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Gérer les fichiers bureautiques

Version 20.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/30 14:55

Versions 3.5.0 et ultérieurs

Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont centralisés dans le réservoir de médias, et non directement attachés aux notices principales.
Cette organisation permet de mieux structurer, documenter et réutiliser les fichiers.

Deux modes d’ajout :

  • Glisser-déposer (simple et rapide)
  • Fenêtre de gestion avancée (ajout par lot, organisation fine)

Organisation :

Créez des sous-dossiers, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.

Consultation :

  • PDF : ouverture directe dans le navigateur
  • Autres formats : téléchargement automatique

Recherche texte intégral :

Les fichiers océrisés sont indexés automatiquement et peuvent être recherchés par mot-clé dans leur contenu.

Avant de commencer

Rappel
Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents.
Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire.

Formats de fichiers compatibles

Flora prend en charge une large gamme de formats :

  • PDF (.pdf)
  • Microsoft Word (.doc, .docx)
  • Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

De manière générale, tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés, car Flora ne les prévisualise pas en ligne : ils doivent être téléchargés pour être consultés.

Règles de nommage des fichiers

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

  • Éviter les mélanges majuscule/minuscule
  • Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
  • Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
  • Limiter le nom à environ 20 caractères

Intégrer un fichier bureautique dans Flora

Création de la notice

Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir.

  1. Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice
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Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents

  1. Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées
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Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents

  1. Enregistrer la notice

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

Ajout du fichier bureautique

Deux méthodes possibles :

Méthode simple : Glisser-déposer

  1. Ouvrir la notice
  2. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Documents
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Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
Pour gagner du temps :

  1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
  2. Faites-les glisser directement dans Flora

 Erreur fréquente : attention à l’onglet !Si vous essayez de glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas.

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé.

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet Documents (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer.
Et voilà, votre document est correctement ajouté !

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Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos

Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers

  1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
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Icône dédiée à l'ajout de fichiers

  1.  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
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Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques

  1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
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Parcourir vos fichiers

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Sélectionner le document souhaité

  1. Valider l'ajout du document
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Valider l'ajout

  1. Enregistrer l'ajout du document
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Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document

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Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet Documents, inutile de les importer un par un !
Flora vous simplifie la vie grâce à son mode ajout pat lot.

Attention : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers du même type (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

Suivez le guide :

  1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
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Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée

  1. Cliquez sur l'icône d'ajout de documents
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Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques

  1. Passez en mode Ajout par lot
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Mode ajout par lot

  1. Sélectionnez tous vos fichiers
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Sélection de plusieurs fichiers

  1. Importez les fichiers
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Icône dédié à l'import des fichiers

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Import des fichiers en cours

  1. Finaliser l'import en cliquant sur Valider
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Valider l'ajout par lot

  1. Ne pas oublier d'enregistrer
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Enregistrer l'ajout des documents

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora

Qu’est-ce que l’océrisation ?

L’océrisation (OCR – Optical Character Recognition, ou ROC en français) permet d’extraire le texte contenu dans un document numérique (PDF, image, etc.) pour le rendre consultable et indexable.

Grâce à cette technologie, il devient possible de lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la recherche en texte intégral.

L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
Glisser-déposer dans l’onglet Documents ou via la fenêtre de gestion avancée des fichiers

Indexation automatique :

  • Glisser-déposer : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
  • Fenêtre avancée : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la validation de l’insertion.

Intervenir sur les document bureautiques

Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.

Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers

Pourquoi créer des sous-dossiers ?

Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !

La création de sous-dossiers est facultative mais permet :

  • Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
  • Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.),
  • Une arborescence sans limite de niveaux.

Créer un sous-dossier

  1. Faites un clic droit sur le dossier Document
  2. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
  3. Saisissez le libellé du dossier souhaité
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Création d'un sous-dossier

Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !

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Sous-dossier créé

 Vous pouvez ensuite glisser-déposer les fichiers dans le dossier correspondant.

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Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers

Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers

Objectif : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans le bon ordre, comme souhaité par l’utilisateur final.

Bon à savoir :

  • Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
  • Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)

Mode d'emploi :

  1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
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Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers

  1. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
  2. Utilisez les flèches
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Exemple de déplacement d'un fichier

  1.  Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
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Icône Valider

 Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.

Renommer un fichier bureautique

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

  1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
  2. Faites un clic droit sur le fichier concerné
  3. Sélectionnez Éditer
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Editer un fichier

Une zone de saisie s’ouvre :
Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.

Supprimer un fichier bureautique

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

  1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
  2. Faites un clic droit sur le document à supprimer
  3. Cliquez sur Supprimer
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Supprimer un fichier

Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
Cliquez sur OUI pour valider la suppression

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Confirmation de suppression

Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés

Recherche simple en texte intégral

Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher dans le contenu même des documents associés.

La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :

  • Bibliothèque (Catalogue)
  • Autres documents
  • Unités d’archives
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Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque

Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement)

Disponible depuis l’espace de travail Administration, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du groupe Administrateur fonctionnel.

Ce formulaire avancé permet de combiner une recherche dans le contenu des documents, avec une recherche experte classique sur les champs de la notice.

Paramètres de recherche disponibles :

  • Termes du document : les mots-clés recherchés
  • Recherche floue : pour inclure les variantes orthographiques (roulet, roulette, rouletts...)
  • Proximité : chercher des mots proches ou dans un ordre donné

Exemple de recherche floue
Recherche : roulette
Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, roulettsExemple de recherche avec distance (3 mots)
Recherche : vélo roulette avec distance = 3
Résultats trouvés : vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette