Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques
Version 8.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/23 17:27
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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3.1 | 1 | (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs |
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1.1 | 2 | |
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4.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
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1.1 | 8 | |
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4.1 | 9 | ((( |
| 10 | = Avant de commencer = | ||
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1.1 | 11 | |
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4.1 | 12 | == Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias == |
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1.1 | 13 | |
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4.1 | 14 | Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.). |
| 15 | Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**. | ||
| 16 | Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire. | ||
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1.1 | 17 | |
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4.1 | 18 | == Formats de fichiers compatibles == |
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1.1 | 19 | |
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4.1 | 20 | Flora prend en charge une large gamme de formats : |
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1.1 | 21 | |
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4.1 | 22 | * **PDF** (.pdf) |
| 23 | * **Microsoft Word** (.doc, .docx) | ||
| 24 | * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx) | ||
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1.1 | 25 | |
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4.1 | 26 | De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**. |
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1.1 | 27 | |
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4.1 | 28 | == Règles de nommage des fichiers == |
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1.1 | 29 | |
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4.1 | 30 | Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques : |
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1.1 | 31 | |
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4.1 | 32 | * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule |
| 33 | * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _ | ||
| 34 | * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier | ||
| 35 | * Limiter le nom à **environ 20 caractères** | ||
| |
1.1 | 36 | |
| |
4.1 | 37 | = Intégrer un fichier bureautique dans Flora = |
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1.1 | 38 | |
| |
4.1 | 39 | == Création de la notice == |
| |
1.1 | 40 | |
| |
4.1 | 41 | Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.** |
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1.1 | 42 | |
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4.1 | 43 | 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice |
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1.1 | 44 | |
| |
4.1 | 45 | [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 46 | |
| 47 | |||
| |
4.1 | 48 | (% start="2" %) |
| 49 | 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées | ||
| |
1.1 | 50 | |
| |
4.1 | 51 | [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 52 | |
| 53 | |||
| |
4.1 | 54 | (% start="3" %) |
| 55 | 1. **Enregistrer** la notice | ||
| |
1.1 | 56 | |
| |
4.1 | 57 | Votre notice est prête à accueillir son fichier ! |
| |
1.1 | 58 | |
| |
4.1 | 59 | == Ajout du fichier bureautique == |
| |
1.1 | 60 | |
| |
4.1 | 61 | Deux méthodes possibles : |
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1.1 | 62 | |
| |
4.1 | 63 | === Méthode simple : Glisser-déposer === |
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1.1 | 64 | |
| |
4.1 | 65 | * Ouvrir la notice |
| 66 | * Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents** | ||
| |
1.1 | 67 | |
| |
4.1 | 68 | [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 69 | |
| 70 | |||
| 71 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 72 | ((( | ||
| |
4.1 | 73 | Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**. |
| 74 | Pour gagner du temps : | ||
| 75 | |||
| 76 | 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**, | ||
| 77 | 1. **Faites-les glisser directement dans Flora** | ||
| |
1.1 | 78 | ))) |
| 79 | |||
| |
4.1 | 80 | (% class="box errormessage" %) |
| 81 | ((( | ||
| 82 | **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**. | ||
| |
1.1 | 83 | |
| |
4.1 | 84 | Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image. |
| 85 | Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé. | ||
| |
1.1 | 86 | |
| |
4.1 | 87 | Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**. |
| 88 | Et voilà, votre document est correctement ajouté ! | ||
| |
1.1 | 89 | |
| |
4.1 | 90 | [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 91 | ))) | ||
| |
1.1 | 92 | |
| |
5.1 | 93 | === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers === |
| |
1.1 | 94 | |
| |
4.1 | 95 | * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée |
| |
1.1 | 96 | |
| |
4.1 | 97 | [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 98 | |
| 99 | |||
| |
4.1 | 100 | * Cliquer sur l'icone ajouter des documents |
| |
1.1 | 101 | |
| |
4.1 | 102 | [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 103 | |
| 104 | |||
| |
4.1 | 105 | * Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité |
| |
1.1 | 106 | |
| |
4.1 | 107 | [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 108 | |
| 109 | |||
| |
4.1 | 110 | [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 111 | |
| 112 | |||
| |
4.1 | 113 | * Valider l'ajout du document |
| |
1.1 | 114 | |
| |
4.1 | 115 | [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 116 | |
| 117 | |||
| |
4.1 | 118 | * Enregistrer l'ajout du document |
| |
1.1 | 119 | |
| |
4.1 | 120 | [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 121 | |
| 122 | |||
| |
4.1 | 123 | [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 124 | |
| 125 | |||
| |
5.1 | 126 | (% class="box infomessage" %) |
| 127 | ((( | ||
| |
7.1 | 128 | Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** ! |
| 129 | **Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot. | ||
| |
6.1 | 130 | |
| |
7.1 | 131 | **Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.). |
| 132 | |||
| 133 | **Suivez le guide :** | ||
| 134 | |||
| |
6.1 | 135 | 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers** |
| 136 | |||
| 137 | [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 138 | |||
| 139 | (% start="2" %) | ||
| 140 | 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents** | ||
| 141 | |||
| 142 | [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 143 | |||
| 144 | 1. Passez en mode **Ajout par lot** | ||
| 145 | |||
| 146 | [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 147 | |||
| 148 | 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers | ||
| 149 | |||
| 150 | [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 151 | |||
| 152 | 1. **Importez** les fichiers | ||
| 153 | |||
| 154 | [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 155 | |||
| 156 | [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 157 | |||
| 158 | 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider** | ||
| 159 | |||
| 160 | [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 161 | |||
| 162 | 1. Ne pas oublier d'**enregistrer** | ||
| 163 | |||
| 164 | [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
4.1 | 165 | ))) |
| |
1.1 | 166 | |
| |
8.1 | 167 | = Visualiser les fichiers bureautiques = |
| |
1.1 | 168 | |
| |
7.1 | 169 | == Depuis une liste de résultats == |
| |
1.1 | 170 | |
| |
7.1 | 171 | Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats. |
| |
1.1 | 172 | |
| |
8.1 | 173 | >(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé. |
| 174 | |||
| 175 | ((( | ||
| |
7.1 | 176 | [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 177 | ))) | ||
| |
1.1 | 178 | |
| |
7.1 | 179 | **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?** |
| 180 | Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté. | ||
| |
1.1 | 181 | |
| |
7.1 | 182 | (% class="box warningmessage" %) |
| 183 | ((( | ||
| 184 | **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts. | ||
| 185 | ))) | ||
| |
1.1 | 186 | |
| |
8.1 | 187 | == Depuis une notice == |
| |
1.1 | 188 | |
| 189 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 190 | ((( | ||
| |
7.1 | 191 | Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**. |
| 192 | On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//). | ||
| 193 | La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**. | ||
| |
1.1 | 194 | ))) |
| 195 | |||
| |
7.1 | 196 | === Depuis une notice du réservoir de médias === |
| |
1.1 | 197 | |
| |
7.1 | 198 | Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche. |
| |
1.1 | 199 | |
| |
7.1 | 200 | [[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 201 | |
| |
7.1 | 202 | |
| 203 | ))) | ||
| |
1.1 | 204 | |
| |
7.1 | 205 | ((( |
| 206 | **Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir : | ||
| |
1.1 | 207 | |
| |
7.1 | 208 | * **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**. |
| 209 | * **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur. | ||
| |
1.1 | 210 | |
| 211 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 212 | ((( | ||
| |
7.1 | 213 | **Astuce d’affichage** |
| 214 | Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices. | ||
| 215 | Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut. | ||
| 216 | **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès. | ||
| |
1.1 | 217 | |
| |
7.1 | 218 | [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
1.1 | 219 | |
| 220 | |||
| |
7.1 | 221 | [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 222 | ))) | ||
| |
1.1 | 223 | |
| |
8.1 | 224 | === Depuis une notice principale === |
| |
1.1 | 225 | |
| |
8.1 | 226 | |
| |
1.1 | 227 | ))) |
| |
8.1 | 228 | )))|(% style="width:300px" %) |
| |
1.1 | 229 | |
| 230 | |||
| 231 | |||
| 232 | |||
| 233 | === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents === | ||
| 234 | |||
| 235 | |||
| 236 | Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale. | ||
| 237 | |||
| 238 | Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir) | ||
| 239 | |||
| 240 | Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents. | ||
| 241 | |||
| |
2.1 | 242 | [[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 243 | |
| 244 | |||
| 245 | (% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. | ||
| 246 | |||
| |
2.1 | 247 | [[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 248 | |
| 249 | |||
| 250 | = Intervenir sur les fichiers bureautiques = | ||
| 251 | |||
| 252 | |||
| 253 | **Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.** | ||
| 254 | |||
| 255 | |||
| 256 | == Télécharger un fichier bureautique == | ||
| 257 | |||
| 258 | |||
| 259 | Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus. | ||
| 260 | |||
| 261 | Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement. | ||
| 262 | |||
| 263 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 264 | ((( | ||
| 265 | **Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.** | ||
| 266 | ))) | ||
| 267 | |||
| |
2.1 | 268 | [[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 269 | |
| 270 | |||
| 271 | == Créer un sous-dossier == | ||
| 272 | |||
| 273 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 274 | ((( | ||
| 275 | **Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.** | ||
| 276 | ))) | ||
| 277 | |||
| 278 | La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité. | ||
| 279 | |||
| 280 | Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous. | ||
| 281 | |||
| 282 | Depuis l'onglet Document : | ||
| 283 | |||
| 284 | Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier. | ||
| 285 | |||
| |
2.1 | 286 | [[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 287 | |
| 288 | Résultat : | ||
| 289 | |||
| |
2.1 | 290 | [[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 291 | |
| 292 | Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans. | ||
| 293 | |||
| 294 | Résultat : | ||
| 295 | |||
| |
2.1 | 296 | [[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 297 | |
| 298 | |||
| 299 | == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers == | ||
| 300 | |||
| 301 | |||
| 302 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 303 | ((( | ||
| 304 | **Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.** | ||
| 305 | ))) | ||
| 306 | |||
| 307 | L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs. | ||
| 308 | |||
| 309 | Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence. | ||
| 310 | |||
| 311 | Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter : | ||
| 312 | |||
| 313 | * Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier. | ||
| 314 | * Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier. | ||
| 315 | |||
| 316 | Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers : | ||
| 317 | |||
| |
2.1 | 318 | [[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 319 | |
| 320 | |||
| 321 | Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]]. | ||
| 322 | |||
| 323 | * Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut. | ||
| 324 | * Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas. | ||
| 325 | |||
| |
2.1 | 326 | [[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 327 | |
| 328 | |||
| 329 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 330 | Exemple : Art africain déplacé vers le haut. | ||
| 331 | |||
| |
2.1 | 332 | [[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 333 | |
| 334 | |||
| 335 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 336 | Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]]. | ||
| 337 | |||
| |
2.1 | 338 | [[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 339 | |
| 340 | |||
| 341 | == Modifier un fichier bureautique == | ||
| 342 | |||
| 343 | |||
| 344 | Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer. | ||
| 345 | |||
| |
2.1 | 346 | [[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 347 | |
| 348 | |||
| 349 | Il est alors possible de renommer le document. | ||
| 350 | |||
| |
2.1 | 351 | [[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 352 | |
| 353 | |||
| 354 | == Supprimer un fichier bureautique == | ||
| 355 | |||
| 356 | |||
| 357 | Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer. | ||
| 358 | |||
| |
2.1 | 359 | [[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 360 | |
| 361 | |||
| 362 | Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI. | ||
| 363 | |||
| |
2.1 | 364 | [[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 365 | |
| 366 | |||
| 367 | = Gérer des fichiers océrisés = | ||
| 368 | |||
| 369 | |||
| 370 | == Définitions == | ||
| 371 | |||
| 372 | |||
| 373 | L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.** | ||
| 374 | |||
| 375 | Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral. | ||
| 376 | |||
| 377 | Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont : | ||
| 378 | |||
| 379 | * Bibliothèque (catalogue) | ||
| 380 | * Autres Documents | ||
| 381 | * Unités d'archives | ||
| 382 | |||
| 383 | == Insérer des fichiers océrisés dans Flora == | ||
| 384 | |||
| 385 | |||
| 386 | L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]]. | ||
| 387 | |||
| 388 | Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée : | ||
| 389 | |||
| 390 | * L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques. | ||
| 391 | * Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton . | ||
| 392 | |||
| 393 | == Rechercher en texte intégral == | ||
| 394 | |||
| 395 | |||
| 396 | Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral. | ||
| 397 | |||
| 398 | |||
| |
2.1 | 399 | (% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %) |
| |
1.1 | 400 | === Recherche simple en texte intégral === |
| 401 | |||
| 402 | |||
| 403 | Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés. | ||
| 404 | |||
| 405 | Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue). | ||
| 406 | |||
| 407 | Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple. | ||
| 408 | |||
| |
2.1 | 409 | [[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 410 | |
| 411 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 412 | //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple// | ||
| 413 | |||
| 414 | |||
| 415 | === La recherche générique en texte intégral === | ||
| 416 | |||
| 417 | |||
| 418 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 419 | ((( | ||
| 420 | **Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].** | ||
| 421 | ))) | ||
| 422 | |||
| 423 | La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice. | ||
| 424 | |||
| |
2.1 | 425 | [[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 426 | |
| 427 | |||
| 428 | |||
| 429 | |||
| 430 | |||
| 431 | |||
| 432 | |||
| 433 | Les informations que l'on peut définir sont les suivantes : | ||
| 434 | |||
| 435 | **Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés. | ||
| 436 | |||
| 437 | **Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique. | ||
| 438 | |||
| 439 | **Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser. | ||
| 440 | |||
| 441 | **Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes. | ||
| 442 | |||
| 443 | |||
| 444 | //Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts// | ||
| 445 | |||
| 446 | //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"// | ||
| 447 | |||
| 448 | |||
| |
2.1 | 449 | (% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %) |
| |
1.1 | 450 | == Visualiser la liste de résultats == |
| 451 | |||
| 452 | |||
| 453 | La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence. | ||
| 454 | |||
| |
2.1 | 455 | [[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 456 | |
| 457 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 458 | (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral// | ||
| 459 | |||
| 460 | |||
| |
2.1 | 461 | (% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %) |
| |
1.1 | 462 | === Visualiser le texte indexé === |
| 463 | |||
| 464 | |||
| 465 | Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence. | ||
| 466 | |||
| 467 | Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes. | ||
| 468 | |||
| |
2.1 | 469 | [[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 470 | |
| 471 | (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %) | ||
| 472 | (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés// | ||
| 473 | |||
| 474 | |||
| |
2.1 | 475 | (% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %) |
| |
1.1 | 476 | === Visualiser le fichier natif === |
| 477 | |||
| 478 | |||
| 479 | Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.). | ||
| 480 | |||
| |
2.1 | 481 | [[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 482 | |
| 483 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 484 | (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif// | ||
| 485 | |||
| 486 | |||
| |
2.1 | 487 | (% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %) |
| |
1.1 | 488 | === Visualiser le score de pertinence === |
| 489 | |||
| 490 | |||
| 491 | La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse. | ||
| 492 | |||
| 493 | Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral. | ||
| 494 | |||
| 495 | |||
| |
2.1 | 496 | [[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] |
| |
1.1 | 497 | |
| 498 | (% style="text-align: center;" %) | ||
| 499 | //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats// |