((
++**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Il est primordial de télécharger ce fichier via Flora, pour ensuite, pouvoir l'exploiter dans LibreOffice. Si on ouvre un fichier .odt via LibreOffice (sans téléchargement préalable Flora) pour tenter de le modifier avec l'éditeur Flora, cela ne fonctionnera pas.**
++* en cliquant sur le bouton de téléchargement,
++* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
  )))
++(% start="4" %)
++1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
++1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
++1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
--== Ouvrir le fichier LibreOffice pour le modifier ==
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
--)))
++**Bonnes pratiques : **
--Ouvrir le fichier .odt avec LibreOffice. Positionner les fenêtres Flora et LibreOffice côte à côte.
--
--Il est possible de Masquer les menu Flora pour gagner de la place.
--
--[[image:1740060388593-857.png]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1740060454829-400.png]]
--
--
--== Intégrer les champs au document LibreOffice ==
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
++* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
++* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
++* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
  )))
--Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
++[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
--* des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
--[[image:1742204891803-180.png]]
--
--=== Avec regroupement de champs ===
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="\" %)
  (((
--Les regroupements de champs ont été mis en place pour correspondre à des "sections" dans le document Libre office, dont le texte saisi sera effacé si tous les champs du regroupement sont vides.
--Pour des publications de type "fiche complête" cela est quasi obligatoire car la saisie dans les tables documentaires est toujours lacunaire, et cela évitera d'avoir des titres de sections vides qui alourdiraient l'impression.
--En standard, Flora fournira généralement deux modeles de données pour chaque table, un avec regroupement pour des impression de type fiches completes avec titres de sections, et un autre sans regroupement pour positionnement libre des champs
--//Exemple "Regroupements "Découverte" et "Utilisation" dans une notice beaux-arts//
--)))
++[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--//Exemple de positionnement du regroupement désignation//
--Le regroupement de champs Désignation doit être positionné, en le faisant glisser déplacer dans le document LibreOffice.
++[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740142077383-326.png]]
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc DESIGNATION" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement les champs de désignation. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
++[[//Ouvrir le fichier LibreOffice enregistré sur l'ordinateur//>>image:1758182906841-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--[[image:1740142181708-639.png]]
++[[//Flora et LibreOffice côté à côte//>>image:1758183331917-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Quand on dépose les champs, des espaces se rajoutent parfois automatiquement à gauche et à droite du champ ; il est possible de les supprimer si nécessaire.**
--)))
++== Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
--Avec ce modèle de données, il n'est pas possible de disposer des champs d'un regroupement ailleurs que dans sa section libre office. Ainsi le champ numéro d'inventaire devra obligatoirement être posé dans le regroupement (bloc) IDENTIFICATION. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
++=== Intégrer les champs ===
++1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
++1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
--=== Sans regroupement de champs ===
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
++|**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
++Texte d’aide pour guider le placement des champs.
++)))|(% style="width:212px" %)Les champs doivent obligatoirement être placés dans leur regroupement. |(% style="width:109px" %)mus_bien_complete
++|**Sans regroupements**|Glissez-déposez directement les **champs** où vous le souhaitez dans LibreOffice.|(((
++Grande liberté de mise en page.
++Positionnement flexible.
++)))|(% style="width:212px" %)(((
++Vous devez gérer vous-même la logique et les titres.
++)))|(% style="width:109px" %)mus_bien_complete2
--Avec ce modèle de données , il est possible de positionner les champs où l'on souhaite dans LibreOffice. Pour en savoir plus, cliquer [[**ici**>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HDiffE9rencierlesmodE8lesdedonnE9esmus_biencomplE8teetmus_bien_complete2]].
--
--[[image:1740142358706-297.png]]
--
--
--=== Point d'attention ===
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--(% id="cke_bm_4800S" style="display:none" %)** **(% id="cke_bm_28135S" style="display:none" %)** **(%%)**Certains modèles de données disposent des deux possibilités : avec ET sans regroupement de champs. Il faut donc maîtriser les deux types d'intégration des champs.**
--)))
++**Bonnes pratiques : **
--// Exemple : modèle de données mus_evenement_complete//
--
--[[image:1740061297394-404.png]]
--
--
--==== (% id="cke_bm_21150S" style="display:none" %) (%%)Différencier les modèles de données mus_bien complète et mus_bien_complete2 ====
--
--
--[[image:1740060903462-303.png]]
--
--
--== Intégrer des images au modèles de publication ==
--
--
--=== Glisser déposer le regroupement ===
--
--
--(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
--(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %) (%%)Pour ajouter une image dans le document LibreOffice, il faut choisir le regroupement en fonction de la ou des images à intégrer au modèle ; puis le glisser déposer dans LibreOffice.
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Il y a trois fois trois possibilités :
--
--* Image consultation ou doc : s'il n'y a pas d'image de consultation liées à la notice bien, Flora utilisera celle qui sont documentées dans le champ Photos documentaires.
--* Première image : seule la première image de consultation sera imprimée.
--* Toutes images : toutes les images de consultations et photo documentaires seront imprimées.
--
--[[image:1740143055223-391.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
++* Supprimez les **espaces parasites** qui peuvent apparaître lors du glisser-déposer des champs.
++* Pour les modèles avec regroupements : le **texte d’aide** servant au placement des champs peut être effacé une fois le modèle finalisé.
  )))
++>(% class="small" %)Ex. Modèle avec regroupement de champs.
--=== Choisir le format d'image ===
++[[//Onglet regroupements et champs//>>image:1758186846524-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il faut ensuite choisir le format d'image, en choisissant la taille (en pixels)  qu'elle occupera dans le document final.
++[[//Glisser-déposer le regroupement de champs//>>image:1740142077383-326.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740143207234-143.png]]
++[[//Glisser-déposer les champs dans le regroupement. //>>image:1740142181708-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="color:#ffffff" %) test
--==== Homogénéiser la taille des images dans le modèle de publication ====
++>(% class="small" %)Ex. Modèle sans regroupement de champs
++[[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--La première chose à faire dans le modèle de publication est de définir la taille qu'auront les images dans le modèle LibreOffice. Le logiciel Flora les redimensionnera automatiquement avant de les poser dans le document final.
--
--Pour chaque regroupement, il y a trois formats d'image disponibles :
++[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Fichier original : pour ce format, l'image sera exportée dans le document final (odt ou pdf) à la taille qu'elle avait lors de son intégration dans la photothèque (donc souvent de 2000x3000 pixels). Il y a un risque que le fichier finale soit très volumineux s'il contient un nombre important de notices. Les images **originales **ne sont pas intéressantes à imprimer sur des pages A4 ; cela est intéressant sur des pages A3.
--* Medium : ce format permet d'exporter des photos de bonne facture. **Pour des questions de qualité, il est recommandé de prendre le format de résolution medium (800 par 600 pixels).**
--* Imagette : pour ce format, ne pas utiliser un taille supérieur à 192, car cela va dégrader la qualité de l'image.
--En choisir un parmi les trois propositions.
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Prendre l'habitude d'imprimer des **imagettes ou photos medium** en fonction de la taille de la zone image désirée (si inférieur à 192 pixels l'imagette sera suffisante et l'impression sera plus rapide).
--)))
++Certains modèles existent en **version hybride** (avec et sans regroupement) : **veillez à bien connaître les deux méthodes.**
--
--[[image:1740143545965-894.png]]
--
--
--Ensuite, pour chaque image, il est possible d'indiquer un mode : Adapter ou Encadrer.
--
--Pour cela : après avoir choisis le format d'image :
--
--* Indiquer le mode (encadrer l'image ou l'adapter)
--* Saisir les pixels souhaités (choix de la taille de l'image)
--* Sauvegarder les réglages
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : le mode Encadré va redimensionner l'image pour la forcer à rentrer dans la taille. Elle sera donc déformée si elle est plus grande.**
++[[//Modèle mus_evenement_complete//>>image:1740061297394-404.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++=== Intégrer les images ===
++L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.
++1. (((
++Dans l’onglet **Regroupement de champs**, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--[[image:1740143843708-538.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**~ Pour être sûr que Flora va correctement mémoriser l'option Adapter, sélectionner Encadrer puis à nouveau Adapter AVANT de renseigner la taille en pixels.**
++* **Images consultation ou doc** : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
++* **Première image** : n’affiche que la première image de consultation.
++* **Toutes les images** : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
  )))
++1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
++1. (((
++Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
--
--=== Intégrer l'image dans le document LibreOffice ===
--
--
--Copier-Coller le format d'image dans le modèle LibreOffice (pas de glisser déposer disponible).
--
--Elle apparaitra sous forme d'un encart grisé matérialisant l'emplacement de l'image dans les futures impressions.
--
--
--[[image:1740144274104-234.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le texte contenu dans le regroupement aide les clients à glisser-déposer les champs au bon endroit. Exemple : "Les mots clés du bloc Image_consultation_ou_doc" sont disponibles dans cette zone" ; les clients sont informés qu'ils peuvent glisser-déposer dans ce regroupement le format d'image. Une fois le modèle achevé, il peut être effacé.**
++* Original : taille native (souvent très lourde).
++* Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
++* Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
  )))
++1. (((
++**Configurez le rendu** (mode, taille) :
--== Intégrer le modèle de publication dans Flora ==
--
--
--(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
--(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %) (%%)Une fois le modèle de publication mis en page, il faut le réintégrer dans Flora pour l'utiliser.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
++* **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
++* **Saisissez la taille** en pixels.
++* **Sauvegardez les réglages**.
  )))
++1. **Copiez-collez** le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).
--[[image:1645441374408-769.png]]
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
--)))
++**Bonnes pratiques**
--(% class="box infomessage" %)
--(((
-- Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
++* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
++* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
++* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
++* Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
++* Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
++* Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
  )))
++(% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
++(% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
--[[image:1740388311227-258.png]]
++[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Tester le modèle Libre Office ===
++[[//Adapter et sauvegarder le format d'image//>>image:1758189058271-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
--Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
++[[//Glisser-déposer le format d'image dans le regroupement//>>image:1740144274104-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740388311227-258.png]]
++== Réintégrer et partager le modèle dans Flora ==
++Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser et le test.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
--- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
--- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée ,pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
--)))
++(% class="wikigeneratedid" id="H22Renvoyer22lemodE8le.odtdansFlorapourutilisation" %)
++(% id="cke_bm_784S" style="display:none" %)
++Pour cela :
--=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
++1. **Enregistrez et fermez** votre fichier LibreOffice (.odt).
++1. (((
++Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur **Modifier le fichier modèle** et sélectionnez le fichier.
--Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
++* Le modèle importé **remplace l’ancienne version**.
++* Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
++)))
++1. (((
++Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
++)))
++1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
++1. (((
++Une fois le modèle validé, **rendez-le accessible** aux utilisateurs :
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
++* ouvrez l’onglet **Gestion des accès**,
++* décochez la case **Accès privé**,
++* sélectionnez les groupes autorisés,
++* sauvegardez.
  )))
--Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
--
--[[image:1740389276119-451.png]]
--
--
--== Gérer les accès aux modèles de publication ==
--
--
--Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
--
--Pour cela :
--
--* se positionner dans Gestion des accès
--* décocher la case accès privé
--* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
--* sauvegarder
--
--[[image:1740388928877-846.png]]
--
--
--[[image:1740388957196-637.png]]
--
--
--= Dupliquer et modifier un modèle de publication existant =
--
--(% class="\" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--
++**Bonnes pratiques :  **
--== Rappels ==
--
--
--L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
++* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
++* **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
++* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
++* **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
  )))
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
--)))
++[[//Réimporter le fichier dans l'éditeur//>>image:1758194405631-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Dupliquer un modèle existant ==
++[[//Différence actualisation automatique et actualisation manuelle//>>image:1758194593806-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est possible de modifier les modèles standards existants. **Pour cela, il faut les DUPLIQUER pour ne pas écraser les modèles standards.**
++[[//Test du modèle de publication//>>image:1758194892571-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Modifier des modèles existant apporte de nombreux avantages.
--Exemple avec le modèle** Bien - Complète** :
++[[//Décocher la case **Accès privé**//>>image:1758195235881-780.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Tous les regroupements de champs et images, sont déjà présents. Il ne reste plus qu'a supprimer ceux qu'on ne souhaite pas garder et changer la mise en forme si besoin.
--Par ailleurs, tous les modèles standards dotés de l'indication "Complète" sont construits avec des tableaux qui permettent de gérer:
++[[//Affecter le modèles aux groupes autorisés//>>image:1740388928877-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* La répétabilité des blocs de champs [^].
--* La suppression des intitulés lorsque les champs à exportés sont vides.
--=== Télécharger le modèle existant ===
++[[//Sauvegarder les droits d'accès//>>image:1758195394480-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans l'éditeur, cliquer sur le modèle standard à dupliquer :
++= Modifier un modèle =
--[[image:1742200801441-200.png]]
++Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
++== Modifier un modèle personnalisé ==
--Télécharger le modèle à dupliquer en cliquant dessus :
++Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
--[[image:1742200842089-490.png]]
++1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
++1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
++1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
++1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
++1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
--Le modèle se télécharge en local sur l'ordinateur.
++== Dupliquer un modèle standard ==
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Il est conseillé d'utiliser un dossier dédié aux modèles .odt, pour ne pas les mélanger avec d'autres documents. Ce dossier permet d'ouvrir les documents .odt avec LibreOffice et de les modifier avant de les re-télécharger dans Flora, pour les utiliser.
--**Les fichiers .odt téléchargés en local sur l'ordinateur ne sont pas utilisés en direct par Flora. Ce stockage, en local, est toutefois obligatoire pour modifier les documents avec LibreOffice.**
++Les modèles standards **ne doivent jamais être modifiés directement**. Pour les adapter, vous devez les dupliquer.
  )))
++1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
++1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
++1. (((
++Créez un **nouveau modèle spécifique (S_)** en reprenant :
--Pour passer à l'étape suivante, sauvegarder les informations suivantes :
--
--* Nom du modèle de données utilisé pour ce modèle standard
--* Table utilisée pour ce modèle standard
--
--**Il faudra utiliser ces mêmes informations pour dupliquer le modèle.**
--
--[[image:1742201155046-391.png]]
--
--
--=== Créer un nouveau modèle ===
--
--
--Répéter la même opération que les modèles créés à partir d'une page blanche :
--
--[[image:1742201637281-754.png]]
--
--
--Les règles de nommage sont les mêmes que pour les modèles créés à partir d'une feuille blanche.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
++1. la **même table** que le modèle standard,
++1. le **même modèle de données**.
  )))
++1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
++1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
++1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
--Recommandations complémentaires :
--
--* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
--* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
--* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
--
--**Pour les sources et les modèles de données : choisir les mêmes sources et les mêmes modèles que le modèle à modifié, précédemment téléchargé.**
--
--Exemple : le modèle à modifier ayant été créé avec la source Musée - Bien et ensembles et le modèle mus_bien_complète : il faut reporter ces deux choix dans le nouveau modèle créé.
--
--[[image:1742201722886-615.png]]
--
--
--[[image:1742201750633-431.png]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1742201967407-410.png]]
--
--
--=== Modifier le modèle standard ===
--
--
--Pour modifier le modèle standard, positionner dans l'éditeur et le modèle LibreOffice côte à côte et les modifier.
--
--
--[[image:1742202320236-479.png]]
--
--
--Appliquer les mêmes règles de mise en page et de gestion que les modèles créés à partir d'une page blanche.
--
--Dans ces modèles il est possible :
--
--* de supprimer les champs non désirés
--* [[d'intégrer des champs (si tous les champs non intégrés dans le modèles)>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerleschampsaudocumentLibreOffice]]
--* [[d'intégrer ou de modifier les images d'un modèle de publication >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HIntE9grerdesimagesaumodE8lesdepublication]]
--* [[de mettre en forme le document LibreOffice >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Exports%20triton/#HMettreenformeledocumentLibreOffice]]
--
--Pour plus d'informations, consulter les chapitres précédents.
--
--
--=== Importer le modèle standard modifié dans le nouveau modèle ===
--
--
--Une fois le modèle standard modifié, le réimporter dans Flora via le nouveau modèle créé (pour ne pas impacter les modèles standards d'origine).
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Avant de le réintégrer dans Flora, enregistrer le modèle et le fermer.**
--)))
++Avantages de la duplication :
--[[image:1645441374408-769.png]]
++* **Préserver les modèles standards** : vous conservez toujours une version de référence intacte.
++* **Gagner du temps** : les regroupements de champs, tableaux et images sont déjà en place, vous n’avez qu’à adapter.
++* (((
++**Profiter des modèles « Complète »** :
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour réintégrer le modèle, se positionner dans l'éditeur Flora, et cliquer sur le bouton [[image:1740387992389-117.png]]. Cette icône permet d'aller parcourir ses fichiers et d'importer le modèle de publication.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : le bouton crayon permet de réintégrer un modèle dans Flora. Ce bouton ne modifie pas le modèle dans Libre Office, mais écrase le modèle qui est dans Flora.**
++* gestion automatique de la **répétabilité des blocs de champs**,
++* suppression des intitulés si les champs sont vides.
  )))
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
-- Si le nom du modèle a été modifié sur Libre Office, ce n'est pas grave. Flora le renommera automatiquement (avec le nom initial) lors de sa réintégration.
++* **Limiter les erreurs** : partir d’un modèle existant réduit le risque d’oublier des champs importants.
++* **Adapter facilement à vos besoins** : supprimez, ajoutez ou mettez en forme uniquement ce qui est nécessaire, sans repartir de zéro.
  )))
--[[image:1742203116956-516.png]]
++= Supprimer un modèle =
--
--==== Tester le modèle Libre Office ====
--
--
--Il est conseillé de réintégrer régulièrement le modèle Libre Office dans Flora, pour le tester au fur et à mesure de son avancement.
--
--Ainsi après l'avoir testé, il est recommandé d'en faire une sauvegarde de précaution. Cela permet de faire des sauvegardes régulières du fichier original, au cas où, ce dernier serait accidentellement abîmé.
--
--[[image:1742203174004-637.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Pour faciliter les tests du modèle libre office, sans avoir à naviguer dans les menus Flora, il est recommandé d'avoir :
--- une fenêtre FLORA ouverte sur le modèle (ci dessus), pour pouvoir le renvoyer (modifier) rapidement. C'est la fenêtre que l'on utilise également pour glisser déposer les regroupements de champs.
--- une seconde fenêtre FLORA ouverte sur un résultat de recherche dans la table concernée, pour pouvoir relancer directement une impression après chaque modification du modèle Libre Office.
++**Ne supprimez jamais les modèles de publication standards**.
  )))
++La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
++Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.
--=== (% id="cke_bm_9066S" style="display:none" %) (%%)Actualiser les modèles de publication ===
++1. Dans l’espace **Administration > Impressions > Modèles de publication**, repérez le modèle à supprimer.
++1. Sélectionnez-le dans la liste.
++1. Cliquez sur l’icône **Supprimer **et confirmez l’opération.
--Lorsque l'on importe une première fois un modèle Libre Office dans Flora, l'actualisation est automatique : un [[image:1740389126581-332.png]] indique que le modèle a été actualisé avec les champs, formats d'images et données intégrées.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Néanmoins, dans certains cas, l'actualisation n'est pas automatique. **
++**Bonnes pratiques : **
++
++* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
++* **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
++* **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
++* Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
  )))
--Lorsque l'on modifie un format d'image dans un modèle, par exemple (passer d'un format imagette à médium) ; dans ce cas l'actualisation n'est pas automatique. Il faut l'effectuer manuellement. Pour ce faire, cliquer sur le bouton [[image:1740389234038-340.png]].
++[[//Ouvrir le modèle à supprimer//>>image:1758195903789-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740389276119-451.png]]
++[[//Supprimer un modèle de publication//>>image:1758195716260-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Gérer les accès aux modèles de publication ===
--
--Par défaut, l'administrateur crée des modèles de publication en privé. Pour que ces modèles puissent être exploités par les utilisateurs, il faut déclarer les groupes qui peuvent les utiliser.
--
--Pour cela :
--
--* se positionner dans Gestion des accès
--* décocher la case accès privé
--* indiquer les groupes autorisés à exploiter le modèle
--* sauvegarder
--
--[[image:1742203303731-629.png]]
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -667,6 +667,8 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -682,7 +682,4 @@
  )))
  )))
--
--
--(% class="\" id="HCasparticulier:fichesdeprEAtsetarrEAtE9sdedE9pF4ts" %)

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