Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

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Contenu

@@ -10,210 +10,135 @@
  * **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
  * **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
--Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
--
--Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
++Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
  )))
  (((
--= (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Avant propos =
++= (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
--L'éditeur de modèles de publication permet de mettre en page les données saisies sur Flora, puis, de les exporter.
++Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
--Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie.
++Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
--== Complexité des données documentaires ==
++* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
++* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
++* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
--La finesse scientifique des structures de données documentaires les rends difficiles à manipuler informatiquement, notamment pour les modèles de publication, où il est nécessaire de les "mettre à plat".
++>(% class="small" %)  Cas d'usage :
++>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
++>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
++>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
++>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
++>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
++>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
++>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
--//Exemples : sur une notice bien //(le principe est identique sur toutes les tables Flora)
--
--**Le champ AUTEUR** ne contient pas toujours une seule valeur, il peut y avoir :
--
--* plusieurs type d'auteur différents (création, ancienne attribution, exécution) ==> on répète les blocs de champs en saisie** (blocs répétables).**
--* plusieurs auteurs différents pour un même type  ==> on saisie plusieurs valeurs dans un même champs **(multivaluation). **
--
--[[image:1742205526581-364.png]]
--
--
--**Le champ LOCALISATION** fait référence à une hiérarchie dynamique, visualisée dans la table d'autorité des emplacements.
--
--[[image:1742205445924-141.png]]
--
--
--**Plusieurs images** peuvent être liées à une notice :
--
--[[image:1742205421885-704.png]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Pour éviter aux utilisateurs de devoir appréhender la complexité inhérente à cette finesse; les impressions personnalisées ne s'appuieront pas sur les structures de bases de données natives (format XML) mais sur des "surcouches d'exposition de données" préparées par Flora et qui procèdent à la remise à plat nécessaire à une impression.
--\\Un utilisateur ayant suivi la formation dédiée pourra personnaliser les impressions (mise en page, logo du musée, suppression de champs, création de nouveaux modèles) en ne manipulant que le modèle LibreOffice dans Writer. Aucune autre connaissance informatique n'est nécessaire.
--\\La personnalisation des modèles est effectuée via un mode opératoire semblable au publipostage, s'appliquant ensuite automatiquement sur des sélections, des paniers ou des résultats de recherche dans Flora.
++Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
++
++* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
++* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
  )))
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques : **
--//Exemple pour l'impression du cartel : exposition des données concaténées dans des champs unitaires Auteur(s), matière techniques, etc.//
++* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
++)))
--[[image:1742205190145-176.png]]
++= Accéder à l'éditeur de modèles =
++Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
--== Principes d'édition d'un modèle de publication ==
++Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
++[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
--* des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
--* des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
++= Étapes de création d'un modèle =
--//Exemple avec le cartel ~://
++== Créer le modèle dans Flora ==
--[[image:1742204891803-180.png]]
++1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
++1. (((
++Donnez un **nom au modèle** :
++* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
++* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
++* Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
++* Remplacez les espaces par des underscores _.
++)))
++1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
++1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
++1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
--= Accéder à l'éditeur de modèle de publication =
++[[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour accéder à l'éditeur de modèle de publication, se positionner dans l'espace de travail Administration, dans le menu Impressions, cliquer sur le sous-menu Modèles de publication.
++[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740056547705-462.png]]
++[[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Créer un modèle de publication ex nihilo =
++[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--L'institution peut créer ou modifier autant de modèles de publication que nécessaire. **Pour créer ou modifier des modèles de publication Flora utilise le logiciel LibreOffice. **Ces fichiers .odt sont utilisés pour générer le document final, à l'instar d'un publipostage (fusion des contenus des notices sélectionnées préformatés selon le modèle de données et mis en forme selon la construction du document LibreOffice).
++=== A propos des modèles de données ===
++Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
++Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention les modèles de publication sont communs aux applications de test et de production. De ce fait, les modifications et les suppressions de modèles depuis l'appli de test seront immédiatement répercutées en production. La création de nouveaux modèles sera répercutée le lendemain, après redémarrage de l'application de production.**
--)))
++>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
++>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
--
--[[image:1740056908006-562.png]]
--
--
--
--== (% id="cke_bm_8484S" style="display:none" %) (%%)Nommer les modèles de publication personnalisés ==
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--Pour tous les clients, que l'on duplique un modèle existant ou qu'on en crée un nouveau, il faut** impérativement** que le libellé des modèles personnalisés commence par **S_**. **Le S_ indique que ce modèle est un spécifique client.**
++[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--Recommandations complémentaires :
--* Depuis la version 4.5.60, le libellé peut contenir jusqu'à 255 caractères.
--* Ne pas mettre d’accent dans vos libellés. Éviter les caractères interdits dans les noms de fichiers (:/\?;*"<>)
--* Remplacer les espaces par des Under score (tiret du 8).
++== Préparer l'édition dans LibreOffice ==
--[[image:1740057026963-512.png]]
++1. **Ouvrez** le modèle de publication.
++1. **Actualisez** le modèle avant de le télécharger pour récupérer les éventuelles évolutions du modèle de données.
++1. (((
++**Téléchargez** le fichier .odt depuis Flora :
--(% style="text-align: center;" %)
--//Exemple de libellé pour un modèle de publication spécifique //
--
--
--== Choisir la table où créer le modèle de publication ==
--
--
--Les modèles de publication peuvent être créés sur plusieurs tables (biens, entrées, colis, matériels, photothèque, vidéos-sons, évènements, mouvements, bibliothèque, etc.).
--
--Lors de la création du modèle, il faut choisir dans qu'elle table le modèle sera mis à disposition des utilisateurs.
--
--[[image:1740057074737-536.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Dans cet exemple, le modèle de publication sera créé sur la table des biens. Une fois achevé, les utilisateurs de Flora pourront l'exploiter dans la table des biens.//
--
--Cliquer sur suivant pour continuer la création du modèle.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pour en savoir plus sur les tables et sources dans Flora, cliquer**[[ ici>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.FAQ Connaître la différence entre source et table.WebHome]]**.
++* en cliquant sur le bouton de téléchargement,
++* ou en cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran.
  )))
++1. Sauvegardez-le dans un dossier dédié et créez une **copie de sécurité**.
++1. **Ouvrez** le fichier dans **LibreOffice Writer**.
++1. Placez Flora et LibreOffice côte à côte pour faciliter le travail du modèle.
--== Choisir un modèle de données ==
--
--
--Choisir le modèle de données adapté.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--Les modèles de données disposent de regroupements de champs et de formats d'images, qui permettent de mettre en page le contenu des modèles de publication. Ces modèles de données sont réalisés par Flora Software. Ils permettent de simplifier la complexité inhérente à la nature des données documentaires (blocs de champs répétables, champs multivalués, tables liées, etc.) pour présenter les données comme dans un tableur en mode ligne/colonne (cf. chapitre suivant).
++**Bonnes pratiques : **
++
++* Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
++* Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
  )))
++[[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740057373247-399.png]]
--Cliquer sur valider.
--
--Résultat : le modèle a été créé. Il est disponible sur la page d'accueil de l'éditeur, dans la liste des modèles de publication.
--
--[[image:1740057877751-154.png]]
--
--
--== Ouvrir un modèle de publication ==
--
--
--[[image:1740058150960-595.png]]
--
--
--[[image:1740058285147-409.png]]
--
--
--=== Comprendre l'éditeur de modèle de publication ===
--
--
--[[image:1740058540407-357.png]]
--
--
--== Télécharger le modèle pour modification ==
--
--
  (% class="\" %)
  (((
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Avant de télécharger un modèle, il est conseillé d'actualiser le modèle. Cela permet de récupérer les éventuelles évolutions faites par Flora dans le modèle de données.
--)))
++[[//Actualiser un modèle //>>image:1740058781628-585.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1740058781628-585.png]]
++[[//Options de téléchargement du modèle//>>image:1758182564184-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour télécharger le modèle, deux possibilités :
--
--* cliquer sur le bouton de téléchargement ; 1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
--
--[[image:1740059155942-813.png]]
--
--* cliquer sur la page disponible à droite de l'écran ;  1 clic suffit pour lancer le téléchargement du document.
--
--[[image:1740059098851-270.png]]
++
  )))
++[[ >>image:1645439637329-743.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Par défaut, les modèles de publication se téléchargent dans les téléchargement de l'ordinateur. Il est recommandé de créer un dossier dédié son ordinateur ou un disque réseau partagé, et de toujours faire une sauvegarde du modèle **avant** modification, car quand il sera réimporté dans Flora, le modèle modifié écrasera l'ancienne version et sa restauration par le service informatique sera très délicate.
--)))
--//Exemple ~://
--
--[[image:1645439637329-743.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Il est primordial de télécharger ce fichier via Flora, pour ensuite, pouvoir l'exploiter dans LibreOffice. Si on ouvre un fichier .odt via LibreOffice (sans téléchargement préalable Flora) pour tenter de le modifier avec l'éditeur Flora, cela ne fonctionnera pas.**
--)))
--
--
  == Ouvrir le fichier LibreOffice pour le modifier ==
@@ -236,12 +236,21 @@
  == Intégrer les champs au document LibreOffice ==
++[[image:1742205190145-176.png]]
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Les modèles de publication sont stockés dans Flora. Pour les modifier, il faut utiliser le logiciel LibreOffice Writer. L'édition fonctionne uniquement avec LibreOffice.**
  )))
++Les modèles de publication sont réalisés par le client avec des modèles de document LibreOffice, dans lesquels il est possible de positionner :
++
++* des champs, correspondant aux contenus textuels des notices Flora
++* des regroupements, dans lesquels seront intégrées les images liées aux notices Flora
++
++[[image:1742204891803-180.png]]
++
  === Avec regroupement de champs ===
  (% class="box infomessage" %)
@@ -300,7 +300,6 @@
  ==== (% id="cke_bm_21150S" style="display:none" %) (%%)Différencier les modèles de données mus_bien complète et mus_bien_complete2 ====
--[[image:1740060903462-303.png]]
  == Intégrer des images au modèles de publication ==
@@ -394,6 +394,28 @@
++
++
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++
++
++
  [[image:1740143843708-538.png]]

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Auteur

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