Gérer les fichiers bureautiques

Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.

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18

== Formats de fichiers compatibles ==

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20

Flora prend en charge une large gamme de formats :

21

22

* **PDF** (.pdf)

23

* **Microsoft Word** (.doc, .docx)

24

* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)

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26

De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.

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28

== Règles de nommage des fichiers ==

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30

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

31

32

* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule

33

* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _

34

* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier

35

* Limiter le nom à **environ 20 caractères**

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= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =

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== Création de la notice ==

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Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**

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43

1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice

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45

[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées

50

51

[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. **Enregistrer** la notice

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57

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

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== Ajout du fichier bureautique ==

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61

Deux méthodes possibles :

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=== Méthode simple : Glisser-déposer ===

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* Ouvrir la notice

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* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**

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68

[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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70

71

(% class="box infomessage" %)

72

(((

73

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.

74

Pour gagner du temps :

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1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,

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1. **Faites-les glisser directement dans Flora**

78

)))

79

80

(% class="box errormessage" %)

81

(((

82

**Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.

83

84

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.

85

Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.

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87

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.

88

Et voilà, votre document est correctement ajouté !

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90

[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

91

)))

92

93

=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===

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95

* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée

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97

[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

98

99

100

* Cliquer sur l'icone ajouter des documents

101

102

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

103

104

105

* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité

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107

[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

108

109

110

[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

112

113

* Valider l'ajout du document

114

115

[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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118

* Enregistrer l'ajout du document

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120

[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

121

122

123

[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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125

126

(% class="box infomessage" %)

127

(((

128

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !

129

**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.

130

131

**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

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133

**Suivez le guide :**

134

135

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

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137

[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

(% start="2" %)

140

1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**

141

142

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

1. Passez en mode **Ajout par lot**

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146

[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

147

148

1. **Sélectionnez **tous vos fichiers

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150

[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

1. **Importez** les fichiers

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154

[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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158

1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**

159

160

[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

161

162

1. Ne pas oublier d'**enregistrer**

163

164

[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

)))

166

167

= Visualiser les fichiers bureautiques =

168

169

== Depuis une liste de résultats ==

170

171

Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.

172

173

>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.

174

175

(((

176

[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

)))

178

179

**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**

180

Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.

181

182

(% class="box warningmessage" %)

183

(((

184

**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.

185

)))

186

187

== Depuis une notice ==

188

189

(% class="box infomessage" %)

190

(((

191

Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.

192

On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).

193

La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.

194

)))

195

196

=== Depuis une notice du réservoir de médias ===

197

198

Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.

199

200

[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :

207

208

* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.

209

* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.

210

211

(% class="box infomessage" %)

212

(((

213

**Astuce d’affichage**

214

Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.

215

Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.

216

**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.

217

218

[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

)))

223

224

=== Depuis une notice principale ===

)))

)))|(% style="width:300px" %)

=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===

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236

Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.

237

238

Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)

239

240

Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.

241

242

[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

243

244

245

(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

246

247

[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

248

249

250

= Intervenir sur les fichiers bureautiques =

251

252

253

**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**

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255

256

== Télécharger un fichier bureautique ==

257

258

259

Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.

260

261

Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.

262

263

(% class="box infomessage" %)

264

(((

265

**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**

266

)))

267

268

[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

269

270

271

== Créer un sous-dossier ==

272

273

(% class="box infomessage" %)

274

(((

275

**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**

276

)))

277

278

La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.

279

280

Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.

281

282

Depuis l'onglet Document :

283

284

Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.

285

286

[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

Résultat :

[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

291

292

Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.

Résultat :

[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

297

298

299

== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==

300

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(% class="box infomessage" %)

303

(((

304

**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**

305

)))

306

307

L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.

308

309

Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.

310

311

Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :

312

313

* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.

314

* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.

315

316

Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

317

318

[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

319

320

321

Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].

322

323

* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.

324

* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.

325

326

[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

327

328

329

(% class="wikigeneratedid" %)

330

Exemple : Art africain déplacé vers le haut.

331

332

[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

333

334

335

(% class="wikigeneratedid" %)

336

Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].

337

338

[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

339

340

341

== Modifier un fichier bureautique ==

342

343

344

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.

345

346

[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

347

348

349

Il est alors possible de renommer le document.

350

351

[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

352

353

354

== Supprimer un fichier bureautique ==

355

356

357

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.

358

359

[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

360

361

362

Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.

363

364

[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

365

366

367

= Gérer des fichiers océrisés =

== Définitions ==

L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**

374

375

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.

376

377

Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :

378

379

* Bibliothèque (catalogue)

* Autres Documents

* Unités d'archives

== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==

384

385

386

L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].

387

388

Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :

389

390

* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.

391

* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .

392

393

== Rechercher en texte intégral ==

394

395

396

Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.

397

398

399

(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)

400

=== Recherche simple en texte intégral ===

401

402

403

Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.

404

405

Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).

406

407

Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.

408

409

[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

410

411

(% style="text-align: center;" %)

412

//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//

413

414

415

=== La recherche générique en texte intégral ===

416

417

418

(% class="box infomessage" %)

419

(((

420

**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**

421

)))

422

423

La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.

424

425

[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]

Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :

434

435

**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.

436

437

**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.

438

439

**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.

440

441

**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.

442

443

444

//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//

445

446

//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//

447

448

449

(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)

450

== Visualiser la liste de résultats ==

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453

La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.

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[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

458

(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//

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(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)

462

=== Visualiser le texte indexé ===

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465

Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.

466

467

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.

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[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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471

(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)

472

(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//

473

474

475

(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)

476

=== Visualiser le fichier natif ===

477

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479

Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).

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481

[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

484

(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//

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(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)

488

=== Visualiser le score de pertinence ===

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La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.

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493

Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.

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[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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498

(% style="text-align: center;" %)

499

//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

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