Recherche globale

Objectif

Effectuer une recherche rapide par mot-clé depuis le tableau de bord, dans toutes les tables de Flora.

Comment faire ?

1. Depuis le tableau de bord, entrez un mot-clé dans la barre de recherche.
2. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour lancer la recherche.

Ex : Rechercher le terme Napoléon dans l'ensemble des tables Flora.

• Résultat visible dans les facettes :
  • 10 notices de biens
  • 4 notices photothèque
  • 7 notice bibliothèque (références bibliographiques)
  • 1 lieu

Recherche simple

Cette recherche est disponible dans toutes les tables. Elle permet d'effectuer une recherche à partir d’un terme ou d’une succession de mots.

Rechercher sur l'index principaux champs

Dans chaque table, une recherche sur l'index principaux champs OU tous les champs est proposée par défaut.

Exemple pour la table des biens : rechercher le terme tableau avec l'index principaux champs.

Cliquer sur la touche clavier Entrée ou bien, sur Rechercher pour lancer la recherche.

Résultat : 25 notices de biens trouvées.

Rechercher sur d'autres index

L'index principaux champs ou tous les champs est paramétré par défaut pour apparaitre en premier. Néanmoins, il est possible de rechercher sur d'autres index. En cliquant sur l'index principaux champs une liste déroulante apparait, avec d'autres index :

Rechercher sur le numéro d'inventaire seul

Cette recherche diffère d'une table à l'autre. Dans les biens, il est possible de recherche sur le numéro d'inventaire ; dans les entrée : sur le numéro d'entrée ; dans les unités d'archives : sur les numéros de côtes ; etc. Le principe de recherche est le même, seule la nature du numéro change.

En cherchant directement sur le numéro d'inventaire, on supprime le bruit (les résultats trop nombreux) lors d'une recherche :

Exemple pour la table des biens : rechercher la notice dont le numéro d'inventaire est 2017.11.1

Cliquer sur la touche clavier Entrée ou bien, sur Rechercher pour lancer la recherche.

Résultat : notice de l'objet directement trouvée.

Résultat de la recherche par Numéro d'inventaire

La recherche experte permet de croiser les champs sur une table.

Cela permet d'effectuer des recherches précises sur les index. Les index sont les noms des champs qui sont présents dans une grille complète et rangés par onglet thématique dans la grille de saisie complète standard.

Avec la recherche experte, il est possible  :

• d'utiliser des opérateurs booléens, qui permettent de filtrer les résultats en combinant ou excluant des mots précis de la recherche. Les opérateurs booléens les plus courants sont et/ou/sauf.

  

Incidence de chaque opérateur booléen sur les recherches effectuées :

ET : récupère les résultats contenant uniquement les deux mots que l’entourent. Les résultats qui ont soit l’un soit l’autre ne vont pas ressortir dans la liste de résultats

OU : récupère les résultats les deux termes qui l’entourent ou bien, soit l’un, soit l’autre

SAUF : récupère les résultats contenant le terme qui précède sauf. Les résultats avec les termes après le sauf ne sont pas renvoyées dans les résultats.

• d'utiliser des opérateurs de comparaison intra-champs, qui permettent d’affiner les recherches dans les index

  

Incidence de chaque opérateur de comparaison sur les recherches effectuées :

= égal : recherche les notices qui sont indexées sur le seul terme saisi.

et : recherche les notices qui sont indexées sur tous les termes saisis.

ou : recherche les notices qui contiennent au moins un des termes saisis.

sauf : recherche les notices qui contiennent le premier terme sans le deuxième.

> : recherche les notices dont la valeur est supérieure au terme recherché.

>= : recherche les notices dont la valeur est supérieure ou égale au terme recherché.

< : recherche les notices dont la valeur est inférieure au terme recherché.

<= : recherche les notices dont la valeur est inférieure ou égale au terme recherché.

[ ] entre : recherche les notices dont la valeur est comprise entre les deux dates recherchées, c'est à dire les intervalles.

Les opérateurs booléens ainsi que les opérateurs de comparaison intra-champs peuvent être utilisés dans la recherche experte et dans la recherche par liens !

Attention, cela peut faire beaucoup de champs sélectionnables. Pour interroger un nombre plus limité de champs, cliquer sur la liste déroulante Interroger sur tous les index et choisir soit Interroger sur les index les plus courants, soit Interroger sur le minimum d'index.

Exemples de recherches expertes

Exemple : rechercher les biens créés par un auteur, qui ont été exécutés ou créés à une certaine date.

Si l'utilisateur indique en date de création-exécution 17e siècle, Flora recherchera toutes les dates de ce siècle. Exemple, si le bien est indiqué comme créé ou exécuté en 1697, il apparaitra dans la recherche.

Rechercher les notices saisies par un utilisateur sur un laps de temps, pour contrôler l'avancement de la saisie. 

Exemple : rechercher toutes les notices de biens saisies par l'utilisateur adminfonc depuis 2003.

Exemple : rechercher les notices de biens saisies par l'utilisateur adminfonc entre 2020 à 2021.

Pour plus d'exemples de recherches expertes, cliquer ici.

Recherche par liens

La recherche par liens permet de croiser les informations de plusieurs tables.

Dans la recherche par liens, il est possible d’utiliser les opérateurs booléens et les opérateurs de comparaison intra-champs.

Exemple : rechercher les œuvres créées au début du 20^ème siècle dont l’auteur a travaillé au Japon. Un assistant sur l’index permet de sélectionner les termes désirés plus facilement. 

Dans l'exemple suivant, si l'autocomplétion ne suffit pas, utiliser l'assistant de datation pour le champ date de création ou bien l'assistant de recherche , pour le champ lieu de travail.

Exemples de recherches par liens

Rechercher les notices photos qui ne sont pas liés à des notices de biens.

Rechercher les notices de biens qui n'ont jamais été récolées.

Rechercher les notices de biens qui n'ont jamais eu d'évènement lié.

Pour plus d'exemples de recherches par liens, cliquer ici.

Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats

Dans toutes les tables, toute recherche fructueuse aboutit à un lot de réponses, présentées dans une liste de résultats.

Exemple pour la table des biens :

Fonctionnalités associées à la liste de résultats

Présentation des différentes icônes disponibles dans les listes de résultats, de gauche à droite :

•  Revenir au dernier formulaire de recherche.
•  Afficher/masquer les facettes.
•  Visualiser la sélection de notices.
•  Modifier par lot les notices. Pour en savoir plus sur la modification par lot, cliquer ici.
•  Créer et enregistrer une requête ou une alerte. 
•  Associer un lot de notices à une entrée, une ancienne entrée, un ensemble ou une notice parente.
•  Modifier une à une les notices sélectionnées.
•  Exporter les notices vers un tableur Excel.
•  Éditer les notices via les modèles de publication.
•  Exporter les notices via les exports tabulés paramétrables (ETP). 
•  Exporter les fichiers photo des notices sélectionnées en format imagette, plein écran ou fichier d'origine.
•  Exporter les notices vers e-recolnat. Fonctionnalité dédiée aux collections de sciences naturelles. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquer ici.
•  Intégrer les notices sélectionnées au panier.
•  Afficher un nombre de notices par pages. Il est possible d'afficher jusqu'à 100 notices par page.

Selon le profil utilisateur, les icônes ne sont pas toutes disponibles.

Exemple pour la table des Biens:

• Un administrateur fonctionnel à accès à toutes les fonctionnalités présentées ci-dessus :

• Un consultant n'a accès qu'aux fonctionnalités d'affichage, de recherche et d'export.  

Fonctionnalités liées à la visualisation des résultats

Les listes de résultats rappellent les critères de la recherche (encadré rouge) et indiquent le nombre total de notices trouvées (encadré bleu).

La liste de résultats indique le nombre de réponses trouvées (donnée systématiquement affichée). Néanmoins, si le nombre de réponses dépasse le maximum fixé pour l'affichage, en standard, seules les 10 000 premières réponses trouvées seront visualisées.

Si le résultat d’une recherche s’inscrit sur plusieurs pages, les écrans proposent des flèches de navigation entre les pages de résultat :

•  Revenir sur la première page.
•  Revenir sur la page précédente.
•  Page sur laquelle l'utilisateur se trouve.
•  Aller sur la page suivante.
•  Aller sur la dernière page.

Ces boutons de navigation peuvent être désactivés selon le contexte. Par exemple, si l'utilisateur se trouve sur la première page, les boutons qui permettent de remonter vers le début sont désactivés :

Dans l’exemple ci-dessus, sur 259 réponses, 259 sont affichées. Elles sont disponibles sur 6 pages (nombre de réponses par pages fixé à 50, voir encart rouge).

D'autres fonctionnalités d'affichage sont disponibles :

Présentation des différentes icônes disponibles dans les listes de résultats, de gauche à droite :

• Sélectionner toutes les notices d'UNE page de résultats.

• Plusieurs modes d'affichages disponibles dans la liste de résultats.

• Pour affiner l'affichage des résultats de la recherche, le tri croissant ou décroissant peuvent être utilisés et personnalisés avec le tri multicritères.

Utiliser les facettes

Les facettes permettent d'affiner la recherche. Elles sont disponibles en cliquant sur l'icône . Une fenêtre apparait à gauche de la liste de résultats, avec des cases à cocher ou à décocher en un clic. Appuyer sur les ... pour voir apparaitre plus de filtres.

Utiliser les exports et les modèles de publications

Depuis les listes de résultats, il est possible d'exporter une ou plusieurs notices et/ou images via les fonctionnalités suivantes :

• Exports tabulés 
• Exports tabulés paramétrables 
• Modèles de publication 
• Export photos 

Exporter les notices dans un tableur Excel

Les modèles d'exports utilisés via l'icône  sont disponibles dans la table des biens et dans la table des exemplaires.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export .

Exemple pour la table des Biens : 

Choisir le modèle souhaité :

Cliquer sur enregistrer le fichier en local. Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Ces exports ne sont pas paramétrables.

Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP)

Les exports tabulés paramétrables (ETP) sont disponibles dans toutes les listes de résultats des tables de Flora.

Ils permettent d'exporter une ou plusieurs notices avec tous les champs de la table souhaitée ou bien, quelques champs.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export . 

Exemple pour la table Photothèque : 

Choisir le modèle souhaité : 

 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :

 Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Ces exports sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer en choisissant les champs à exporter. Pour en savoir plus sur le paramétrage des ETP, cliquer ici.

Éditer des modèles de publication

Dans Flora, il est possible d'exporter les notices via des modèles de publication. Ces modèles sont exportables en WORD et en PDF.

Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export .

Exemple pour la table Vidéos-Sons :

Choisir le modèle souhaité : 

 Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :

 Les modèles sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat : 

Ces modèles sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer. Pour en savoir plus sur le paramétrage des modèles de publication, cliquer ici.

Liste des modèles de publication déployés en standard

Ci-dessous, voici la liste des modèles de publication déployés en standard :

Biens et ensembles

• Biens – Cartel
• Biens – Complète
• Biens – étiquette
• Biens – Liste
• Biens – Book

Évènements

• Expo – fiche de prêt
• Dépôt – arrêté
• Evnmt – liste d’œuvres
• Expo – book

Biens dans l’évènement

• Bien dans evnt – complète
• Bien dans evnt – scéno

Mouvements

• Mouvement – Etiquette
• Mouvmt – bordereau de transport

Biens dans le mouvement

• Historique biens en mouvements

Bibliothèque

• Biblio – liste

Photothèque

• Photothèque – complète
• Photothèque – Demande d’image

Vidéothèque

• Vidéos-sons – complète

Entrées

• Entrées – complète

Colis

• Colis – complète

Matériels

• Matériel – complète

Registre

• Registre – biens affectés
• Registre – biens reçus en dépôt

Exporter des images

Cette fonctionnalité est disponible dans les tables biens, unités d'archives et photothèque.

Flora permet d’exporter plusieurs formats d’images depuis les listes de résultats.

• Imagette.
• Photo plein écran (taille moyenne).
• Photo d’origine.

Ces images sont exportées avec quelques informations issues des notices ainsi que les fichiers photos. Le tout est zippé lors de l’export.

Attention : pour exporter des images, il faut obligatoirement sélectionner les notices dont les images seront exportées.

Exemple pour la table des Biens :

Sélectionner les notices dont les photos seront importées et cliquer sur Export photo. Choisir le le format d'export :

Indiquer le nom du fichier ZIP et cliquer sur valider :

Les photos sont téléchargées dans un fichier ZIP, qui se trouve dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :

Résultat :

Attention: cette fonctionnalité exporte TOUTES les photos liées aux notices.

Télécharger des photos haute définition

Cette fonctionnalité est disponible dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.

Exemple pour la table Photothèque :

Pour télécharger les photos en Haute définition depuis Flora, il est actuellement obligatoire de passer par cette fonctionnalité : 

Attention : si besoin de photos au format très haute définition, ne pas passer via l'export en fichier d'origine dans les listes de résultats : cela compressera la photo et ne l'exporta pas au format HD.

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