Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

Version 20.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/30 14:55

version	line-number	content
3.1	1	(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
1.1	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
12.1	6	Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont centralisés dans le réservoir de médias, et non directement attachés aux notices principales.
	7	Cette organisation permet de mieux structurer, documenter et réutiliser les fichiers.
	8
	9	Deux modes d’ajout :
	10
	11	* Glisser-déposer (simple et rapide)
	12	* Fenêtre de gestion avancée (ajout par lot, organisation fine)
	13
	14	Organisation :
	15
	16	Créez des sous-dossiers, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
	17
	18	Consultation :
	19
	20	* PDF : ouverture directe dans le navigateur
	21	* Autres formats : téléchargement automatique
	22
	23	Recherche texte intégral :
	24
	25	Les fichiers océrisés sont indexés automatiquement et peuvent être recherchés par mot-clé dans leur contenu.
4.1	26	)))
1.1	27
4.1	28	(((
	29	= Avant de commencer =
1.1	30
19.1	31	(% class="box warningmessage" %)
	32	(((
	33	Rappel
4.1	34	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
	35	Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents.
	36	Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire.
19.1	37	)))
1.1	38
4.1	39	== Formats de fichiers compatibles ==
1.1	40
4.1	41	Flora prend en charge une large gamme de formats :
1.1	42
4.1	43	* PDF (.pdf)
	44	* Microsoft Word (.doc, .docx)
	45	* Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
1.1	46
4.1	47	De manière générale, tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés, car Flora ne les prévisualise pas en ligne : ils doivent être téléchargés pour être consultés.
1.1	48
4.1	49	== Règles de nommage des fichiers ==
1.1	50
4.1	51	Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
1.1	52
4.1	53	* Éviter les mélanges majuscule/minuscule
	54	* Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
	55	* Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
	56	* Limiter le nom à environ 20 caractères
1.1	57
4.1	58	= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
1.1	59
4.1	60	== Création de la notice ==
1.1	61
4.1	62	Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir.
1.1	63
4.1	64	1. Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice
1.1	65
4.1	66	[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	67
	68
4.1	69	(% start="2" %)
	70	1. Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées
1.1	71
4.1	72	[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	73
	74
4.1	75	(% start="3" %)
	76	1. Enregistrer la notice
1.1	77
4.1	78	Votre notice est prête à accueillir son fichier !
1.1	79
4.1	80	== Ajout du fichier bureautique ==
1.1	81
4.1	82	Deux méthodes possibles :
1.1	83
4.1	84	=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
1.1	85
19.1	86	1. Ouvrir la notice
	87	1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Documents
1.1	88
4.1	89	[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	90
	91
	92	(% class="box infomessage" %)
	93	(((
4.1	94	Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
	95	Pour gagner du temps :
	96
	97	1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
	98	1. Faites-les glisser directement dans Flora
1.1	99	)))
	100
4.1	101	(% class="box errormessage" %)
	102	(((
	103	Erreur fréquente : attention à l’onglet !Si vous essayez de glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas.
1.1	104
4.1	105	Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
	106	Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé.
1.1	107
4.1	108	Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet //Documents// (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer.
	109	Et voilà, votre document est correctement ajouté !
1.1	110
4.1	111	[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	112	)))
1.1	113
5.1	114	=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
1.1	115
19.1	116	1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
1.1	117
4.1	118	[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	119
	120
19.1	121	(% start="2" %)
	122	1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
1.1	123
4.1	124	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	125
	126
19.1	127	(% start="3" %)
	128	1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
1.1	129
4.1	130	[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	131
	132
4.1	133	[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	134
	135
19.1	136	(% start="4" %)
	137	1. Valider l'ajout du document
1.1	138
4.1	139	[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	140
	141
19.1	142	(% start="5" %)
	143	1. Enregistrer l'ajout du document
1.1	144
4.1	145	[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	146
	147
4.1	148	[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	149
	150
5.1	151	(% class="box infomessage" %)
	152	(((
7.1	153	Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet Documents, inutile de les importer un par un !
	154	Flora vous simplifie la vie grâce à son mode ajout pat lot.
6.1	155
7.1	156	Attention : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers du même type (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
	157
	158	Suivez le guide :
	159
6.1	160	1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
	161
	162	[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	163
	164	(% start="2" %)
	165	1. Cliquez sur l'icône d'ajout de documents
	166
	167	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	168
19.1	169	(% start="3" %)
6.1	170	1. Passez en mode Ajout par lot
	171
	172	[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173
19.1	174	(% start="4" %)
6.1	175	1. Sélectionnez tous vos fichiers
	176
	177	[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	178
19.1	179	(% start="5" %)
6.1	180	1. Importez les fichiers
	181
	182	[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	183
	184	[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	185
19.1	186	(% start="6" %)
6.1	187	1. Finaliser l'import en cliquant sur Valider
	188
	189	[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	190
19.1	191	(% start="7" %)
6.1	192	1. Ne pas oublier d'enregistrer
	193
	194	[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
4.1	195	)))
7.1	196	)))
1.1	197
7.1	198	(((
20.1	199	== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
1.1	200
	201	(% class="box infomessage" %)
	202	(((
19.1	203	Qu’est-ce que l’océrisation ?
1.1	204
19.1	205	L’océrisation (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’extraire le texte contenu dans un document numérique (PDF, image, etc.) pour le rendre consultable et indexable.
1.1	206
19.1	207	Grâce à cette technologie, il devient possible de lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la recherche en texte intégral.
7.1	208	)))
1.1	209
19.1	210	L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
	211	Glisser-déposer dans l’onglet Documents ou via la fenêtre de gestion avancée des fichiers
1.1	212
19.1	213	Indexation automatique :
1.1	214
19.1	215	* Glisser-déposer : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
	216	* Fenêtre avancée : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la validation de l’insertion.
1.1	217
9.1	218	(((
10.1	219	= Intervenir sur les document bureautiques =
1.1	220
19.1	221	(% class="box warningmessage" %)
9.1	222	(((
19.1	223	Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.
9.1	224	)))
	225	)))
1.1	226
9.1	227	(((
10.1	228	== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
1.1	229
9.1	230	(% class="box infomessage" %)
	231	(((
	232	Pourquoi créer des sous-dossiers ?
1.1	233
9.1	234	Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
	235	Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !
1.1	236
9.1	237	La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
1.1	238
9.1	239	* Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
	240	* Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
	241	* Une arborescence sans limite de niveaux.
1.1	242	)))
	243
10.1	244	=== Créer un sous-dossier ===
1.1	245
9.1	246	1. Faites un clic droit sur le dossier Document
	247	1. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
	248	1. Saisissez le libellé du dossier souhaité
1.1	249
9.1	250	[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	251
	252
9.1	253	Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
1.1	254
9.1	255	[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	256
	257
9.1	258	Vous pouvez ensuite glisser-déposer les fichiers dans le dossier correspondant.
1.1	259
9.1	260	[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	261
10.1	262	=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
1.1	263
10.1	264	Objectif : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans le bon ordre, comme souhaité par l’utilisateur final.
1.1	265
10.1	266	Bon à savoir :
1.1	267
10.1	268	* Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
	269	* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
1.1	270
10.1	271	Mode d'emploi :
1.1	272
10.1	273	1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
1.1	274
10.1	275	[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	276
	277
10.1	278	(% start="2" %)
11.1	279	1. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
10.1	280	1. Utilisez les flèches
1.1	281
10.1	282	[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	283
	284
10.1	285	(% start="4" %)
	286	1. Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
1.1	287
10.1	288	[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	289
	290
19.1	291	Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.
10.1	292	)))
1.1	293
10.1	294	(((
11.1	295	== Renommer un fichier bureautique ==
1.1	296
10.1	297	Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
1.1	298
10.1	299	1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
	300	1. Faites un clic droit sur le fichier concerné
	301	1. Sélectionnez Éditer
1.1	302
10.1	303	[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	304
	305
10.1	306	Une zone de saisie s’ouvre :
	307	Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.
1.1	308
10.1	309	== Supprimer un fichier bureautique ==
1.1	310
10.1	311	Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
1.1	312
10.1	313	1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
	314	1. Faites un clic droit sur le document à supprimer
	315	1. Cliquez sur Supprimer
1.1	316
10.1	317	[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	318
	319
10.1	320	Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
	321	Cliquez sur OUI pour valider la suppression
1.1	322
10.1	323	[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	324
	325
19.1	326	= =
1.1	327
10.1	328	== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
1.1	329
10.1	330	=== Recherche simple en texte intégral ===
1.1	331
10.1	332	Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher dans le contenu même des documents associés.
1.1	333
10.1	334	La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
1.1	335
10.1	336	* Bibliothèque (Catalogue)
	337	* Autres documents
	338	* Unités d’archives
1.1	339
10.1	340	[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	341
	342
11.1	343	=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
1.1	344
10.1	345	Disponible depuis l’espace de travail Administration, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du groupe Administrateur fonctionnel.
1.1	346
10.1	347	Ce formulaire avancé permet de combiner une recherche dans le contenu des documents, avec une recherche experte classique sur les champs de la notice.
1.1	348
10.1	349	Paramètres de recherche disponibles :
	350
	351	* Termes du document : les mots-clés recherchés
	352	* Recherche floue : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
	353	* Proximité : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
	354
11.1	355	>(% class="small" %)Exemple de recherche floue
	356	>(% class="small" %)Recherche : roulette
	357	>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, roulettsExemple de recherche avec distance (3 mots)
	358	>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
20.1	359	>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
10.1	360
	361
11.1	362
	363	)))
1.1	364
11.1	365	(((
19.1	366
1.1	367	)))
11.1	368	)))
14.1	369	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	370	(% class="box" %)
13.1	371	(((
18.1	372	Sommaire
13.1	373
18.1	374	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
14.1	375	)))
13.1	376
14.1	377	(% class="box" %)
	378	(((
18.1	379	Aller plus loin
14.1	380
20.1	381	* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]
	382	* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome]]
	383	* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome]]
	384	* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome]]
14.1	385	* Lier des documents à un bien
20.1	386	* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
13.1	387	)))
14.1	388
	389	(% class="box" %)
	390	(((
18.1	391	Icônes principales
14.1	392
	393	* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
	394	* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
	395	* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
	396	* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
	397	)))
	398	)))

Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

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